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基于汇文系统多校区图书馆采编典管理方案的比较研究

  中图分类号:G251 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2015)04-0044-01
  一、前言
  现在根据统计已有逾三百所高校图书馆应用了汇文文献信息服务系统。系统包含了采,编,典等共八个模块,采,编,典这三个模块因为它们的流程有连续性与统一性,我们把重点探讨放在对汇文文献信息服务系统在多校区图书馆管理采访,编目,典藏方面的实现方案与优缺点。
  二、汇文系统对多校区图书馆采编典管理的方案――(总分馆方案)
  总分馆方案指的是在总馆进行总的采购前提下,采访设不同订户也就是各个分校,为不同分校区分开采购图书,编目人员进行文献编目工作,典藏工作员需要按照采访不同订户把书籍典藏到各分校。
  由于是为各个订户分开进行订购,在对订单草拟的过程之中,采访工作员需要对在征订范围内的书籍逐个进行不同书籍数量的选择。但是问题是在真正的采访过程之中,因为同一所学校的各个分校的开设专业,受教学生的年级不一样,特别在有的学校有三四所分校区的前提下,这种逐条订购的方法不仅出错率大,而且工作量大,在真正实际的工作中并不太使用。
  为了达到高效完成工作,且出错率减小的目的,选择各自为不同的订户批量进行自动订购。采访工作员可以在批量订购结束之后能统一的对ABC三个校区的订单内容进行增,删,改,查等。
  在不同的ABC三个订户的订购书籍到了总馆之后,采编工作员需要对这些书籍进行验收和编目的工作。可以根据对ABC三个校区的订单内容中的书籍标准号,数量进行审核。在验收时就可以对书籍的具体订户信息有了解。编目工作人员在编目工作时,活用网络编目资源,即网上OPAC,辅助编目工作,在这样的环境下,书籍数据质量得到了提高,由汇文文献管理系统带来的数字化多校区图书馆管理的建设也得到了加快,这对促进书籍资源共享起到一定作用。编目人员还需要熟练掌握和理解汇文系统的机读目录格式编目规则和MARC格式的字段、子字段、标识符、指示符等的各类含义。汇文文献管理系统的不断进步也要求着编目人员具备更好的知识涵养与储备。
  因为书籍验收后再编目,过程中已有ABC校区的标记,由此标记可以进入典藏环节,在典藏模块中进行具体操作,在“新书自动分配规则”下设置。最后核对数据,打印清单,将书籍送到ABC区图书馆,典藏工作结束。
  总分馆方案的优点是:采访工作员需要按照各个校区的需求订购书籍,由于设不同的订户,各订户经费易控制。对编目工作人员而言,能利用过程中已有ABC校区的标记进行书籍编目,简便快捷又清晰。缺点是总馆采访工作员需将各分校的书籍分开,工作量较大。
  三、汇文系统对多校区图书馆采编典管理的方案――(总馆方案)
  总馆方案即总馆进行一起合并采购,采访只设一个订户就是总馆,典藏工作员按照各自校区的具体需求把书籍典藏到各个分校内。
  采访只设一个订户,多个校区书籍都用该订户订购。在具体的订单草拟时,采访工作员对征订的书籍根据各个校区的需求选择数量为各校区下单。经查重后发订,再验收和编目。编目工作人员需要能够对不同类型或载体的书籍进行编目,建立和维护MARC记录,能够多途径地检索各种类型文献的书目记录。还可以按照具体的需要,灵活设置系统参数。在编目环节结束之后进行典藏。
  总馆方案中,有两种典藏方法。第一种方法是用自动典藏规则。因为同所学校各分校的专业,学生年级不一样,规定某类数量的书籍典入某个校区的典藏规则显然不合适。可制定自动典藏规则,不适用于该规则的书籍另外处理。此方案的优点是:自动典藏,方便效率高,但是会出现实际中,手工典藏与自动典藏不一致的问题,造成麻烦。
  第二种方法将手工与自动典藏同步进行。此方法工作效率不高,但不易错。总馆方案要求采访,编目,典藏工作时都要遵照各校区的规则,采访工作相对简捷,但经费不易控制,且典藏工作复杂。
  四、汇文系统对多校区图书馆采编典管理的方案――(分馆方案)
  分馆方案即各分校区各自进行采编典工作。各校区独自拥有自己的采编典部门,在同一服务器前提下用汇文系统各自订该校区所需书籍。
  在采访模块中,各个订户选用不同的书商代码,如果选用同一书商代码,则各个订户各自的书籍订购数可能会出现因代号重复而无法导人的大问题,本校区自己制作订单。
  当然有点需要注意的就是,各个订户使用同一服务器的时候,而且选用不同的书商代码分别进行订购,定下的书籍查重较为困难,在批查重中需详细核对订户信息,对重复订购的书籍进行对应的删除操作。
  当然书籍的验收,编目也是在各校区独立的完成。在编目中,需将各订户的订购书籍数量数据合并,书籍的番号如果使用的是自动生成的号码,那么各个校区书架上的相同分类书籍的编号会出现不连续的问题,造成了书籍上架的工作很难进行。尽管汇文文献管理系统中的编目模块具有联机联合编目功能,校验查核功能,还具有回溯建库,以及统计的功能,但是在真正工作是还是会有许多的困难和困扰。
  多校区的书籍典藏工作与单校区的无差别,利用自动典藏规则,单个处理特殊书籍。该方案的优点是各校区经费方便控制,典藏工作较快,但采访过程中的书籍查重及上架较繁杂,且各个校区要有专人分管采编典工作,人力资源浪费。
  五、结束语
  通过以上详细的分析和探讨,我们可以很清楚的得知,总分馆方案为汇文文献信息服务系统在多校区图书馆采编典的最佳方案,而总馆方案次之,分馆方案最不适宜多校区图书馆采编典的工作。而我们的采访,典藏和书籍编目工作人员也应不断利用新的科技系统,智能化地改进工作方式,以促进我国多校区图书馆采编典管理工作。

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