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谈如何做好企业的文秘工作

  中图分类号:F27 文献标识码:A 文章编号:1003-9082(2015)04-0067-01
  前言
  文秘人员在企业的发展过程中起着承上启下、协调多方与联系左右的重要作用。一个企业的文秘人员素质不足,会大很大程度上影响企业的发展动力。在企业发展的新形势下,越来越多的企业管理者认识到了文秘工作的重要性,并致力于培养新一代的文秘人员。现代化企业的合格文秘人员需要具备多种专业素质与多项工作能力,只有具有综合能力的文秘人员才能成为企业发展的促进者。
  一、当代企业文秘人员应当具有的能力与素质
  企业的文秘工作,是服务于企业领导,服务于企业工作人员的工作。企业的文秘人员不仅要做好自己的本职工作,更要加强企业良好形象的树立,从而促进企业与外界保持良好的关系。下面,我们就来对当代企业文秘人员应当具有的能力与素质进行几点分析。
  1.较高的思想政治水平
  企业的文秘人员需要具有良好的思想政治意识,受到工作性质的影响,文秘工作人员经常会接触到一些单位的核心文件或者机密性文件。只有文秘人员具有强烈的思想政治意识,才能保持自己对于企业的忠诚心与责任心,做好企业机密的保密工作,不在思想方面出现问题。思想意识的坚定性,就是要与我党、与企业保持同样的发展理念,掌握党与企业的发展方向,特别是在大是大非面前,要具有坚定的选择。能够利用政治观点去看待与分析问题,是文秘人员应当具有的专业素质。
  2.强大的学习能力
  文秘人员是企业内部的文字处理工作者,要成为一名优秀的文字处理人员,文秘必须要具有深厚的文化基础。企业中的文秘工作者,需要在实践中积极进行知识的积累,更要利用已有知识去开发新的知识。首先,文秘工作者要深入了解国家的法律法规,特别是与企业发展相关的法律法规与文件,通过自己的工作提高企业运行的合法性。其次,要对企业生产与经营方面的知识进行了解,从企业的实际发展情况出发,去了解企业生产机器与设备的各项性能,熟悉掌握企业生产的流程。另外,还要多读书,去了解百科知识,从而成为企业中的万事通与多面手。平时的一点积累,很有可能会在关键时刻改变文秘工作的意义,改变企业的发展前景。
  二、当代企业文秘人员做好本职工作的方法
  当代企业文秘工作还有许多要改善与提高的地方,企业文秘人员也需要利用多种方法去提高自己的工作水平,改善自己的工作方法。下面,笔者就企业文秘人员做好本职工作的方法提出几点意见。
  1.加强调查研究能力的提升
  调查研究,是一切工作的重要基础,通过调查研究,我们可以获得更加科学的信息,有利于决策的科学化。企业的文秘人员,是帮助企业领导者进行决策的重要角色,加强调查研究能力的提高,有利于促进企业文秘人员工作质量的提高。在日常工作中,文秘人员需要对调查与研究的基本功进行锻炼,在这方面下苦功,深入到企业的生产运营实践活动中,深入到基层中,发现更多的真实材料。在调查与研究中,文秘人员要敢于提出自己的观点与看法,善于进行材料的搜集与整理。把握住企业发展的命脉,发现有利于企业决策的基本要素,给企业的管理者提供科学合理的建议,有利于文秘工作价值的发挥。
  2.做好文秘岗位上的谋略工作
  在企业工作中,文秘人员是企业管理者的小助手,更是企业管理者的参谋。因此,文秘工作者不仅要做好办公室内部工作,更要心怀企业发展的大局,能够从企业全面发展的高度上进行问题的解决。谋略是一位文秘人员的基本职责,在有关于企业发展的大局上,文秘人员需要关注企业上层与下层的关注热点,发现企业综合工作的难点,及时做好谋略,提出自己的看法,使问题解决于萌芽之中。
  3.做好问题的分析与解决工作
  在文秘工作中,文秘人员要善于去发现企业生产与运营中的问题,并乐于帮助企业管理者去解决问题,减少企业管理者的工作烦恼。在日常工作中,文秘人员没有必要将大事小事都汇报给领导,也不能将一些难解决的问题全堆到领导那里。遇到问题,需要先进行处理与协调,不要一味地躲避,加强问题的解决,是提高文秘工作效率的重要方法。讲解办事的方法与效率,是一个企业文秘人员需要具备的基本工作素质。
  4.加强文字处理能力的提高
  文字表达能力包括笔下文字表达能力与口头文字表达能力两种。文秘工作者需要具有文字的综合利用能力,在日常工作中做好领导讲话稿的组织以及工作计划的制定,写好各类总结的第一稿。文秘笔下所出的材料不仅要真实,更要精致,文章不得杂乱,更要具有逻辑性。在文秘的工作中,小到企业公文、解说词以及报道的写作,大到合同的签订与法律文书的草拟,都需要做到准确无误。因此,文秘人员要涉猎广泛,多懂一点夯实工作的基础。另外,文秘更要练得一手好字,在关键时刻能够派上用场。文秘要经常锻炼自己的口语能力,流利的口语表达能够为企业加分。
  三、结语
  综上所述,企业内的文秘工作对于企业的发展具有重要的意义,文秘人员是负责企业办公室日常行政事务正常运行的人员,更要利用综合方法去进行内外的沟通与联系,负责起草企业所需要各类文件等。文秘人员的工作内容是十分复杂的,只有其具有良好的专业素质能力,才能胜任文秘工作。因此,无论是企业管理者还是文秘工作人员自身,都要加强对文秘工作的重视,通过各项能力的提升与方法的改善,促进工作科学度的提高。

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