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现代人事档案管理模式研究

  0 引言
  改革开放以来,我国经济得到了飞速的发展,随着市场经济制度的建立,我国的人事制度做了很大的变革,与之密切联系的人事档案管理也随之发生改变。传统的人事档案管理中存在诸多弊端,已经不适应现代社会的发展,所以,在现代的市场经济体制下,应建立新型的人事档案管理模式。
  1 传统人事档案管理的弊端
  人事档案制度是20世纪50年代在计划经济作用下的产物,其主要包括三个部分:干部档案、工人档案、学生档案、军人档案。①其中干部档案是其主要的组成部分,受到较大的重视,其他的档案管理也是参照干部档案管理的模式进行管理的。但是随着社会经济的发展,这种传统的人事档案管理体系逐渐显示出弊端,阻碍了档案管理的发展。传统人事档案管理主要有以下几个方面的弊端:
  1.1 企业干部档案和工人档案分属不同的管理系统,不利于人事档案管理
  传统的档案管理将企业干部档案和工人档案分开管理,工人档案由劳资部管理,企业干部档案由组织人事部管理,这种管理模式看似分工明确,但是却不利于人事档案的管理和利用。随着市场经济的发展,企业的人事制度也进行了改革,为了充分发掘了企业和职工的积极性,采用新型的用工模式――全员合同聘用制。在工资的评定上采用技能工作制,打破了干部与工人的界限,身份的界限也在逐步淡化,作为企业的一员,都可以用企业职工进行称呼。这些变化都影响了人事档案的管理,很难区分而且没有必要区分企业干部档案和工人档案,被企业职工的人事档案取代。所有员工的档案都应该根据企业的用人需要进行统一管理,这不仅符合人事制度改革的需要,而且符合现代企业精简高效的要求。
  1.2 传统人事档案的模式比较单一,不能包含所有人事档案的内容,除了干部档案以外,其他人事档案并没有自身的管理模式。
  传统的人事档案分为:干部档案、学生档案、工人档案和军人档案。由于干部档案概念的弱化,以前被认为是干部的一些人有了自己独立的身份,还将其人事档案归于干部档案,不利于管理,应给予他们合适的地位,根据他们职业的特点进行专门管理。
  传统的人事档案管理模式中,只有干部档案的管理比较健全,其他的人事档案都是参照其进行管理的。但是对于其他人事档案来说,原封不动的照搬,往往造成不能完整的、客观的记录一个人的全貌,形成了不齐全不真实的人事档案,不利于人员的选拔和任用。
  2 现代人事档案管理模式的原则
  传统的人事档案管理模式存在诸多弊端,建立现代的人事档案管理模式,克服这些弊端,需要有统一的原则来指导。
  2.1 统一性原则。统一性原则主要包含两个方面的内容,一方面指人事档案必须由统一的人事组织部门进行管理,维护档案的真实性和严肃性。另一方面,就是在同一个的系统内,用统一的标准划分等级。这样有利于保持前后一致性,更有利于人事档案的管理和人员的任用。
  2.2 真实性、完整性原则。人事档案应当是真实的,不允许有虚假、不真实的记录,这就要求人事档案的管理部分认真筛选、甄别人事档案材料。②完整性是指人事档案不仅在内容上还是在数量上都应该是完整的,能够完整的、客观的记录一个人的全貌,给用人单位、政府机关和企业选拔任用提供一个参考。
  2.3 安全性和保密性原则。人事档案工作是一项机要性工作,应最大限度的延长档案的寿命,做到不泄密。国家对于人事档案的管理比较重视,为了保障档案的安全性和保密性,中央组织部在《档案法》以及《干部工作条例》、《流动人口人事档案管理暂行规定》等都有所规定,从制度上保障人事档案的安全性和保密性。
  3 建立现代人事档案管理模式
  以现代人事档案管理的原则作指导,打破封闭式和开放式间隔的管理模式,建立现代人事档案管理模式。封闭式的管理模式是指人事档案由单位内部的机构或者部门来保管。开放式的管理模式是由专门的人事管理机构对单位或者企业的人事档案进行管理。新型的管理模式并不是要打破封闭式的传统管理模式,而是封闭式和开放式的管理模式相结合的现代人事管理模式。
  3.1 完善封闭式的管理模式
  传统封闭式的管理模式带来了档案形式单一、管理模式不健全等弊端,新型的封闭式的管理模式是在传统的基础上对其从宏观到微观进行完善。
  3.1.1 宏观现代人事档案管理模式。宏观的人事档案管理模式主要是根据现代人事档案管理的原则,以统一性、完整性、安全性等为基础建立的现代人事档案管理,适应现代社会的发展。具体而言,首先应保证人事档案管理是在统一性的原则下建立的,只有保证其统一性,才能保障人事档案真实性和严肃性。其次,在统一性的基础上建立真实完整的人事档案,客观真实的记录一个人的全貌,给政府机关和企业提供一个客观的任用和选拔的参考。最后,为真实完整的人事档案保密,提供安全性。以此来保护个人隐私和人身财产安全。基于以上的原则,根据个人从事的工作性质,对人事档案进行分类。
  3.1.2 微观现代人事档案管理。这里的微观是相对于宏观而言的,宏观的人事档案管理指导微观管理,为微观管理模式的建立指引方向。根据宏观的人事档案管理的标准,可以将人事档案根据个人从事工作性质的不同将其分为:公务员档案、学生档案、教师档案、个体人员档案、流动人口档案、企业职工档案等。本文主要探讨公务员档案和企业职工档案。
  ①公务员档案。现在所说的公务员档案其实就是过去说的干部档案或者是干部档案的核心。公务员档案的概念比较具体准确,具有一定的专指性。公务员档案主要由以下材料构成:履历、自传材料、政审材料、入党入团材料、奖惩材料、工资情况材料等,以上材料构成了比较完善的公务员人事档案体系,仅仅这十类材料还不够,还应该结合公务员的性质和人事制度改革进行调整,以此充实公务员人事档案的内容。
  ②企业职工档案。企业职工档案是人事档案的重要组成部分,真实全面的反映了一定时期内职工的情况。职工档案不仅为开发人才提供依据,而且是员工澄清相关问题的证据。在“干部”这一概念弱化之后,企业职工在借鉴干部人事档案管理的做法的基础上,形成了适合自己的一套管理模式。为了跟上企业发展的步伐,更好的为企业服务,应该建立统一的职工人事档案管理中心,对职工的人事档案统一的管理现代企业职工人事档案管理体系,指导、协调人事档案管理工作。对于职工的档案应重视近期的考核情况、招聘、录用、调动、奖惩情况等材料的搜集,作为提高待遇、升职、招聘录用时的依据。
  3.2 建立开放式的人事档案管理模式
  随着市场经济的发展,人才交流越来越频繁,人事档案管理模式也应该以更加开放的姿态随着这些改变而改变。开放式的人事档案管理模式是与市场经济的发展息息相关的,是在其基础上建立的新模式。
  开放式的人事档案管理为了更好的适应人才的流动,档案管理的及时更新非常重要,笔者认为在我国可以建立一个全国统一的人事档案网络。从这个网络里,人事档案在各个人事档案中心流动,一方面,用人单位可以用职工身份证号码查询职工档案,了解职工的履历信息,有利于人才的交流和任用;另一方面用人单位不能仅享受服务,还要将职工的情况反馈到人事档案网络里,由网络中心统一管理职工档案。人事档案网络中个人的档案应包括个人参加社会活动的基本资料所组成的个人人生履历,由人事档案网络中心统一对其进行专门化管理,建立全国通用的数据库系统,逐步实现信息的共享化。
  开放式的人事档案管理还可以建立专门的流动人口档案。流动人员没有自己的单位和企业为其管理人事档案,时间长了,难免会有档案遗失的情况出现,流动人口档案的建立能够有效的避免这些情况的发生。
  通过封闭的人事档案管理模式将分类明晰的人事档案进行管理,通过开放的人事档案管理模式对流动人员的档案进行管理,避免封闭的人事档案管理中出现丢档、漏档的情况。两者相结合,为现代人事档案管理提供一种新的模式。
  传统的人事档案制度存在着很多不足,并不能适应现代经济社会的发展,必须需求新的人事档案管理模式。笔者认为应将传统的封闭式的管理模式与开放式的管理模式相结合,规避单一模式的弊端,建立新型的人事档案管理模式。
  注释:
  ①朱玉媛:《现代人事档案管理》,中国档案出版社,2002年10月,第61页.
  ②于文旺:《现代人事档案管理原则与模式》,载于《科技创新导报》,2011年第19期.

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