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对水利科技档案在民事法律关系中的证据作用的认识

  水是生命之源、万物之源,国之命脉、民之命脉。自“十二五”规划之初,中央出台1号文件,作出了加快水利改革的决定,充分彰显了水利在国家的战略地位。各级党委、政府对水利高度重视。
  水是经济社会发展不可替代的基础支撑,是生态环境改善不可分割的系统。加快水利改革发展,不仅事关农业农村发展,而且事关经济社会发展全局;不仅关系到防洪安全、供水安全、粮食安全,而且关系到经济安全、生态安全、国家安全。加快水利改革发展对经济社会发展具有特殊的重要意义。
  水利工程涉及广泛,不仅有水库、河道、电站、农田水利、农村安全饮水等工程,更主要的由于水利施工单位所具备的资质可以承揽农业、农办、土地、发改等部门发包的涉农工程,它和千家万户和不同行业有着不可分割的关系。水利施工又是个高危行业,多年来,因水利工程涉及的民事法律诉讼也在不断增多,机械伤害、物体打击、溺水等人身伤害事故及工程欠款时有发生,涉案标的大,诉讼时间长,也影响水利事业的发展。如何运用水利科技档案作为证据支撑,维护自身合法权益是水利科技档案工作者重视的一个问题。
  近年来,笔者所在的驻马店市水利工程局在工程项目上涉及的民事诉讼纠纷达十余起。其中遂平县橡胶坝工程、舞钢市灌渠节水改造工程两起溺水死亡案件,涉案标的几十万。在案件审理中,我局档案人员充分利用归档的竣工验收资料和工程移交表作为有力证据,证明了两起事故的发生均不在我方施工期间,而是在我方竣工验收及移交后,由管理方管理中出现的事故,法庭采信了我局提交的档案资料,进而免除了我方的责任。近几年来,业主拖欠水利工程款的事件时有发生。我方积极利用工程合同、工程量清单、拨款单为证据,讨要欠款,获得了法院支持。通过多起案件,我们积极利用所存档案资料(照片、视频、施工日志、施工合同、工程量清单、拨款单等)作为案件证据,维护了自身权益,显示了所存档案的利用价值,发挥了档案的证据作用。
  笔者就多年的工作实践谈谈对水利科技档案在民事法律关系中的证据作用的几点认识。
  1 提高法律意识
  认真学习《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民事诉讼法》以及其他法律法规,深刻理解档案的凭证作用,特别是《中华人民共和国民事诉讼法》中关于证据的内容。《中华人民共和国民事诉讼法》第63条证据包括:(1)当事人陈述;(2)书证;(3)物证;(4)视听资料;(5)电子数据;(6)证人证言;(7)鉴定意见;(8)勘察笔录。
  证据必须查证属实,才能作为认定事实的根据;同时,书证应当提供原件,物证应当提交原物,提交原件原物确有困难,可以提交复制品、照片、副本、节录本。笔者认为,涉及水利工程事务中的“书证”“视听资料”“电子数据”证据等均应予以重视,应把这些证据保存完好、齐全。注重在民事纠纷中的应用,而不能忽视了这些证据,让这些证据在档案柜里睡大觉。
  2 转变观念,及早收集水利工程项目档案
  2.1 根据水利工程复杂性的特点,拓展档案收集渠道。水利工程建设的过程是比较复杂的,从项目可研、申报到工程竣工,历时长,工作跨度大,形成的文件材料涉及面广、内容繁杂,稍有疏忽,就可能会漏存或丢失,而小型水利工程则大多施工要求急,建设周期短,形成的文件数量不多,不易引起建设单位及档案人员的重视。以往习惯于等建设单位移交档案的被动做法已经行不通,档案人员应当提前主动了解水利工程建设易涉及作为证据的安全合同、工程重要安全警示标志照片、工程质量鉴定、工程合同、工程量清单、拨款单、工程竣工资料、工程移交资料的收集以及水利工程的具体操作程序和工作流程及分阶段的工作安排,及时切入,掌握第一个阶段工作中所形成的材料,对每种资料的内容、数量做到心中有数。具体分为两方面:一是追踪收集。对工期短的,档案人员到现场了解进程,及时掌握工程信息,并指导督促技术部门做好收集档案资料工作,及时介入收集档案,这样质量会比较高,效果会比较好。二是分阶段收集。对工期长的工程,跨度比较长,采取分阶段进行收集,始终坚持档案员到施工现场督促收集,及时与建设、施工、监理、档案部门取得联系,获取工程进度信息,尽力避免档案原始材料散失,这样才能保证工程档案的连续性、完整性、准确性。
  2.2 制定规范,及时组卷
  水利档案数量繁多,通过制定规范,明确哪些应该收集,应该怎样收集,对这些列入收集范围的应及时收集、组卷。按水利工程建设的实际情况,我们制定了相应的制度,建立工程档案分类大纲、保管期限、档案分类方法等,将水利工程档案分为13大类:(1)综合类档案;(2)农田水利类档案;(3)水力发电类档案;(4)输变电线路类档案;(5)机电排灌类档案;(6)防潮防洪类档案;(7)供排水、农村饮水类档案;(8)房建类档案;(9)其它类档案;(10)设备、仪器类档案;(11)会计类档案;(12)水利水文资料类;(13)声像类档案等,及时将收集好的文件材料?M行对应、分类、排列,组卷整理,按规范装订成册,使档案管理有序,逐步走向规范化、科学化。
  2.3 采用科学规范的标准,严把档案归档关
  归档的工程档案首先从内容及深度上符合国家有关勘测、设计、施工、监理等方面的技术规范和标准。档案资料的内容必须真实、准确、严谨;其次,档案文件应采用耐久性强的载体材料,保证文字清楚、图样清晰、图表整洁、签字盖章手续完备。
  3 强化档案人员的业务素质,提高水利科技档案的管理水平
  在很多人眼里,档案工作就是收集资料,无什么技术可言,事实正好相反,档案工作是一项技术性较强的工作,也对档案工作人员的素质提出了较高的要求。从事水利工程的档案工作人员,专业知识和技能比一般的档案人员要全面,不仅要掌握文书档案的归档方法、基建档案的基本知识、水利行业项目建设档案的归档方法,还要懂一些水利工程的各专业知识,以及要了解水利工程全过程和各阶段的建设,特别是竣工验收的资料、工程移交表、工程量清单、工程合同、安全合同、工程结算单、照片、视频等易作为证据的资料,严格把关归档。因此,为达到水利工程档案整理规范化的要求,应对各专职档案管理人员进行业务培训,讲解水利工程建设中会形成和遇到的种种问题,分清哪些属于有价值的档案,对应当归档的有保存价值的材料及时归档。为了提高水利科技档案管理,一是需要加强领导对水利工程档案的重视,明确主管领导的责任;二是需要挑选责任心强的档案专业技术人员从事档案工作。特别是要保持档案人员工作队伍的稳定性,要培养档案专业人员过硬的技术,加强对水利专业知识培训、法律知识培训;要鼓励档案员自学,补充和吸收更多的专业知识,不断充实自己,使档案工作者提高档案管理水平。
  4 增强主动服务意识,提高档案工作服务水平
  做好档案资料的收集、归档工作,其目的就是为了更好地开发利用档案信息。增强主动服务意识,加强档案的利用工作,通过服务用户,并获得用户对档案利用工作的意见,反过来也会促进档案人员自身管理水平的提高。水利工程档案的形成,是水利工作者劳动智慧的结晶,通过文件材料收集、归档,将其转化为档案信息资源,而这些资源只有提供给水利工作者利用,才能产生价值和效益。在多年的处理民事法律关系纠纷中,我们切身体会到档案的凭证作用在社会生产、生活中的不可估量的作用。维护了当事人的合法权益,体现了档案的利用与服务价值,促进了水利事业的健康发展。

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