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高校档案数字化管理与保护刍议

  随着计算机和网络技术的蓬勃发展,人类社会进入前所未有的信息时代。在建设数字化社会的背景下,对档案事业的发展也提出了新的要求。如何以数字化为契机,提高新形势下高校档案管理的水平,提高档案资料的利用效率,进一步推进高校档案工作的发展,成为档案工作人员面临的重大课题。计算机网络数据库给档案管理创造了许多的方便,档案管理的数字化在带给给人们生活极大便利的同时也衍生了一些问题,其中一个迫切的问题是如何切实保护数字化档案的安全,从而保障档案管理体系的正常高效运行。本文将就高校档案数字化管理和保护存在的问题及对策进行初步的探讨。
  一、加快高校档案管理数字化建设的现实意义
  数字化档案管理是指通过计算机建立档案目录数据库、现行文件全文数据库和多媒体数据库(照片、音频、视频等),以数字化为载体的档案信息存储提取模式。高校近年来发展迅速,学生数量和教职工数量逐年增加,这种增长使得高校档案处于不断变化的状态,档案的维护和更新需要更多的人力和物力资源,高校档案管理工作面临越来月大的挑战。而高校档案记载的信息对于学生、教师和高校来说都是十分重要的,因此,提高高校档案管理的效率在档案管理工作中占有着重要的地位。而目前几乎所有高校的档案管理,都面临传统纸质档案和数字化档案并存的过渡阶段,目前高校档案的存储主要还是以纸质档案为主,电子信息管理手段还仅被运用于检索、备份等一些辅助的功能,电子信息技术处理信息的高效、稳定性在目前高校档案管理中还没有完全发挥优势。问题的原因是档案管理人员对于数字化档案管理的重要性仍缺乏充分的认识。
  (一)高校档案数字化是信息时代发展的要求
  社会发展对档案的借阅需求不断增加,纸质的档案已经不能满足社会的需求,必须建立完全、快速的数字化档案存储平台,达到档案信息的共享,便于直接快速的查阅。高校档案数字化能够大大减少档案人员在建立档案时的编研工作量,使得档案管理人员有更多的时间去进行档案数据整理的工作,提升档案的管理效率。档案管理工作将变得方便、快捷、高效,档案的查阅以及整理都将变得十分方便,提高高校内部办公效率。
  (二)高校档案信息数字化是数字化校园的必然结果
  在社会数字化的背景下,高校作为技术发展的前沿已普遍开展数字化改革,高校档案部门的数字化也是其中重要的组成部分。档案信息的数字化会将大量的档案信息写入计算机中,并实现联网共享,这种方式使广大师生足不出户就能够获得大量的信息为其所用。
  (三)高校档案数字化是完善档案管理的重要途径
  高校档案数字化建设是高校档案管理模式创新的方向。在将传统档案管理向数字化档案管理转化的过程中,必须打破档案管理的传统管理模式,实现新时期档案管理的科学优化。档案数字化能够大量节省档案存储空间,有效减少纸质档案存在和查阅过程中的损毁。而且档案数字化可以缩短信息加工时间,提高档案信息的时效性。
  二、高校档案管理数字化存在的问题及对策分析
  应当看到,高校档案管理数字化目前仍存在一些问题。例如,一个突出的问题是数字化档案的利用率有待提高。一些高校并没有把数字化档案的管理当成一项紧迫的任务来抓,档案管理人员仍遵循传统观念和管理模式,文档的检索和借阅仍然主要依靠人工来完成,使得计算机等多媒体硬件成为 “高档打字机”。使得投入的人力和物力的价值没有得到充分体现,电子文档的使用效率不高而造成双重的浪费。其次,档案管理应用系统与校内办公自动化系统的兼容性问题有待解决。为保证数字化档案信息处理的方便利用,前提是建立信息资源共享系统。目前高校内部的办公自动化系统与其档案管理部门使用的档案管理系统来源往往不同,有时候并不兼容,不同软件环境下形成的数据难以转换,造成档案电子文件归档困难。上述问题出现的原因在于缺少科学规范的数字化档案工作制度和专业化的数字化档案管理人才。另外,有些单位数字化档案管理缺乏硬件投入,档案管理软件的采购和开发比较混乱也是困扰档案数字化进一步拓展,影响档案数字化的重要原因。为此,在实际的工作中需要把握以下几点:
  (一)首先要正确认识电子档案与传统档案管理的差异
  数字化档案与传统档案的归档方式不同。电子档案采用电子编码技术,其具体内容和关键信息可以编辑修改而且不留痕迹,电子档案的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此,电子档案在建立的过程中要特别注意加密保护,随时进行数字签名、信息和身份验证,切实避免文件在传输和处理过程中出现错误,确保电子文件的原始性、真实性和准确性。
  (二)尽快建立健全档案信息管理标准
  新型载体的应用和计算机智能化管理,必然要求信息处理规范和标准化。在实现由传统档案管理向现代信息管理转变的过程中,必须遵守严格的业务规范和技术标准,即档案信息管理标准化。其标准通常由档案行政管理部门制定、颁布、实施,这是档案管理信息化的可靠保障。同时,各单位也应充分发挥自身能动性,根据自身条件和档案管理的特点制定详细科学的管理标准,为档案信息化管理打好框架,夯实基础。
  (三)不断改进档案管理数字化系统
  电子文档具有与纸质档案不同的技术特性,档案数字化管理的制度、标准以及具体实施办法最终都要依赖软件系统来实现,因此要重视以软件系统为中心的电子档案的综合管理方法。在管理系统设计阶段,依据数字化标准,充分综合文件档案业务部门、管理部门及技术开发部门的意见,统筹协调,通过技术手段把相关的管理性措施纳入系统中,并根据实际运行中出现的问题,不断通过软件系统来满足档案管理数字化的功能需求,确保电子档案的真实有效。   (四)加快硬件基础建设
  档案管理数字化建设,需要计算机技术、数据库技术、多媒体技术等高新技术作为载体,需要加大资金投入来引进先进的技术和设备。电子新产品的开发周期越来越短,如出现老版本不兼容、存储格式淘汰等硬件和软件的过时问题会引发一系列不良结果,要及时对系统关键设备进行更新换代和升级,以确保信息化建设的顺利进行。
  (五)突出数据库建设
  数据库建设是档案数字化管理系统建设的重要基础。要实现档案管理信息化,必须做好数据库建设。在纸质档案数字化过程中,必须严格做到正确、科学、规范。这一方面要求每个档案工作部门必须做到根据制定得著录规则和细则,在搞好传统载体档案数字化数据库建设的同时,加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等环节的监督、指导,保证归档电子文件真实、完整、有效。另一方面,在档案管理数字化过程中,要注意馆与馆之间档案数据库建设的数据交换方式、信息分类编码、系统匹配、功能设置和通讯规程等的统一性,从一开始就要树立建设馆际共享的数据库长远目标。
  (六)不断提高档案管理工作人员的业务素质
  要重视对档案管理人员应用现代化新技术的业务能力和技能素质的培养。而且数字信息技术的发展日新月益,要不断督促档案管理者加强档案业务的专业知识、多媒体知识和相关的学科知识的学习,做到熟练地掌握计算机操作技术和基本的网络信息技术。同时,加强档案管理者的队伍建设,适时引入激励考核机制,为档案管理数字化管理工作提供人才保障。
  三、切实加强数字化背景下高校档案的保护
  电子档案信息的获取和共享必须借助局域网或互联网,不可避免地带来信息安全问题。电子档案其内容信息具有可变性,且修改后不易被察觉,使得如何保证电子档案的真实性、完整性、原始性是极大的挑战。因此,切实加强数字化背景下高校档案的安全性工作,包括防止泄密、防止数据丢失和病毒入侵,是高校档案管理信息化建设过程中的重大问题和挑战。要做好上述工作,需把握以下原则:
  (一)提高数字化档案管理人员的安全防范意识
  首先,要提高档案管理工作者的法律法规意识,严格按照《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等法律法规规范档案资源管理,确保档案管理的高效运作、安全使用。其次,档案管理单位要对数字化档案的管理和发布制定详细的规则和规范,从而规范档案信息发布者和传递者的行为。再次,加强对档案管理人员的保密安全意识培训,档案管理人员必须对安全操作规程做到了心中有数,时刻做好安全防范措施,并重视对密码技术的应用,不断提高安全防范意识和防范能力。另外,对数字化管理人员的配备应严格把关,突出责任意识、纪律意识和信息道德品质,又要精通计算机知识,把合格的管理人员委派到关键岗位上。
  (二)提高系统安全防范技术能力
  一方面,要依托传统的网络信息保密技术,如最常用的是数据密码法在电子档案的建立、使用和存储过程中进行安全保护。另一方面,要充分发挥新型网络信息安全保密方法的功能,进行以下几种防范能力的开发:(1)授权控制。对网上信息用户权限进行设定,设置不同用户对各类信息的访问权限,实行档案信息获取的分层管理。(2)数字签名验证。在计算机网络中采用数字签名,动态验证用户身份与数据的真实性,确保数据的真实性,防止入侵者假冒、篡改;(3)智能卡技术。根据安全实际要求,可以将数据处理、数据存储、安保功能制作集成电路芯片,开发智能卡管理功能;(4)安装防火墙。组织非法用户访问,控制进、出两个方向的通信,借以保护内部网络不受外部网络的攻击,并防止内部网络的用户向外泄密。
  (三)严格执行数据备份制度,提高系统容灾能力
  影响数字化档案安全的因素众多,有诸如网络黑客、病毒及软件缺陷等,也可能存自然灾害等原因造成的存储设备硬件损坏。因此,必须严格执行电子档案数据备份制度,有效防止这些因素对系统造成损害,确保既有的关键数据、关键数据处理系统和关键业务在档案管理系统发生灾难后可以迅速恢复的数据备份系统。在实际执行数据备份过程中,随着时间的增长需要备份的文件数量越来越多,因此备份中心面临巨大的数据存储难题。如何安全、科学地保存这些数据,是备份工作的关键。可以依托数字档案馆平台,采取海量数据在线存储(如磁盘阵列)和脱机载体存储相结合的办法。
  四、结语
  档案管理在学校管理工作中享有重要的地位,档案信息化有效整合了资源,同时也是衡量高校档案管理现代化程度的重要标志。档案部门要有改革创新意识,充分利用先进技术和管理模式,建立结构合理 、信息畅通、运行安全、服务高效的档案管理体系,为学校的发展建设做出应有的贡献。

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