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新形势下高校会计网络平台的构建

  中图分类号:G647
  文献标识码:A 文章编号:16721101(2013)04008303
  随着《高等学校会计制度》、《事业单位财务规则》、《行政事业单位内部控制规范(试行)》等一批最新的财务制度的执行,对进一步规范高等学校会计行为,提高高校会计信息质量提出了新的要求。根据目前社会经济发展形势以及国库集中支付方式转变和实行公务卡等政策要求,对高校现有的会计核算、会计电算化、预决算模式等产生重大影响,现有的财务业务流程已不能适应需要,迫切需要重新构建科学合理的会计网络平台,整合财务流程,简化财务处理程序,提高财务工作效率,以适应新的高校会计制度的要求,满足日益增长的经费核算的需要。会计网络平台是建立在网络环境基础上的会计信息系统,可以帮助实现财务与业务的协同处理,实现会计业务核算、预算指标控制、资金支付结算、网络查询系统动态联网,支持电子单据与电子货币,改变财务信息的获取与利用方式,充分发挥各个系统的功用,最大限度的提高会计网络平台的效率,促进学校财务工作的健康持续发展。
  一、构建会计网络平台的意义
  目前,在高校中,财政资金都通过财政一体化系统中的财政直接支付系统和财政授权支付系统(即公务卡系统)进行划拨、支付,而非财政资金通过开户银行进行支付结算。同时,在不少高校中,还存在大量的现金结算,公务卡和电子银行的使用还不普及。而新的《高等学校会计制度》、《行政事业单位内部控制规范(试行)》等文件的实行,新的经济环境的变化,对高校资金结算提出了很高的要求,建立一套规范、合理、高效的资金结算系统就显得非常迫切。会计电算化在各高校都已实行了很多年,对促进高校财务工作快速、高效、规范化发展发挥了重要作用,但会计核算系统更新不及时,核算功能还不完全健全,科目设置不完全科学合理,不能适应新的《高等学校会计制度》的要求,需要重新科学合理的设置会计科目,完善会计核算系统。
  目前,在各个高校,资金结算系统与会计核算系统之间还基本上是相互独立,两个系统之间的对账、衔接还比较麻烦,这就需要建立一个实现两个系统有机结合的信息平台,实现会计核算系统、财政直接支付、公务卡系统、银行账户、银行网银支付系统的无缝链接,整合财政、银行和学校会计核算业务流程,实现数据实时采集、同步处理、全面共享,在一个信息平台上完成学校会计核算业务、财政部门的审核拨款、银行部门的资金运作等一系列工作,实时完成财政资金从财政国库支付系统直接与收款单位或个人的资金划转,实现非财政资金从学校银行账户与收款单位或个人的资金划转。
  二、会计核算系统的构建
  1.重新设置会计科目,规划设计会计核算模块。
  进一步将会计核算系统根据新的会计制度进行重新分类,重新科学合理设置会计科目,科学规划设计各个子模块。目前,很多高校基建财务、工会财务、后勤财务是和学校财务会计分别单独进行核算的,基建项目在办理竣工决算前不在学校“大帐”中核算,工会、后勤会计核算也是游离于学校整个大帐之外的,不符合收支分类和部门预算改革精神,也造成学校会计信息的不完整,不利于学校对基建项目、工会经费、后勤财务的财务管理和监督。在现有的事业经费、科研经费、专项经费、代管经费、暂存经费、其他经费的基础上增加基建经费、工会经费、后勤经费的核算模块,以更进一步完善整个会计核算系统。通过增设“基建工程”科目及其明细科目、设置“长期借款”科目及“基建借款”明细科目、在“财政补助收入”科目核算内容中增加基建拨款,以及在财务报表体系中增加“基建投资表”等,实现基建会计和学校财务会计的并轨整合。根据项目核算的特点,利用计算机技术开发项目核算指标控制模块,实现项目按照预算要求进行报销核算,以合理控制项目经费支出,切实充分发挥项目经费的使用效益。如在某一科研项目入账的同时,根据此科研项目的预算,在会计核算系统内按照办公费、设备购置费、差旅费等分解预算内容,建立指标控制,当科研负责人报销时,会提示此项目在办公费、设备购置费、差旅费等方面还可使用的金额,以达到科学合理使用科研经费,切实发挥科研经费的使用效益。
  2.改变现有报销方式,实现网上报销。
  网上报销系统依托网络平台,在网络化会计核算系统中,设置录入模块、审批模块、稽核模块,对校内教职工开放权限,并设定业务范围和操作内容,在保证安全性的前提下,变原来面对面报销为网络报销。教职工在报销时,首先通过报销录入模块输入需要报销的信息,比如报销的内容、经费的性质、报销的金额等原始信息,然后提交到网络会计核算系统中,其次在提交报销信息的同时选择审批程序,报销信息根据预先设计的流程流转到不同的审批人进行审批,审批人根据规定的权限进行审批,审批完成后的所有报销信息流转到学校财务部门,由财务人员进行核算、稽核,然后直接引入凭证模块,将报销人的报销内容转化成凭证登记入账,最终报销的资金信息流转到学校财务资金管理部门,根据系统登记好的收款方信息导入到资金管理系统中,通过公务卡或者网上银行直接完成资金的收付。在网络化会计核算系统中,可以设置帮助窗口,有效引导教职工在网上根据不同业务类型填写单据,提示不同经费的开支范围、取得原始单据的注意事项、审批的权限、资产的验收,并提供相关发票真伪检验等链接。提交的报销信息在网上审核通过后,还可以在网上预约报账时间,错开报账的高峰期,以缩短报账时间,简化报销程序。各单位负责人和教职工个人还可以通过网络会计核算系统查询   所报费用的审批进度、会计核算情况,查询经费用款指标额度。如果在查询中发现报账手续不完备,可以根据提示及时补充,以免会计稽核时不通过,以节省时间。报账人员也可以随时查看自己的报账历史记录,及时核对个人往来款项,清理往来款项,方便开展工作。在实现网络报销后,对原始单据可通过多种方式传递到财务部门,以进行定期的审核。
  三、资金结算系统的构建
  1.建立基于国库集中支付制度下的公务卡体系。
  公务卡是学校教职工持有的、以个人名义开立的贷记卡(信用卡)。公务卡由学校教职工个人持有、保管和使用,主要用于日常公务支出和财务报销业务,具有一定的透支消费额度和透支免息期。公务卡实行“一人一卡”实名制,教职工个人为持卡人并承担相应法律责任。公务卡享受银行免费开卡、免收年费等一系列优惠政策。持卡人在发生公务支出时,先刷卡消费并取得发票和公务卡消费交易凭条(pos机小票),然后凭经批准报销的发票和消费交易凭条,到财务部门办理报销手续,由财务部门通过财政一体化系统中的公务卡支持系统,根据持卡人提供的姓名、交易日期和消费金额等信息,查询核对公务消费的真实性,审核确认后予以报销、办理公务卡还款手续,直接把款项支付给发卡银行。公务卡作为一种现代化支付结算工具,不仅携带方便,使用便捷,而且透明度高,所有交易记录都有据可查,有利于遏制虚开发票等腐败行为发生,同时降低了学校现金支取的风险。
  目前,许多高校都已经在使用公务卡,但也存在公务卡使用效率不高,使用公务卡的购买成本存在差异,用卡环境有待改善,国库批复授权支付计划与公务卡还款计划不同步等问题。国库集中支付制度在高校的全面实施,特别是越来越多的采用财政授权支付方式,这为建立基于国库集中支付制度下的公务卡体系,实行公务卡制度改革奠定了基础,而公务卡则加强了财政部门对高校采用授权支付方式的监控。高校应加强与省财政国库集中支付中心的业务沟通和联系,根据每月的用款计划和经批复的用款额度,向下属各部门、个人下达预算指标,保证公务卡能够及时还款,从而避免滞纳金的产生和由此给持卡人带来的信誉损失。
  2.建立基于POS刷卡和网上银行的结算方式。
  根据公务卡制度的相关规定,对教职工属于财政授权支付业务中原使用现金结算的公用经费支出,包括支付办公费、差旅费、招待费等有关商品和服务支出,采用公务卡进行结算。除此之外,高校还有非属于财政直接支付和授权支付的业务,例如科研经费、学生缴纳学费、发放奖助学金等,这就需要建立除了公务卡之外的其他结算方式。随着电子支付和网上银行结算方式得到广泛应用,高校也都进行了数字化校园和“校园一卡通” 建设,这为高校建立基于POS刷卡和网上银行的结算方式提高了基础。POS刷卡结算方式是将除公务卡外的现金结算范围内的业务通过银行为学校财务部门提供使用的POS机作为结算工具,在POS机上办理缴费、转账、存款等银行卡刷卡的结算业务,达到替代现金收付的目的。公务卡和POS刷卡结算基本实现了无现金流通,初步解决了现金支付所带来的一系列问题。网上银行是通过网络发送支付指令,银行对支付指令进行处理并通过支付系统完成资金的结算,主要由两种方式,一是先由付款方把支付指令发送给收款方,然后由收款方把支付指令转发给银行;二是由付款方直接把支付指令发送给银行。网上银行结算方式打破了传统结算业务的时间、地域限制,不仅能替代现金业务,而且还能改变原先的银行出纳手工填写纸制支票送交银行的传统结算模式,通过采用网络提交安全、高效的电子支付指令,方便快捷的即可以完成同城转帐、异地汇款等大部分日常银行业务的结算工作。
  四、构建两系统有机结合的会计网络平台
  在会计核算系统中设置资金模块,与财政一体化系统连接,把财政一体化系统中的财政资金使用额度、使用范围、银行账户信息、教职工公务卡卡号、姓名等信息导入资金模块中。学校会计信息核算系统通过前置服务器绑定网络IP地址和学校零余额账户、其他银行账户,建立缓冲数据库,使银行零余额账户与公务卡交换数据,POS机和网上银行与其他银行账户交换数据,银行通过核对学校的零余额账户时时余额与公务卡发生额比对,通过其他账户时时余额与POS机和网上银行发生额比对。金额在额度内则及时划拨,超出额度则提示“余额不足”。发现问题及时通过前置机缓冲数据库查找。
  报账经办人持原始凭证,按要求填写报销单据,交前台会计核算人员审核,会计核算人员登陆会计核算系统,对审核无误后的报销单据,编制记账凭证,自动调用会计核算系统中报账人员的公务卡账号、姓名以及银行账户的附加信息码等有关信息,时时掌握经费预算额度、财政一体化账户资金的余额,超出额度系统自动拒绝编制记账凭证。会计核算人员将编制好的记账凭证流转到核算复核会计,复核会计登陆会计核算系统,按照记账凭证唯一编号调出记账凭证,审核原始凭证和记账凭证,确认无误后,在系统中标记“已审核”。然后报账经办人持已审核的记账凭证到资金结算中心,资金结算出纳登陆资金支付系统后,按资金支出的唯一编号调用会计核算系统中的记账凭证,打印“资金支付单”一式二份,并经资金复核出纳复核无误后,在系统中标记“已支付”,财政资金直接支付的,通过银行转账到收款单位,通过公务卡刷卡消费的,通过公务卡系统将还款信息发零余额账户银行办理还款手续,非财政资金的,通过POS机或者网上银行完成支付。

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