摘要：干部人事档案是真实反映干部基本情况、工作经历和业绩的重要凭证，完善干部人事档案功能，使人事档案管理工作尽快走上规范化、科学化、制度化、信息化的轨道，是当前干部人事档案工作必须面对的问题。本文介绍了干部档案的功能、干部档案审核中发现的问题，分析了干部人事档案功能弱化的原因，提出完善干部档案的方法和手段。
关键词：干部档案 档案审核 功能
2012年7月16日的《新京报》报道这样两则消息，一是山西河津市住建局局长薛新民因为档案中出生日期和学历造假被免职并给予党纪处分。另一则是陕西周至县副科长姚某档案中的出生日期从1962年改为1965年，因其1977年参加工作，于是出现“12岁”上班的怪相。当前，干部人事档案中有关“三龄一历”（即年龄、工龄、党龄和学历）的问题越来越得到组织部门的重视。2006年，中央组织部下发了《关于进一步开展干部人事档案审核工作通知》，对在全国开展干部档案审核工作进行了具体部署，要求审核工作必须加强组织领导、健全组织机构，明确工作目标，制定工作方案，并在审核过程中，逐页逐项核对干部人事档案材料内容和有关信息，保证材料完整、齐全、真实，保证信息准确无误。近年来，通过干部人事档案审核工作的全面开展，发现了许多问题，特别是干部人事档案材料缺失、信息不实等，导致干部人事档案信息凭证这一基本功能被弱化。完善干部人事档案功能，使人事档案管理工作尽快走上规范化、科学化、制度化、信息化的轨道，是当前干部人事档案工作必须面对的问题。
1 干部人事档案的内容和性质
干部人事档案是真实反映干部基本情况、工作经历和业绩的重要凭证，是组织人事部门考察和选用干部的重要参考，是规范干部管理的重要依据。干部人事档案的功能认识，必须首先了解干部人事档案的内容及本质属性。
按照中组部1980年颁发的《干部档案工作条例》和《干部档案整理工作细则》，人事档案的正本分为10类：①履历材料； ②自传材料；③鉴定考察材料；④学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的材料；⑤政治历史审查材料；⑥入党入团材料；⑦奖励材料；⑧处分材料；⑨录用、任免、出国（出境）、工资、待遇及各种代表会议代表的材料；⑩其他可供组织参考的材料，即上述9类未包括的、对组织上有参考和保存价值的材料。可以说干部人事档案十大类内容涵盖了干部成长的全过程，因此，干部人事档案的本质属性是个人情况的历史记录。
2 干部人事档案的功能
功能即为事物或方法发挥的有利的作用、效能，是物质的使用价值。干部人事档案的功能是指它对组织、社会及其相对人发挥作用的能力。干部人事档案的功能可以分为一般功能和特殊功能。
干部人事档案的一般功能可以概括为凭证功能或证据功能、信息功能和情报功能等。
干部人事档案的特殊功能主要包括：
第一，干部人事档案具有动态地了解其相对人员一生经历的作用能力。
第二，干部人事档案具有系统反映其相对人员工作业绩、道德修养和性格特征变化情况的作用能力。
第三，干部人事档案具有反映组织评价的作用能力。
第四，干部人事档案具有帮助组织、人事部门了解其相对人个体能力的功能。
第五，干部人事档案具有客观反映其相对人员政治思想发展变化轨迹的能力。
3 从干部档案审核中发现的问题
分析干部人事档案功能弱化的原因
3.1干部人事档案审核中发现的问题
虽然中组部对干部档案管理很重视，并出台了一系列管理文件，但是通过这次全国范围的干部档案审核工作，仍然发现了许多问题。
一是“三龄一历”归档审核不严。“三龄一历”是此次干部人事档案审核工作的重点，要务求准确。“三龄一历”是干部人事档案构成的主线，是使用率和出现率最高的内容，几乎每一份材料中都有所涉及。但是许多干部档案中“三龄一历”的记载前后不一致，日期版本少则两种，多则数种；时间跨度前后有相差几个月的，有相差一年的，甚至还有相差几年的；而学历方面还存在着缺少材料、填写不规范和学历学位名不符实等现象。
二是归档材料不规范。有些归档材料内容填写不准确，任免审批表、履历表无照片，任免审批无任免发文字号，任免职务填写不规范；履历表填写过程中有涂改，无组织审核盖章；考核表缺少组织印章，确定考核结果后未与本人见面，缺少本人签字等。
三是档案内容失衡。干部人事档案，涉及个人思想政治品德、家庭历史及社会关系等方面的内容多，工作能力、专业特长等方面的信息记载比较少，重抽象、轻具体。
四是档案材料收集不完整、不全面，旧材料比较多，新材料补充不及时，不能真正反映个人的现实面貌。
五是涂改、伪造档案的违法行为时有发生，假工龄、假年龄、假学历、假职称等现象增多。如本文开头所说的两个实例。
3.2干部人事档案功能弱化的原因
3.2.1 管理主体繁杂。我国人事档案管理主体繁杂，有企事业单位，有人才市场，也有个人管理机构分散，管理水平参差不齐，这极大地影响了我国人事档案的宏观控制，不利于我国人事档案信息的社会化运作，也不利于人事档案管理工作质量的提高。有些人事档案管理机构管理水平落后，管理漏洞百出，给造假者可乘之机。
3.2.2 管理手段落后。材料的收集、整理、归档等一系列手工环节，大大增加了发生错误的可能性，使档案信息的准确性、完整性得不到保证。
3.2.3 收集、加工、传递、利用诸环节的管理漏洞也不同程度地存在，造成档案材料遗失、缺损和变形，从而导致人事档案信息失真。
干部人事档案出现的上述问题，会使组织管理中选人、育人、用人、留人的整体功能受到误导，干部人事档案功能得不到正常发挥，这不但给组织管理工作者带来了困惑，还影响了干部管理活动的有序进行。由此可见，完善干部人事档案功能在人事档案管理活动中日益迫切。
4 加强干部档案管理，完善干部人事档案功能
4.1完善干部人事档案功能对干部管理工作的重要意义 干部人事档案功能的完善为组织管理发挥重要的作用。人事档案所具有的提供相关数据和信息记录的完整性、真实性和系统性等功能，是其它档案无法相比的，这些功能对全面了解每个干部发挥着非常重要的作用。
干部人事档案材料是经过组织审查、档案管理部门认真鉴别的，是历史的真实记录，具有一定的法律效力。人事档案这种证据和情报功能可以使单位根据事业的发展需要、干部的综合素质，在分析研究的基础上制定选拔干部的决策方案。
4.2充实干部人事档案内容是完善干部人事档案功能的有效途径
信息记录才是干部人事档案最基本、也是最重要的功能。这种以信息记录为主的档案材料，将是真正了解干部的依据和载体。在干部管理的过程中发挥着数据和信息支持的作用。
4.2.1 增强干部人事档案内容的全面性。干部人事档案的内容记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，而反映个人工作能力、技术特长等方面的材料少。因此，干部人事档案部门要特别注重收集反映个人综合能力的材料，如近期工作成绩、贡献能力以及个人在社会、经济等活动中的动态记录等等材料。在干部人事档案中增加反映个人社会信用资料，把具有凭证性质的档案和反映个人职业生涯、职业能力和信用情况的档案作为干部人事档案的主要内容，大大提高干部人事档案在组织管理中的信息价值和数据支持作用。
4.2.2 增强干部人事档案内容的真实性。一直以来，人们形象地把真实性称作人事档案的“第二生命”、“第二灵魂”，干部人事档案能否客观如实地反映干部各方面的情况，是干部人事档案在现代组织管理活动中的生命力之所在。因此，加强干部人事档案相关法律制度建设，增强干部人事档案工作流程和环节的监管，提高干部人事档案管理人员的素质等途径来保障干部人事档案真实性不失为一个明智的选择。
4.2.3 增强干部人事档案内容的个性化。为最大限度地发挥干部人事档案在组织管理工作中的作用，我们必须建立可识别干部个性特点的人事档案，例如专业能力、管理风格、职业兴趣等材料。
4.2.4 增强干部人事档案内容的动态性。我国的干部人事档案内容中动态地反映个人情况的材料比较少。要保持干部人事档案的活力，必须保证干部人事档案内容时刻处于动态的更新当中，定期对干部人事档案材料进行鉴定。这样，组织管理部门方可针对每一干部的发展层次、现实需要、个人特点等情况，采取不同的管理方法，最大限度地满足干部的需要，提高干部的工作效率，保证组织管理工作正常有序地运转。
总之，信息记录才是干部人事档案最基本、也是最重要的功能。这种以信息记录为主形成的档案材料，将是真正了解个人的依据和载体。完善干部人事档案的功能，可以推进我国干部人事档案管理的优化，为社会干部资源的合理流动和优化配置提供更加有利的支持和保证。
参考文献：
[1]王英玮.信息时代的人事档案管理理论.实践.方法.技术[M].北京：中共党史出版社，2004
[2]陈潭.单位身份的松动-中国人事档案制度研究[M].南京：南京大学出版社，2007
[3]王海唐.干部档案“三龄一历”的认定与管理[J].机电兵船档案，2007（04）：49-51
作者单位：清华大学档案馆
