近十年来，随着社会福利保障机制的变化以及高等学校作为大型综合性事业单位的社会性质与文化性质的进一步深入与发展，高等学校的教职工队伍无论从数量上、涵盖范围上、人员构成上不断发生着改变进而带来了人员队伍的不断壮大以及对新形势下的社会福利保障机制的诉求不断提升。在这种情况下，伴随着新技术、新管理方式的不断升级换代，如何规划与设计高校教职工住房档案的管理系统就成为了高校住房档案管理过程中必须直接面对的问题。从住房档案的发展历史来看，各高等学校在以往的时间里都在住房改革与管理上投入了大量人力和物力，进行了大量的工作。在这些工作的进行过程中，高等学校的住房档案管理人员不断的吸取经验和教训，并在实践当中逐渐形成了具有该高等学校自身特色的住房档案管理系统的规范。这些已有的管理规范促进了高等学校在以往历史时期对高等学校教职工住房的管理与维护工作的顺利进行，也为高等学校的决策者提供了详实可靠的数据，从而直接影响了高等学校的决策者对于教职工住房的倾斜程度，并且在很长的一段历史时期内，高等学校的住房档案管理系统在一定程度上促进了高等学校的广大教职工的住房状况得到了多方面的改善。
近年来，高等学校与其它机关事业单位一样，逐步取消了福利分房，目前的住房档案管理方式已经更多的倾向于一方面为高等学校的教学楼、实验楼等工作场所提供维护档案，另一方面为高等学校原有的自行修建的宿舍楼、住宅楼提供维护档案。从某种角度而言，现阶段，大部分的高等学校的住房档案管理已经逐渐向物业管理倾斜，可以预见的是，在不远的将来，高等学校的住房档案管理会逐渐演变成以高效后勤为主体的大型物业的核心组成部分。实际上，大多数高等学校的住房档案管理已经渐渐失去了其原有的存在基础，逐渐走向淘汰。在这种形式下，如何将高校住房档案管理数据化、信息化并与新形势下高等学校的日益发展的新诉求结合起来，就成为了高等学校住房档案管理系统所需要解决的问题。
从高校住房档案本身而言，高校住房档案本身并不仅仅反映了高等学校所拥有的校产住房的状况与所有权，还反映了高等学校住房的所有者即高等学校的教职工的住房拥有状况或者可以说反映了高等学校教职工的财产状况。财产状况可以从侧面揭示了高等学校教职工的切实需要，以及高等学校的决策者采用何种办法对高等学校进行激励的效果可以达到最大化。因而高等学校的住房档案管理系统就要从高等学校住房的所有者的角度出发，为高等学校的决策者提供详实的分析数据进而促进高等学校的决策者的新政策法规的制定。
从高等学校住房档案自身的范围来看，高等学校住房档案既包括教工所获得的福利分房也包括高等学校学生的集体宿舍以及外来专家、国外访问学者等校外人员的临时性宿舍，这些宿舍的管理在以往的高等学校住房档案管理中，仅仅局限于对高等学校自身房产状况的管理，而缺乏对房产住户的统一了解，以及详细的信息记录。在这种情况下，高等学校的住房档案管理仅仅能够提供给高等学校的决策者房产状况，乃至学校不动产的状况，而不能真实的反应高等学校教职工的流动、高等学校学生的流动、高等学校外来人员的流动情况。
从以上情况可以看出，高等学校住房档案管理系统的建立需要从以下三个角度入手。首先高等学校的住房档案要本着以人为本的原则，在以往的住房状况的记录过程中，着重加入高等学校住房的所有者和实际住户的基本信息以及其它相关信息，这样一方面可以为高等学校决策者提供数据基础，另一方面可以为高等学校的住房福利倾斜政策的设定提供重要的参考依据。其次，高等学校的住房档案系统要坚持从固定住户和流动用户入手，尽量从多角度、多侧面了解流动住户的需求与诉求，流动住户因为其旁观者的角度往往可以对所暂时居住的住房提出较为中肯的管理建议，这种建议也往往较容易施行，可以大大的提高高等学校住房住户的满意度，并且成本较低。对流动住户的信息把握清楚，也有利于高等学校在发展与建设过程中涉及到的方方面面关系的理顺。还可以协助高等学校的决策者对高等学校近年来各院系、各机关所邀请的外来访问学者的情况进行了解，方便高等学校的决策者把握高等学校内部各院系、各机关、各学术组织的工作动向与发展方向，进一步促进高等学校决策者的正确决策，长时间的积累以尽量避免朝令夕改的问题发生。再次，高等学校的住房档案管理是一个长期的过程，也是一个积累的过程，这需要相应的工作人员在信息化之余，多看多走，多了解真实的住户情况，多了解住户的所思所想，协助高等学校的决策者缓和教职工与高等学校之间的矛盾，在高等学校事业单位住房福利政策消失的今天，为高等学校的决策者、领导者打开一条多元发展，多方听取意见之路。
无论高等学校的住房档案系统的建设与否都必须面对的是在新时期下，高校教职工住房依然困难的问题，这一问题将在很长的历史时期内相当严峻。如何解决教职工住房问题并使其进入良性循环是需要高等学校的决策者基于高等学校的现行状况以及高等学校的住房档案资料分析并决策来完成的。
