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浅议高校办公室的职能强化与管理创新

   中图分类号:G64           文献标识码:A     文章编号:1003-9082(2015)01-0204-02
  高校的办公室是学校的重要办公机构,起着承上启下的作用,承担着学校沟通协调、监督检查以及服务等基本职能。随着社会和高等教育的发展,对高校办公室的管理工作提出了更高的要求。办公室作为高校管理的重要枢纽,在新的发展时期不能固守自封,必须与时俱进,进一步的强化职能,不断推进管理方面的创新发展,只有这样才能更好的适应时代发展对高等教育的要求,才能为学校的教育体制改革做出更大的贡献。
  一、做好办公室工作需要树立的意识和强化办公室职业的条件
  1.办公室工作人员需要树立的五种意识
  首先,思想政治意识。办公室的工作人员需要具备良好的思想政治素养,作为学校办公室的工作人员,在工作中经常会遇到政治性很强的工作,在处理这些工作过程中,工作人员要时刻保持高度的政治敏感性,保证每一项工作都与国家的政策以及党的思想保持一致;其次,学习意识。随着社会不断进步和发展,高校办公室工作不断发生着变革,办公室的工作也越来越复杂,为了保证原有的工作方向,也是为了更好的完成办公室的工作,办公室的工作人员应该不断加强学习,树立终身学习的理念,不仅要学习好专业知识,同时还需要不断培养自身的其他学科知识,在工作中养成好的习惯;再次,敬业意识。高校办公室的工作错综复杂,需要工作人员付出极大的时间和精力,所以对办公室人员的敬业精神提出了更高的要求,在工作中不管做任何事情都应该出色完成本职工作;第四,实事求是的意识。实事求是是我党一直坚守的工作作风,这种先进的作风在我党发展的几十年间具有十分重大的现实意义,如果不能坚持实事求是,那么办公室的工作就不能取得相应的工作效果;最后,改革创新意识。随着我国社会不断的发展和进步,各类社会工作形态发生了较大的变化,办公室的工作也是一样,如果不能保持先进的思想,就容易被形势所淘汰,在工作中就不能出色的完成工作,无法为高校的发展做出自己应有贡献。
  2.高校办公室强化职能的前提条件
  首先,苦练基本功。办公室人员需要苦练基本功。在日常工作和学习过程中,不仅需要文书拟稿和校对工作,还要具备良好的文案写作功底和说服演讲能力;其次,学习理论知识。办公室的工作不断的变化着,所以对于从事办公室工作的人员来说,学习理论知识应该是一项不能间断的工作。办公室工作经常会与政治、法律和经济等相关学科结合在一起,所以为了更好的从事办公室工作,办公室人员应该花时间学习这些基本的理论知识是十分有必要同时也是非常重要的;再次,提高自身修养。一个人的修养往往能够反映到这个人的现实生活和工作中,所以对于任何一个人来说,提高自身的修养十分的重要,办公室工作是一项复杂性高、服务难度大、要求高的工作,所以提高自身的修养可以切实帮助办公室的工作人员从小事做起,保证出色的完成每一项工作;第四,养成良好的工作习惯。良好的习惯可以有效地帮助我们做好日常的工作。对于办公室的工作来说,细心是十分重要的,在工作中,如果文书校对不确切,会议时间通知不及时,将会对工作造成严重的影响。同时,办公室的工作人员在工作过程中需要制定合理的工作计划,要有长远的规划,按照计划一步一步的完成,这样做起来才能有条不紊,这样工作效率才高;最后,做好沟通协调工作,加强团队之间的合作。办公室人员在工作过程中要具备团队合作的意识,与其他教职工协同完成相应的工作,在工作过程中要出色的完成自己本职工作,同时还有给予其他人员工作上的帮助,只有这样才能保证工作有效的完成。
  二、高校办公室管理工作创新
  办公室的工作十分的繁杂,高频率的传达上级意见和向上反馈下级的建议,这对工作人员提出了更高的要求,这对性格的塑造有着十分明显的作用。当然办公司人员在工作过程中也承担着巨大的压力。在工作过程中要想保证办公室工作有一个新的局面,就要求办公室人员充满工作的积极性,积极的开展工作,全身心的投入到工作中去。作为办公室的管理人员应该努力营造出一种健康、积极、向上的工作氛围,使办公室的工作人员能够感受到组织的关怀,能够在这种氛围好带动教职工积极的开展教学工作。
  1.创建良性的竞争机制
  办公室人员一直在领导的身边工作,直接受到领导的培养,领导的工作方式会对自身产生较大的影响,能够迅速提高个人的办事能力,是一个人才辈出的部门,因此,办公室应该坚持正确的用人导向,为优秀人才的晋升提供顺利的渠道,有目的有重点的为优秀办公室人才提供良好的内外部工作环境,使更多优秀的办公室优秀人才为高校的发展发挥更大的作用和动力。
  2.创建良好的工作环境
  办公室人员的工作压力比较大,作为办公室的领导应该切实为没有工作人员创建一个有利的工作环境,要积极的改善办公条件,营造一个温馨舒适的工作环境,同时还需要关心每一位工作人员,积极引导员工爱岗敬业,热爱教育事业,发挥自己的职能作用,及时的发现工作人员思想动态,并积极的加以引导改善。
  3.解决生活中的实际困难
  办公室的服务对象有上级的领导也有广大教职工,为高校全体教职工做好后勤服务和保障工作是办公室工作的重中之重。在工作过程中,在政策的允许范围之内,要根据教职工的实际困难或者生活需求适当的提高福利待遇,对于教职员工家庭生活中遇到的困难,应该尽可能的给予帮助。在教学工过程中,办公室人员应该努力提高校园文化的生活质量,通过组织一系列的健康的积极的、形式多样的活动,改善教职工的精神面貌。
  4.积极落实责任制度
  办公室人员应该根据本学校职能的分工,监督各个部门履行其应尽的责任和义务。尤其是作为高等院校来说,办公室应该积极的落实好责任制度,使学校的运行效率提高,加快运行的节奏,在新时期的高校教育体制改革中发挥更多的活力。
  5.推进绩效考核
  在工作过程中为了创造一个公平、公正和公开的竞争环境,不断优化高校的激励机制,办公室应该强化对工作的考核机制,对每一个职工每月工作目标的完成程度进行考核,在激励员工的基础上发现人才、培养人才、使用人才。
  结语
  高校办公室的工作决定了一所高校的管理水平,甚至会影响到高校人才的培养。因此高校办公室工作人员要在积极提高自身能力的基础上,勇于探索,将高校办公室工作提升到一个新的高度。

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