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大数据云计算时代会计档案的电子化研究

  2013年末,财政部发布了《企业会计信息化工作规范》,这一规范中首次提到了会计资料的无纸化概念,极大地突破了我国的传统会计理念。2015年12月11日国家财政部、国家档案局令第79号发布《会计档案管理办法》,通过本次的修订,会计档案被定义为“各种形式的会计资料”,包括了通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。从此电子会计档案的合法性、合规性得到制度层面的保障,弥补了相关管理制度的空白。随着科学技术日新月异,传统的工作流程与方式发生了巨大改变,企业不再仅仅拘泥于传统纸质的办公状态,通过不断地探索,正在尝试使用无纸化办公方式,推广电子化的管理模式。会计档案包括了会计凭证、会计报表、财务报告和其他会计资料几个部分,详细且准确地记录了一切经济活动,发挥着非常重要的记录价值。电子会计档案使档案的生成模式发生改变,通过相关流程将生产中的电子文件直接形成档案来进行保管利用。
  一、电子会计档案与传统纸质会计档案的区别
  (一)档案的传递方式不同
  传统的会计档案一般使用纸质材料,部分还需要通过邮递的方式进行人为传送,传输过程较为复杂,耗费时间较长,邮递成本高。而电子会计档案通过网络进行系统传输,仅需几秒钟的时间即可完成传送,节省了人力、物力、财力,还可以避免邮递过程中的遗失、损毁、泄露等问题,极大地提升了工作效率。
  (二)归档的方式不同
  传统会计档案的归档是按规定将所有核对正确的纸质会计档案分类别进行装订后统一保存,而电子会计档案通过建立财务共享中心,将系统传输的会计档案统一保存。此外,传统会计档案在归档期间可能会出现部分错误或纸张破损等问题,需要与原开票人取得联系重新开具,重新邮寄,待取得正确凭证后再归档,浪费了时间,也使效率降低。而使用电子会计档案可以有效的克服这些缺点,可以直接在计算机上使用相关技术更改,操作十分方便快捷,也不会出现纸张上的问题,大大的提升了工作效率,但也存在会计电子档案被更改却不被发现的隐患。
  (三)保管的方式不同
  在传统的纸质会计档案保管模式下,需要专门建立一个保管室用来保管装订好的会计档案,查找相关档案时需要人为在大量档案中搜寻,而电子会计档案是将分好类的电子档案统一储存在系统里面,非常方便快捷,搜寻相关档案时只需搜索关键词就可以快速查询,节省时间提高效率,但需要安全性高的保管系统。
  二、使用电子会计档案的意义
  (一)有利于降低存储成本
  使用电子会计档案大大减少了纸张的使用,不但为企业节约了管理成本,也可以降低企业的存储成本。会计档案管理办法规定,纳税申报表、银行对账单等保存10年,原始凭据、记账凭证等保存30年,还有需要永久保存的会计档案。企业需要极为严格的存储条件来保管如此长时间跨度的会计档案,不仅需要足够大的存储空间,而且还需要防腐、防潮、防盗、防火。而会计档案电子化依托信息技术,将档案信息存储在专业设备中,节省了空间,节约了纸张,降低了成本,提高了效率。
  (二)有利于数据共享,提高利用率
  在纸质会计档案保管模式下,财务部门若要与外界共享财务信息,需要经过繁琐的交管程序,人工查找档案、搬运档案,事后归还档案,一切依靠手工操作的方式,花费的时间长,降低使用效率,使会计档案的使用价值极为有限,难以真正发挥档案的经济价值。而电子会计档案不受地域性、时效性的限制,借助互联网,利用信息技术,直接从计算机读取所需要的信息,实现会计信息在不同部门、不同科室之间的共享,提高会计信息的经济价值,更好地为企业生产经营服务。
  (三)有利于提高企业的财务管理能力,促进会计改革
  在传统的会计档案管理模式下,财务人员和档案保管人员需要花费大量的时间精力进行档案的收集、整理、归纳、归档,但由于后期查阅借阅过程复杂,使用率较低,成本与收益不成正比。通过会计档案电子化管理,电子文件可以自动归档,节约人力,将财务人员从繁杂劳动中解放出来,可以利用云计算、大数据等平台实施信息共享,提高数据处理能力,利用财务数据分析财务指标,财务人员更多的从事财务预算、财务决算、绩效评价、财务报表分析等工作,提高财务管理能力,促使企业由财务会计向管理会计转型。
  (四)有利于提高工作效率,降低人工失误
  通过电子会计档案的管理方式能提高管理的精确性和安全性。对于规模较大的公司来说,如果档案资料在管理中出现问题,便有可能给公司的利益造成极大的损失。在大规模的经济管理中,人工操作的失误率更高,纸质档案的保管安全性较差,容易出现档案丢失或遗漏的问题,对于公司重要文档的保管极为不利。而电子会计档案通过云数据进行电子化的管理,加快数据传输速度,节约时间,电子化管理能够及时保存数据,实时提取数据,通过加密功能保障信息安全,还有利于信息共享。电子会计档案以其独有的优势,将人工失误降到最低,提高了会计管理工作的效率。
  (五)有利于减少资源的消耗,绿色环保
  在传统的会计档案保管过程中,每次的分析整理和计算都需要使用大量的纸张,长期积累下来造成了大量的资源消耗,给环境造成污染。而电子会计档案可以直接传输电子信息,不必要浪费纸张,能够给公司带来清楚、快速的归纳结果,如果需要更改数据,可以直接通过电子信息进行更改,不需要浪费纸张,实现绿色办公。
  三、电子会计档案管理的难点
  (一)企业信息化建设起步晚、水平低
  电子会计档案是信息化建设的必然趋势,其受限于企业的信息化建设水平。会计电算化的应用虽然在目前得到了普及与快速发展,逐步代替手工记账的方式成为会计核算的主流方式,但受限于技术、观念、费用等,企业只注重将会计电算化应用于会计凭证、账簿、报表等,而在电子会计档案的数据、软件读取的平台及磁存储介质存储的备份及归档保存应用不足,即纸质的会计档案与存储会计数据的磁性介质档案之间没有实现同步的归档,对会计信息资源的完整性和整合性造成影响。会计信息化是信息化大背景下会计改革的必然结果,虽然实施会计改革,建设会计信息化是我国“十二五”时期的重要战略目标之一,但会计档案电子化作为会计信息化的重要组成仍处于初始阶段,而且需要大量的经费投入,这对我国企业的信息化基础建设造成影响,影响了会计档案电子化的建设进程。
  (二)电子会计档案的管理制度标准不完善
  《会计档案管理办法》对管理电子会计档案提出了新的要求,但电子会计档案的相关宣传和应用仍然没有得到一些企事业单位领导人的重视,关于电子会计档案相应的管理制度、归档程序等规范及技术标准在大多数的单位中仍然十分不健全。所以电子会计档案的实际管理中存在很大的主观性,分类错误、缺少备份、查找不到等问题容易发生,在一定程度上影响了电子会计档案的使用。
  (三)电子会计档案管理的安全隐患多
  计算机、网络、信息系统和存储器对于电子会计档案的保存和利用来说缺一不可,而这些也极易带来安全问题,电子会计档案的存储介质保存环境如果不达标,比如出现受潮、消磁、高温、灰尘等现象,就可能会造成数据受损,从而使电子会计信息的真实可靠性受到很大影响。除此之外,会计信息一旦被修改在网络环境下具有隐蔽性,如果网络安全不能得到保证,电子会计档案的信息就存在被改动或泄露的风险。许多单位的管理工作人员需要提高对于电子会计档案的安全管理意识,网络的安全技术水平还有待提高,还亟需完善电子会计档案的安全保密环境。
  (四)电子会计档案管理人员的水平低,缺乏相关的培训
  胜任电子会计档案的管理工作不仅需要工作人员具备档案管理的专业知识,而且还要求具备必要的财务管理、计算机操作、网络安全软件和硬件维护等专业技能。传统的纸质档案大部分依靠保管人员的手工整理,需要计算机操作的部分很少,因此在电子会计档案的保管过程中现有的保管人员很难达到要求。但是,能够熟练掌握现代化计算机技术的会计电子化档案保管人员非常少,许多单位都缺少能够熟练掌握计算机技术的管理人才来保证电子会计档案的完整性和安全性。而且电子化会计档案还没有受到一些单位的重视,他们不能定期对相关保管人员进行培训,导致保管人员的水平提高十分有限,对电子会计档案的管理要求还不能满足。
  四、加强电子会计档案管理的对策
  (一)加强领导的重视,提高企业的电子会计档案意识
  企业加快建设电子会计档案的关键是得到领导的重视,而会计核算作为企业的重要经营管理活动,会计档案管理作为企业管理的重要组成部分也应该受到领导的重视。同时,企业的领导也应该与时俱进,认识到信息化条件下电子会计档案的重要价值,加快提高会计信息化的建设水平,提升电子会计档案的管理水平,加大相关的技术研发,提供研发经费,加快信息化建设进程。企业还应该积极宣传电子会计档案的优势,设置相关管理岗位,配备专业管理人员,积极共享财务数据,加强各部门之间的合作,在企业内部形成良好的会计档案管理工作氛围,提升工作效率,让会计信息更好的为企业的经营管理活动服务。
  (二)健全和完善电子会计档案管理的内控管理制度
  建立健全电子会计档案的内控制度对于确保电子会计档案的安全性和完整性十分重要。根据《会计档案管理办法》的管理要求,单位的相关账簿、会计报表、记账凭证、现金日记账和银行存款日记账等都属于会计档案,需要打印出来并立卷归档,若有的电子会计信息没有纸质的档案,则需要副本备份。各个单位应根据自身情况建立电子会计档案制度,选择高质量存储介质并进行备份,分类编号便于查找,选择合适的环境做好保管措施。同时,编制检索工具和目录,便于后期检索,确保调档不会出错。做好电子会计档案的安全管理,可以使用验证码、指纹等安全认证技术。设立电子会计档案专门岗位,由专人操作,避免越权。健全借阅制度,完善借阅手续,防止档案被丢失或损毁,做好备份安排,定期检查维护备份档案。建立健全电子档案接收制度,在接收前确保电子数据的真实、完整、准确,要符合相关制度的要求。此外,电子会计档案的销毁要有专人负责签字、监督,并在销毁清册上签字,及时报告单位负责人。
  (三)构建电子会计档案多维度风险防控体系
  电子会计档案虽然给日常工作带来很多便利,但也存在多种风险,企业应该构建风险防控体系。可以从计算机软硬件系统、电子数据管理、个人行为规范等多方面构建风险防控体系,消除安全隐患。使用过程中分别给予不同的使用人员不同的使用权限,禁止越权使用,确保每个环节的数据安全。维护人员设置软件安全参数,设置多种模式,比如在电子档案形成、保存、传输中,可设置可读、禁止拷贝等模式,避免数据和参数被修改、被泄露。数据传输加密管理,完善查重系统,防止档案重复归档。同时,建立人员分离制度,确保一名工作人员无法完成对数据的操作和修改,不同程序由专人负责。各个单位还应该配备高质量的计算机系统,安装杀毒软件、高级防火墙、安全预警系统等,由专业技术人员定期杀毒、检测、维护,防止受到黑客的攻击。此外,定期对管理人员实施培训,提高他们的操作水平和专业技术水平。最后,选择利于硬盘、U盘、光盘等保存的环境,选择高质量的存储介质进行电子会计档案保存,对往期的电子会计档案不定期和定期检查,保证电子会计档案的安全、完整。
  (四)优化电子会计档案资源的开发利用
  各个单位要采取积极有效的宣传措施宣传电子会计档案的价值,增强全体员工对会计电子档案的重视程度,充分发挥它的价值和优势。拨付充足的资金,提高硬件设施质量,比如内存空间较大的高端服务器,对相关工作的开展给予充分保障。同时,加强人员培训,提高工作人员应用大数据、信息技术的水平,增强电子会计档案管理的内部力量。还要注重电子档案资料的完整性,可以有效分析数据,充分运用数据,发挥电子会计档案的价值。电子会计档案作为新兴事物,虽然已经得到一定范围的应用,国家也有一定的政策法规来规范,但仍然存在不足之处,需要企业加强管理,国家完善政策法规,真正使电子会计档案的价值得到最大利用。
  综上所述,对传统会计档案管理进行改革后的电子会计档案,迎合了会计电算化的发展,通过信息化的技术手段使会计档案的管理效率和利用效果得到极大提升,进一步规范了会计档案的管理方式。对于电子会计档案当前存在的问题,管理人员要提高认识,完善制度、加强安全保障、提升工作人员素质与操作水平,为信息化时代电子会计档案的管理奠定基础,发挥会计信息的价值,促使企业更好更快发展。

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