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浅析事业单位档案管理的创新策

  事业单位是政府组织机构,主要从事公益事业,包括科技、卫生、艺术、文化、教育等工作,具有服务民生、转化政府民生政策社会职能。档案是记录社会发展、机构演变和个人成长的重要历史资料,将档案资料维护好,对社会发展具有重要的意义,为了实现这一目标,应当通过创新性的改革和创新,实现对档案的科学化管理。事业单位的档案管理也同样重要,在当前的社会形势下,事业单位的发展离不开与社会的接轨和人才策略,必须要及时优化传统档案管理制度,对人事档案实施有价值的管理手段,以信息化和智能化的手段提高管理水平,实现档案管理与人才策略的紧密结合。
  1事业单位档案管理存在的问题
  档案管理是事业单位日常管理工作的重要环节,与各项工作环环相扣。档案管理工作具有完善的工作制度,每一个环节都要按照规章制度来完成,但随着社会环境的变化,传统的管理流程开始暴露出不足之处,出现了一些新时期的新问题,成为事业单位管理工作高效运行的阻碍之一。具体来说,事业单位档案管理工作存在的问题,主要体现在以下三个方面。
  1.1制度长期不完善且内容流于形式
  事业单位的档案管理制度,大多数照搬了上级机构的政策和内容,但在运行时缺乏本单位的实际情况参考,导致部分管理制度发生混乱,缺乏统一的优化机制。此外,个别单位长期忽视档案管理工作的重要性,对档案管理工作的关注、支出和设施完善缺乏足够的积极性。长期的不重视和制度的不完善,导致事业单位档案管理工作与实际工作产生了错位和脱节,档案的留存与机构运行之间没有形成应有的闭环,一些管理制度执行不力,影响了事业单位的整体发展。
  1.2传统档案电子化比例低
  随着新媒体技术的广泛应用,各级档案管理部门已经开始大力推定档案的信息化管理,新技术的应用十分普遍。档案管理的信息化建设是新时期档案工作的重要转型节点,既要将新的档案实现原件与电子存储相结合的方式,还要将原有的纸质档案逐步转化为电子档案。但也要看到,仍有一些基层机构未能将档案的信息化工作提上日程,依然在观望中,传统的档案管理降低了工作效率,也不利于与上级单位的信息化网络相连,制约了体系内整体工作的开展。
  1.3缺乏高层次档案管理专业人才
  人才是事业单位各项专业工作开展的基础,事业单位的档案管理工作也需要高层次的人才,实现管理工作的不断升级。但实际上,事业单位档案管理工作从业人员,大多数缺乏档案专业的学习和系统化培训,而是从其他岗位转型而来,在缺乏专业知识的前提下,完全不具备档案管理的基本常识和手段,系统化的管理也成为无稽之谈。专业程度不够的档案管理人员,只能承担资料的收集和装订,无法挖掘出一份档案资料背后的历史价值和重要意义。档案管理工作虽然也有一部分水平高的专业人才,但他们往往身兼数职,无法实现档案管理的转移性和系统化。
  2档案管理工作优化需遵守的原则
  2.1差异化与统一化兼顾原则
  优化事业单位的档案管理工作,要兼顾管理制度的差异化和统一化。具体来说,在制定基层事业单位的档案管理制度时,一方面要考虑国家和上级部门的档案管理法律法规及相关制度,作为核心的依据,这是档案管理制度的统一化要求;另一方面则需要考虑本单位的实际情况,将行业特点、单位特点与既有法规相结合,制定出适用单位内部运行的档案管理制度,这是档案管理制度的差异化要求。在这一原则下,档案管理制度才能更加科学严谨,在实际工作中能够高效施行。
  2.2制度与执行并重原则
  档案管理工作使事业单位内部的各个部门都密切关联,对非专业人士来说具有一定的行业障碍,因此在制定中要考虑执行阶段的可行性。在执行过程中,专业管理人员要及时与各部门的档案专管员进行沟通,履行对档案收集、管理和维护的基本职责,并加强人员培训,不断改善和优化管理制度。
  2.3档案管理人员权责统一原则
  档案管理人员是事业单位档案管理工作的主要执行者,是事业单位档案管理工作的重要组成部分。档案管理人员对工作的认知、重视程度以及工作的积极性将直接影响档案管理的最终质量。为此,要加强对档案管理人员的管理,做到权责明确、统一,使其充分意识到自身工作的职责和所享受的权益,并在具体工作中予以保障,以此来激发他们的工作热情和积极性,从而保障档案管理工作的效率和质量。
  3事业单位档案管理创新策略的建议
  3.1创新管理思路,借鉴现代管理理念
  事业单位管理与企业管理存在本质的不同,主要表现在工作内容和效果评价层面,但在管理制度上存在较多的共通之处。事业单位档案管理制度存在一定的落后,从根本上来说在于管理理念的落后,主要领导干部的思维不进步,整个单位的管理水平便难以提高,无法跟上时代的新变化。因此,事业单位档案管理工作的升级优化,需要自上而下地创新管理思路,通过借鉴现代企业管理制度的一些理念,有机地融入档案管理工作中,树立现代化的档案管理机制,提高运行质量。
  3.2创新制度管理,加强法规落实和制度考核
  切实落实各项管理制度,是保障档案工作高质量开展的基础。一方面,所执行的制度要具有先进性,事业单位应该对机构内的各项制度进行梳理和淘汰优化,将陈旧刻板的管理制度进行改善,特别是档案管理制度,事关每一项具体工作,要求制度与实际工作要严密结合;另一方面,制度的执行必须科学、稳定,不能三天打鱼两天晒网。
  在制度的层面,电子档案的推行还缺乏足够的制度依托,单位内部的一些文件、制度等资料,在保存一部分原始资料的基础上,更多的是以电子档案的形式保存和归类。电子档案已经是大势所趋,但在制度层面,还缺乏对电子档案的管理优化,哪些资料可以仅保存为电子档案,哪些应该同时保存纸质材料,都要严格分类和履行。此外,如何保障电子档案的安全性和真实性,也是事业单位档案管理制度面临的重要挑战,解决这些问题并严格执行,需要加强督导和考核,确保档案工作不出现漏洞。
  3.3创新管理手段,数字档案实现普遍化
  档案管理的优化还要考虑具体的执行层面,通过采用现代化的管理设备和信息技术,提高档案资料的归集、查阅和管理水平。事业单位要加强内部信息化建设,建立重要档案及时申报备案、普通档案定时备案、历史档案积极挖掘的基本工作手段,促进档案管理工作的不断完善,充实事业单位档案资料的丰富程度。以档案的保管形式为例,纸质档案是传统手段,但数字档案是当前的主流手段,如何平衡两者之间的关系,确保互补性和安全性,是档案管理工作需要解决的重要课题。实际工作中必然会出现多种偏差,一些资料的处理情况不尽如人意,甚至出现大量资料重复备案、个别资料难以查阅的情况。因此,将数字档案管理水平提升到战略层面,成为纸质档案同等重要的水平,具有重要意义。
  3.4创新人才培育机制,加强档案管理专业培训
  要实现事业单位档案管理工作的有效优化,就不能忽视对档案管理人员的培训。事业单位要加强对档案管理专业人才的培养,通过开展定期或者不定期的培训,来提高他们的档案管理技能和专业性,使其能够熟练掌握和运用传统与现代两种档案管理方式。与此同时,还要注重档案管理人员素质的提升,可以尝试员工轮岗制,即为员工提供外出培训的机会,提高工作人员档案管理知识和技能,使其明确自身职责,以此促进档案管理工作科学、顺利地开展。
  3.5创新档案管理信息化系统的管理体制
  确保事业单位档案管理信息化建设工作的正常进行,离不开软硬件设备的大力支持。事业单位应当在充分结合档案管理实际状况的基础上,对单位所要用到的软硬件基础设施做好相应的配置与更新工作,以便减少对信息化建设带来的不利影响。在最近几年里,随着档案管理信息化建设的日益完善,事业单位逐渐将目光放在了档案管理的风险上面,并采取有效措施加大档案信息安全管理的力度,尽可能减少发生技术性的失误而造成成本的过度浪费。
  对档案信息要进行统一化管理,同时还要在这个统一管理的基础之下,建立一定的分散式系统,这才是促进档案管理信息化的最理想模式。要想加强档案管理的信息化水平,要成立专业的专家咨询小组,这些专家成员可以在一起讨论协商,经过讨论才能提出关于加强档案管理的长期发展目标,制定出与之相关的标准和方案,不断扩大投资规模,提高经费的预算水平,尽快解决好重大的问题,为提高档案管理决策水平建立一定的制度保障。
  4结论
  综上所述,事业单位档案管理工作在新时期面临诸多挑战和机遇,成为此项工作进行转型的重要节点。档案管理工作应该以信息化转型为导向,结合制度建设、人才储备、理念创新等优化策略,综合运营信息技术和现代企业管理理念,结合档案工作的特殊性和事业单位工作的普遍性,紧密结合社会经济发展和单位发展的实际需求,打破传统思维和管理手段,形成科学、完善、可持续的新时期档案管理制度。实现以上优化路径,还需要事业单位加强保障,从制度、人才、资金等方面加以扶持,让档案工作成为事业单位高速发展的重要依托。

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