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新时代信息数据化背景下企业档案管理创新思考探索

  在新时代信息数据化背景下,信息资源发挥着重要的作用。企业需要加强管理信息资源,才可以实现可持续发展。企业档案管理工作发挥着重要的作用,企业需要利用现代信息技术,提高企业档案管理信息化水平。计算机网络技术不断升级发展,可以提高企业档案管理工作效率。虽然近些年企业档案管理工作获得一定的成果,但是仍旧存在不完善部分,企业需要利用合理的管理措施,促进企业档案管理信息化建设。
  一、新时代信息数据化背景下企业档案管理的特征
  (一)数字档案为管理对象
  在新时代信息数据化背景下,企业档案资源也逐渐实现了信息化,企业越来越少的利用纸质档案,不断增加数字载体档案,技术人员可以在计算机中存储这些档案,数字档案具有一定的虚拟性,这类档案可以实现复制和传输等功能。
  (二)收集利用为管理核心
  在管理纸质档案的过程中,管理人员需要加强信息管理档案,但是落实信息化档案管理工作,企业需要加强整理和保管档案,因此也改变了企业档案管理工作的对象,不断增加了数字档案的数量,企业档案管理工作的重点是高效管理和利用信息化档案。
  (三)档案利用方式的信息化
  企业在利用纸质档案的过程中,档案管理人员需要来到档案室查阅档案,降低了档案利用率。在新时代信息数据化背景下,可以利用计算机形式呈现出数字化档案,提高了档案查阅和利用的便利性,在网络化应用阶段,可以使档案工作的效率和质量进一步提高。
  二、新时代信息数据化背景下企业档案管理的现状
  (一)档案管理方式滞后
  在新时代信息数据化背景下,逐渐突出了企业档案数据化的重要性,企业在日常经营生产中会不断出现各种数据化信息资源,在实际利用当前的档案管理模式中,因为数字化建设工作具有滞后性,无法满足时代发展的需求。一些企业虽然建立了自动化办公模式,但是因为企业档案管理工作具备保密性,再加上企业档案管理工作并不会直接产生经济效益,因此一些企业并没有构建专业化的档案管理信息化平台,没有及时归档电子档案,无法完整的存储企业档案信息。
  (二)网络安全问题
  企业利用信息化技术的阶段,企业需要正确理解信息化技术的利弊,高效管理和利用档案,但是同样也威胁到档案安全性。企业经常会泄漏档案信息,影响到企业信息的安全性。实现企业档案管理工作的信息化,需要完善安全基础设置,保障网络信息安全性。促进新时代信息数据化背景下企业档案管理工作可持续发展。
  (三)档案服务信息化程度低
  企业档案管理工作的目的是开发运用档案信息,同时可以为企业战略发展提供可靠性的参考数据。但是当前很多仍旧注重保管和整理档案信息,降低了企业档案管理信息化程度。在新时代信息数字化背景下,档案信息逐渐实现了数据化,对于企业档案管理工作也提出了更高的要求,企业不仅要归档整合档案,同时也要集中查阅档案,提高档案信息搜索和应用的便利性。
  (四)电子档案真实性问题
  传统的纸质档案具有较高的真实性,因为档案的载体是纸质,因此在记载和保存档案信息的过程中很难发生虚假问题。但是针对电子档案类型,因为信息技术具有虚拟化特征,因此很容易引发各种问题,尤其是真实性问题,一方面很难确定信息的原始性和真实性,另一方面在保存信息的过程中,如果发生了其他问题,也会影响到档案信息的真实性,被他人篡改之后很难被察觉。
  三、新时代信息数字化背景下企业档案管理创新措施
  (一)创新企业档案管理理念
  为了充分挖掘企业档案信息,为企业决策提供准确的数据。在新时代信息化数据化背景下,企业需要创新档案管理理念,落实新型管理思维,在档案管理和档案存储中利用信息技术。档案管理人员需要主动分析信息技术的作用,重视信息数据资源,转变传统的纸质档案信息为信息数据形式,根据企业实际需求综合分析档案管理过程,及时分析档案信息,便利性的查询企业档案信息。企业需要完善档案管理制度,档案管理人员也要建立数据化管理思维,科学利用互联网技术,高效利用企业档案资源。在新时代,企业对于档案信息提出了较高的要求,档案管理人员需要根据工作要求,分类存储数据资源,建设企业信息化档案管理平台。
  (二)加强归档电子档案
  数字档案是企业档案信息重要发展趋势,因此档案管理人员需要加强收集和归档资源,满足档案管理部门电子档案的工作要求,使企业档案归档效率进一步提高。企业需要注重归档电子公文,根据规范转换电子公文,优化归档模块和接口,通过全面收集数据信息,保障企业档案归档的全面性。企业还需合理归档多媒体档案,多媒体档案具有较多的类型,增加了归档工作的难度,因此企业需要分类归档档案资源,根据规章制度,分类归档照片和视频以及音频等资源。
  (三)建立管理服务平台
  在新时代信息数据化背景下,为了高效管理档案资源,企业需要优化档案管理形式。利用信息技术整理企业内部数据,构建数据化档案管理服务平台。企业利用数字化档案管理平台,可以及时管理和发布档案信息,同时可以存档电子档案。企业需要改进档案管理流程,保障电子档案安全性,提高企业档案信息的规范性,保障信息化管理效果。企业完善管理服务平台,需要利用平台拓展性,集成利用企业自动化办公系统,可以自动归档企业电子档案。企业需要利用数据化档案管理模式,完善档案信息管理系统,详细的记录档案数据,促使企业高效利用信息,科学的配置企业档案资源。同时需要通过数据分析,满足企业信息需求,进一步丰富企业档案管理功能。
  建立档案信息服务平台,不仅需要高速的传输信息,还要完善安全保障系统。利用网络技术实现企业档案管理工作的数据化。全面收集实体档案信息和数字档案信息,通过分类汇总,保障档案信息的安全性,建立档案信息查询平台,有利于企业高度共享资源,不仅可以提高企业档案信息的真实性,同时可以实现企业档案资料的数据化,帮助用户便捷的获取信息,提高企业档案管理工作效率。
  (四)完善电子档案安全保障体系
  企业应用压缩编码加密技术,可以提高电子档案读取工作的针对性,同时可以保障电子信息内容的保密性,企业需要利用计算机技术和互联网技术建立电子信息档案数据库,有效共享信息内容,但是因为互联网中存在漏洞,可能会泄漏档案内容。因此在企业档案管理工作中,企业需要完善电子档案安全保证体系,加强监督和管理企业档案管理工作,同时对于档案实现安全备份,跟踪监控记录档案,及时处理发现的问题。
  (五)智能化管理档案信息
  为了满足新时代信息数据化需求,企业需要加强数据化管理档案,利用大数据技术智能化管理档案信息,集中式一体化管理电子档案信息。在运用的档案信息的过程中,可以利用条码扫描枪和PDA等技术手段,有序管理企业档案信息。企业开展各种经济活动和经济业务,需要利用数据作用,因此企业在创新档案管理工作的过程中,企业需要结合业务数据,建立子档案系统,促使业务人员利用系统检索需要的信息,提高整体工作效率。
  (六)提高档案工作者的信息技术应用水平
  信息技术不断发展,也不断涌现出新兴技术,为了促进社会发展,企业需要提高档案工作者的信息技术应用水平。档案工作者需要深入掌握有关档案的专业知识,同时需要灵活掌握计算机技术和信息管理技术等。例如在整理电子文件的过程中,档案管理者要高效管理数据库,同时要灵活操作计算机,满足企业档案管理工作需求,利用档案工作促进企业发展。企业档案管理部门需要大力引进专业人才,使整体工作队伍的素质水平不断提高。同时需要加强培训工作,在企业部门内部建立良好的学习环境,鼓励档案管理人员不断提升自我知识水平,促进档案管理信息化建设。
  (七)建立电子档案库房
  为了提高企业档案管理工作水平,突出档案的作用,工作人员需要高效收集管理企业档案数据,同时需要建立电子档案库房,模拟管理实体档案。企业需要建立电子库房,结合企业档案数据类型,在库房内部合理划分存储区域。此外可以利用虚拟技术全面展示档案库房,利用二维码数据形式归类企业实体档案。部署了企业电子档案库房之后,工作人员需要在智能化档案管理系统中传递档案数据,在入库阶段,利用档案储位管理板块获取档案信息,科学的匹配档案信息,并且在合理的位置存放档案信息。完成入库工作之后,企业档案管理人员可以利用电子档案库房全面搜集和查询档案信息。
  四、结语
  我国不断改进和完善信息化技术,为了企业工作效率,企业需要重视档案管理工作。在新时代信息数据化背景下,在企业档案管理工作中充分利用信息技术,创新档案管理工作模式,进一步提高企业档案管理工作的信息化水平,为企业经营发展提供针对性的数据。

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