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办公室文秘工作与档案管理工作一体化探讨

  随着信息时代的不断发展,信息技术已经融入各行各业,因而现阶段办公室工作的自动化程度也在逐渐提升。信息技术的运用能够大大提升办公室工作效率,减轻人力资源占比。在以往,文秘工作和档案管理工作是两个独立的个体,而在现阶段正在实现二者一体化的工作模式,本文对此进行探究。
  一、办公室文秘工作与档案管理工作概述
  (一)办公室文秘工作
  作为办公室文秘人员,需要帮助领导处理一些日常的事物,并且还要帮助领导传达思想。除此之外,文秘的工作职责还有起草文书、整理工作文件以及协助领导进行一些工作决策的制定等。因此,文秘工作人员是一个经常与文件接触的工作,所以对文件的起草、整理、传达以及处理和保管是文秘工作的主要内容,通过这样的方式有助于文秘人员更好地为领导服务,做好协调工作。并且,作为文秘人员,要具有良好的保密意识和较高的政治觉悟。
  (二)档案管理工作
  在企业档案管理工作中,主要的工作内容就是对企业内部的相关文件资料进行收集和管理。在管理工作中,要把文件进行严格分类并且要妥善保管。对档案进行妥善、良好地保管,有利于档案信息资源被合理运用,从而使领导在作决策时能够找到依据,从而促进企业的整体发展更加稳定、科学、高效。
  二、文秘工作与档案管理工作一体化的意义
  (一)提高工作效率,加强办公室人员的素质
  办公室文秘工作对企业内部的各项工作都具有衔接的作用,是企业内部的一项重要的工作。而文书档案管理工作不仅仅是对文件的整理和归档,而是要在企业需要使用资料内容时,能够准确地进行调阅,并提供查询服务。因此,对文秘工作与档案管理工作的一体化建设,需要文秘工作人员具有良好的素质以及较高的职业素养才能够胜任。因此,要加强对工作人员专业知识以及职业素养的培训,使其能够在工作中更加顺畅、连贯地开展一体化工作方式,使文秘工作提升质量,档案管理工作基础扎实。
  (二)提高公文质量和档案管理质量
  在当前的社会发展中,信息技术的运用已经越来越深入,在文秘工作和档案管理工作中,大部分企业都已经通过对信息技术的运用而提升了工作质量。通过信息技术的运用,能够有效节约工作时间,在此基础上还能够提升工作效率。通过对计算机的运用,能够使办公工作更加自动化,从而节约人力成本,并且计算机出错的概率相较于人力而言要少许多,因此还能够提升工作的准确度,最终使工作质量得到提升。
  三、文秘工作和档案管理工作一体化过程中存在的问题
  (一)档案管理意识薄弱
  在当前企业工作中,文秘人员是领导的左膀右臂。由于在工作中文秘人员需要负责的文书内容较多,因此就会造成工作繁忙,无暇顾及档案管理的问题,对档案管理的意识较为淡薄。在工作中,无法做到以档案管理的标准进行文书处理,会造成许多文件的原稿保存不当或者文件编码错误等问题,直接对公文的质量造成影响,还会影响后续档案管理工作的正常开展。
  (二)档案范畴把握不准
  虽然看起来档案管理对象就是一些文书资料,但是在实际的工作中,档案管理工作涉及的内容是多种多样的,其中包括声像资料以及重要机密文件等。在当前的一体化工作过程中,会存在文秘人员对一些重要的档案与普通文书没有进行区分和标注的情况,从而会对文件的质量造成直接的影响。这就属于档案范畴把握不准的问题,会造成档案管理混乱,在后期调阅时十分困难。
  (三)及时性差
  在当前的文秘工作与档案管理工作一体化进程中,还有一个重要的问题就是及时性较差。由于一些员工在从事文秘工作的同时还在进行档案管理工作,所以在实际工作中,难以具有充足的时间和精力对档案资料进行整理和保管,或者是由于一些原因无法及时对档案资料进行归档等。
  四、文秘工作与档案管理工作一体化的有效对策
  (一)提升素质,加强修养
  一方面,通过加强培训提升员工的综合素质。秘书人员作为领导的助手,要加强自身政治素养和职业能力的提升,并且要兼顾档案管理工作。要加强对文秘人员的培训,使其能够掌握多个领域的知识,提升自身的综合素质,加强对信息化的学习,使自身能够熟练地掌握信息化技术。另一方面,要加强道德修养与责任意识的培养。档案管理工作的工作对象就是档案,因此对档案的管理要具有良好的专业性和责任心才能实现,并且档案管理工作较为枯燥乏味,因此,需要工作人员具有良好的道德修养才能胜任。
  (二)充分利用,力求长效
  在文秘工作中,要加强对档案信息的有效运用,通过正确认识档案的价值,从而对档案中的信息资源进行科学分类。在需要调阅时,能够高效地找出相关档案内容,以确保档案的运用能够得到保障。并且,要加强企业的信息化建设,运用信息技术对档案进行全面管理,从而使档案管理工作能够更加高效地开展。在企业中,想要实现文秘工作和档案管理工作的完美结合,就需要先对二者的定义进行明确,然后再进行结合方式的研究。通过本文对办公室文秘工作与档案管理工作一体化建议的探讨能够得知,在当前的一体化工作中,存在档案管理意识薄弱、档案范畴把握不准的问题,因此需要对公文格式和文书归档进行规范化管理,加强文档一体化建设,从而促进文秘工作与档案管理工作合二为一,推进一体化进程的发展。

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