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大数据时代背景下档案管理工作的研究

  档案管理工作在多年的发展中很难受到人们的重视,因此发展速度受到了不利影响,发展难度也较大。档案是对历史的记载,而且还有一部分档案中记录的信息十分重要,因此国家应该更加重视对档案的管理。现如今,大部分地区的档案管理工作仍然是人工形式,无论是收集档案,还是对档案进行管理都是以人工的形式进行,人工的工作方式可能会导致管理档案的过程中出现失误,无法有效保障档案的安全。想要提高档案管理工作的质量,发挥档案管理的作用,负责档案管理工作的部门应该加强信息技术与档案管理工作的结合,使用信息技术解决档案管理工作中遇到的各种问题,而且相较于传统的管理方式具备更多优势,有利于促进信息的共享。
  一、档案管理存在的问题
  (一)档案管理重视程度不够
  现在发展越来越复杂,传统的档案管理工作已经无法满足现在的发展需求,档案管理重视度不够这是现在面临的一个问题,在管理的过程中,我们需要采取新的方式来解决其中的问题,面对新的发展,档案管理的内容也变得越来越多,传统的管理方式已经无法满足现在的发展,很多技术和内容都需要得到进一步的更新和发展,相关的管理人员意识还不够完善,对档案管理的认识程度还不够高,给未来发展带来了不良的影响。
  (二)档案管理方法有待创新
  档案管理的方法有待更新,面对新的发展,我们必须要采取有效的方式来针对性地进行解决,融入新的发展观念,解决其中的问题,适应现在的工作需求,满足人们不断提升的愿望,在实际的发展中发挥更好的作用,根据现在市场发展的情况来进行相关的调整。
  (三)档案管理规章制度有待完善
  档案管理规章制度有待完善,这一点是非常重要的,我们从现在的发展形势上看,档案管理的规章制度还不够完善,不适应现在的工作,我们在进行管理的时候找不到合适的管理方法,给我们的管理工作造成了很大的影响,不能更好地满足现在的发展需求,从而出现档案不全面,档案的质量不高等问题,相关的制度并没有发挥真实的作用,在管理还存在很多的问题。
  (四)档案管理信息化系统发展尚不成熟
  档案管理信息化进程在不断推进,但其实这个技术并不成熟,目前还没有一个完整的系统,两者还没有很好结合。档案资源的管理和使用都需要一个全面的资源平台,但目前而言,档案管理信息化系统发展尚不成熟。长期以来,档案管理资料的作用只是提供服务咨询和材料证明的作用,在实际的使用和服务上都缺乏创新性的突破,造成档案管理工作仅停留在表层以上,缺乏开发与挖掘的深度,因此,众多的档案管理服务工作无法全面铺开。
  (五)档案管理信息化建设缺乏统一的标准和规范性要求
  在档案管理信息化的大趋势下,很多地方部门的档案管理都在使用这种模式,但是却没有得到很好的效果,大家都只知道一个大方向,就是将信息化技术应用于档案管理,但是如何具体的运用却没有一个标准。这使得档案管理信息化进程变得缓慢,甚至有些停滞。必须要有标准的、规范的改革操作,才能使信息化技术更好的应用于档案管理工作之中,才能发挥它的最大效用。但是目前而言,我国的档案管理还缺乏标准化的建设,对于信息化技术在档案管理中运用相关规范和具体要求尚不健全。
  (六)档案管理信息化工作存在较大的人才缺口数字技术的创新形式及其在档案管理业务发展中的应用需要具有专业素养的档案管理信息化的人才。然而现在我国对档案管理领域的人才培养还没有给予足够的重视,这门学科并不受很多人喜欢,而且由于大学开设相关专业的课程很少,因此在人力资源市场上这种人才少之又少,人才缺口很大,很难满足当前信息化档案管理工作的需求。
  二、档案信息化管理的优点
  (一)提高办公效率
  在传统的档案管理工作中大多数工作都会通过人力解决,导致所有的工作人员都承受着非常大的工作压力,无论是资料的收集还是整理只能依靠人工的力量,因此在工作人员工作的过程中可能会出现失误,甚至可能会造成档案丢失的情况,在进行档案记录工作的过程中,部分工作人员可能会因为字迹问题导致信息误解情况,因此,曾经的档案管理工作是非常复杂、困难的,错误出现的频率较高。在将信息化技术应用于档案管理工作后,该项工作不仅流程变得更加简单,而且不管是收集档案还是对档案进行分类等都得到了简化,让工作人员的档案管理工作变得更加轻松,并且还有效提高了工作效率。
  (二)方便资源共享
  传统档案管理工作中对档案进行查阅是十分复杂的一件事,要求工作人员对档案进行逐个查找,很难在短时间内就找到一个文件,工作内容复杂且困难,因此信息查阅工作频率非常低,所以信息共享也很难实现,许多信息都因为查找困难而不能发挥任何作用,是十分浪费的。在使用信息化技术对档案进行管理的工作中,可以把所有档案按照不同种类分别进行储存,档案管理变得更加系统,档案管理中的各项工作都变得更加简单了,人们能够在网络平台上获取需要的文件,对各种信息数据都可以非常快的获得,实现资源共享。
  (三)有效提高了传递速度和传递的安全性
  负责档案管理的工作人员有时需要向个别部门传递他们所需要的文件,传统的文件传递大多是使用邮政系统,需要消耗很长时间,而且可能会受到多种突发因素的影响,引起各种事故,比如文件丢失或损坏等,因此这是非常危险的一个选择,会给各部门的工作都造成非常大的影响。在使用信息化技术进行档案管理工作后文件传递则变得十分简单,可以直接使用网络向对方进行传递,不仅速度快,而且安全性更高。
  三、创新档案管理理念实现管理信息化的途径
  (一)建立健全档案规范体系
  要想在信息化时代使用信息技术做好档案管理工作,健全的档案规范体系是一切工作的基础,能够统一管理工作的各项标准。在传统的管理工作中有很多缺陷,管理工作质量较低,档案管理工作的作用没有得到充分发挥,现如今,档案管理工作缺少统一标准,信息化技术的覆盖不彻底,所以,我们必须要有一个健全的管理规范体系,提高档案管理工作的质量。
  (二)提供技术支撑
  信息化的档案管理工作必须要有更多先进技术的帮助,技术是进行一切工作的基础保障,所以,一定要向管理部门提供技术支持。信息化的档案管理应该在APP上进行工作,要针对档案管理工作进行应用开发,除此之外,为了提高管理工作效率,管理软件要和自动化的办公系统结合到一起。先进的设备同样也是信息化管理的技术保障,有效提高管理工作效率,减轻工作人员压力负担,保护他们的身体健康。
  (三)对档案管理的软硬件设施进行更新
  我们需要更新档案管理的软硬件设施,这样才能提高档案管理的质量和效率,从而将重要的内容得以保存,减少问题的出现,现代化的设备能够实现更好的效果,全面进行管理,并且能够应对各种问题和困难,达到更好的效果,使得重要的内容得到准确的保存。在实际的发展中,档案管理人员需要学会熟练的操作相关的设备,还需要对软硬件设施进行及时的更新,这样就能保障数据的完整性,还可以进行分类整理,提高档案管理的水平。
  四、信息化档案管理的思考
  (一)信息化技术应用在档案管理工作中的重要性
  信息技术的发展为档案管理工作提供了多元化的途径,同样也适用于高校的发展需求,成为众多高校发展的首选。在档案管理工作中,运用信息技术的手段开始逐渐受到人们的欢迎,使得信息技术水平的高低成为用户的判断依据,也给信息技术发展提供了重要动力。这种技术的运用是高校在未来发展必不可少的,只有运用这种技术才能够有效提高档案管理工作质量和效率,为管理工作带来的贡献同样也是有目共睹的。因此,在当今社会中,信息化的档案管理工作已经受到各个行业的依赖,其所表现出来依赖程度已经非常高了,使得信息化档案管理成为多个行业的首选。现如今,许多高校并不能充分运用先进的信息技术,档案管理方式也过于老化,不适合现代社会发展的使用,倘若高校并不重视创新管理工作方式,就无法应对越加繁琐的管理工作,甚至造成工程档案管理整体工作的滞后。
  (二)有效提高档案管理工作的工作效率
  在档案管理工作中,利用信息技术的优势可以有效提高工作效率,同样也是档案管理的必要因素,当档案管理与信息技术结合后,首先可以将传统的管理方式替代下来,从根本上可以解决对传统档案管理方法的束缚,从而提高工作效率,也能够使档案管理走上高效科学管理的现代化道路。另外,档案管理人员在工作时要注意工作的细节,不能因为马虎而忽视工作细节,防止因工作失误而造成档案管理工作出现纰漏。因此,要求档案管理人员深刻学习现代档案管理方法,从而达到档案管理的目标。
  五、结束语
  现如今,信息化时代快速发展,信息技术的应用范围越来越广,档案管理工作中使用信息技术可以改变传统的管理工作,使得复杂的工作内容得到简化,使用计算机代替人工进行管理工作,不仅有利于降低工作人员的工作压力,同时,还有利于提高工作效率。改变传统管理工作方式,其中最重要的是改变工作理念,不断对信息化工作理念进行完善,提高管理工作质量。

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