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浅谈新形势下事业单位档案管理的改革方向

  随着信息技术的不断发展,事业单位实施的档案管理工作逐渐由原本人工操作转变为信息化管理,这在一定程度上推动了事业单位的整体改革进程,也促使档案管理工作步入全新的发展阶段。开展改革工作时,应注重运用全新发展理念,将现代技术、现代管理模式与档案管理结合在一起,充分发挥改革优势,以体现档案管理工作实施的高效性。
  新形势下事业单位针对档案管理进行改革的重要现实意义首先,紧跟时代脚步。新形势下事业单位针对档案管理开展改革,可以使自身发展紧跟时代脚步。事业单位加强对科学技术的运用,利用科学技术开展有效管理,在极大程度上提高了管理效率,减少了管理成本,这对事业单位实现长远发展产生了有利影响;同时还可以运用现代化手段进行资料存储。
  其次,便于存储利用。新形势下,档案管理由原本的人工管理转变为信息化管理,使得管理工作更加便捷,且管理过程中的载体也发生了变化,由纸质档案变为电子档案,这也促使管理进入了全新阶段。当前实施的档案管理与传统模式相比,无论是存储档案还是使用档案都更为便利,并且档案不会因外部因素出现丢失、损坏等问题,所占据的空间也很小,保管起来更具优势。传统管理中因档案为纸质的,整理起来较为复杂,查询时比较麻烦,也不能对档案详细划分,如果要使用档案,很难第一时间找出,且运用这种方式还存在信息不精确等问题。新形势下,档案管理信息精确、划分详细、分类整齐,档案查询工作也十分便利,获取流程更加方便,同时档案利用不足这一问题也得以有效解决。
  最后,促进档案事业发展。档案管理和其他类型管理有所不同,工作内容较为复杂,实施档案管理时需多种因素支持,其中包括物力、人力,如此才能使管理工作充分落到实处。同时,档案管理连贯性比较明显。新形势下对档案管理工作进行改革时,要制定科学方案,充分结合信息技术,明确管理中存在的不足之处,不断总结经验,为今后档案管理工作提供有效参考。
  事业单位开展档案管理工作需遵循的基本原则
  灵活兼顾规范
  档案管理工作需严格执行国家制定的相关标准,要将管理的标准化、规范化充分体现出来。但是管理工作也不能千篇一律,不同事业单位规模有所不同,工作特点也存在差异性,因此,制度规范、管理方式不能统一要求,而是需结合自身实际发展特点不断总结、探索,以形成客观全面的管理模式和更具规范性与灵活性的管理方法。
  权益结合职责
  进行档案管理时,工作人员需明确自身的工作权限、工作范围,以制订工作任务、工作目标、归档日期等,此外,还需对档案的使用进行不定期的指导与检查。在职责明确的情况下,要重视保护工作人员的权益,避免工作人员工作热情受到不良影响。因此,明确职责与权益十分重要。
  动、静态相结合
  事业单位要想实现长久、稳定的发展,就需注重管理工作的实施,但是管理工作往往不会处于一成不变的状态,需适应事业单位的发展变化。因此,档案管理要不断结合单位实际情况,学习先进的方法,促进管理工作的不断完善。
  新形势下事业单位档案管理现状
  未能对档案管理形成科学认识
  事业单位在实施档案管理的过程中,对管理工作未能形成科学、全面的认识,对档案管理工作的认识还处于初级阶段。部分事业单位的领导对档案管理并不十分重视,认为档案管理发挥的作用并不大,只关注效益实现。领导的言行对工作人员会产生比较大的影响,这种错误的认识会导致档案管理工作出现较多问题,且难以得到有效的解决。此外,部分事业单位在档案管理方面的投入比较少,甚至存在一人多职的现象,这对档案管理的高效实施势必会产生不良影响。档案管理工作较为烦琐,相关工作人员在开展管理工作时,应充分认识到其重要性。一般情况下,档案管理工作范围比较广泛,会涉及事业单位所对应的发展历史、发展规划、发展案例等,而这些均属于档案管理工作的重要内容。信息化时代下,网络和人们之间的联系十分紧密,在人们工作、生活中的作用日益显著,在此情况下,人们的生活和工作都发生了较大变化。但是,就当前事业单位的档案管理实施现状来讲,信息化管理并未获得充分利用,部分单位管理仍然运用传统方法,造成大量精力、时间的浪费,工作效率也相对较低,事业单位的实际发展需要难以得到充分满足。近几年,在社会迅速发展的背景下,档案管理的工作量与以往相比明显增加,整体工作程序也变得更为烦琐,亟须解决管理中所存在的问题。
  管理人员素质水平有待提升
  档案管理工作的工作人员要具备良好的专业素质。但是实际上,很多工作人员在工作中态度不够严谨,缺少工作积极性,认为工作状态并不会对自身待遇产生影响,对档案管理的重要价值没有形成充分、全面的认识,这导致其在工作中会出现缺乏责任意识、态度不够端正等问题。同时档案管理在方式上存在滞后性,也并未在其中注入新鲜血液,部分事业单位的档案管理人员年龄较大,素质水平较低,接受新鲜事物的能力较差,信息技术思想意识相对较弱,在管理工作时仍然运用传统手段,导致管理工作在实施时信息化程度相对较低。除此之外,管理人员的信息化管理意识相对较差,无法满足信息化建设的需要。
  信息化水平相对不高
  当前事业单位已经普遍认识到信息技术对档案管理实施的重要性,但是管理工作在实际开展过程中,并未将档案管理和信息技术充分结合在一起,也没有完善、统一的标准。在对原始资料进行归档保存时,工作人员的操作缺乏规范性。同时,档案管理在运用信息系统后,检索档案流程未得到简化,造成档案信息难以及时共享,使得管理效率受到影响,相关工作人员在档案管理工作的过程中,往往会在整理档案上花费较多时间,这种情况主要是信息化水平不高导致的。
  未能形成科学合理的管理制度
  档案管理工作要想充分体现出科学性、合理性,往往需要合理的管理制度作为保证,这样才能使事业单位不断发展。但是当前事业单位对档案管理并未制定合理、科学的管理制度,造成档案管理工作部门实施档案管理时缺少明确、科学的制度规范,在收集信息、处理信息时,也没有统一且科学的模式,造成档案管理比较混乱,这都不利于档案的保管和利用。
  新形势下事业单位档案管理改革方式
  给予档案管理充分重视
  首先,更新管理理念。档案管理应体现出服务化,新形势下,事业单位需给予档案管理充分重视,保证档案管理紧跟时代脚步,做到与时俱进,积极创新。具体实施时,事业单位需发挥服务功能,在传统管理模式中,事业单位自身服务功能难以充分发挥,工作人员服务意识较差。近几年,随着档案数量的增加,档案管理更需注重体现精准性,发挥服务功能,这就需要基于多角度、多层面分析不同层次、不同阶段的需求,并结合需求实施针对性较强的服务,注重体现服务质量。服务功能应体现出综合性,档案管理应全面分析实际需求,重视潜在服务的提供,进而使服务功能更为智能。同时管理内容应注重网络化实现,管理工作需加强利用信息技术的优势,注重使用电子档案。就当前事业单位发展现状来讲,档案管理实施网络化处于初步阶段,但是网络化是发展的主要方向,实现网络化可以使服务范围变得更广泛,服务形式变得更多样,以促进档案管理的高效性。在此过程中,需考虑到网络化存在的风险性,其中包括黑客攻击、病毒入侵等,从而有效展开风险防范,充分保证管理工作的整体安全性。笔者在实际工作中,结合管理改革需要,对自身工作实践进行合理安排,服从领导作出的安排,同时发挥自身能动意识,不断进行思想创新与突破,尽量在工作中积极表现,并对档案管理中存在的各种问题给予充分重视,以推动管理改革的实施。
  提升人员综合素质
  人才对于单位的发展很重要。因此,事业单位做好对档案管理人员的培训工作是十分必要的,要充分重视发挥人才的作用。首先,结合实际情况,实施科学培训计划,提高工作人员整体管理水平,积极开展人才队伍建设工作。具体实施时,可以制订短期计划与长期计划两种。就短期计划来讲,需结合事业单位实际发展,旨在解决当前急需解决的问题,进而为事业单位实现快速发展提供良好条件。就长期培训来讲,可以制定管理发展方向,运用阶段性方式开展人员培训,从而保证事业单位实现可持续发展。其次,培训工作不仅要培养档案管理人员的专注性,也需引导工作人员从思想层面认识到管理工作的重要性,培养工作人员一丝不苟的工作态度,使其在工作中不断总结经验,提高自身整体工作水平。再次,要为管理工作注入全新血液,充分发挥管理人员的作用。最后,制订激励制度,对于工作认真的人员要给予一定的奖励,态度不认真的人员要有一定的惩罚,以提升管理水平。除此以外,管理人员需树立服务意识,由原本被动服务转变为主动服务,以及系统分析各项工作的实际情况,做好档案资源的优化处理。还可以构建档案查询相关平台,借助严格、高效的管理档案加以借阅、查询,推动工作顺利进行,保证档案管理改革工作的整体效果。
  增加信息化建设投入
  档案管理工作中的信息化建设需获得基础设备的支持,获得资金、经费的支撑。首先,领导要认识到档案管理重要性,增加在设备方面、技术方面的整体投入,并且结合信息技术变化速度进行适当投入,防止频繁更换设备导致经费耗尽。其次,资金支持、技术支持应纳入管理规定中,合理规划、科学安排资金使用,避免出现资金浪费现象。通过信息化建设,事业单位可以通过云端服务器,节省购买硬件的资金;事业单位还可以运用智能操作系统,节省人力成本,保证管理工作质量。再次,需引进先进设备,使档案管理与事业单位实际发展需要相适应,完善管理改革具体标准,体现管理工作的针对性,增强管理改革整体的合理性,促使事业单位朝着更好的方向发展。最后,需检查硬件设备、软件设备的稳定性以及安全性,促使网络应用变得更加安全,避免档案信息出现丢失情况。
  完善档案管理相关制度
  新形势下,事业单位开展档案管理时,需加大整体执行力度,加强档案管理各项工作的信息化管理。首先,管理人员需做好自身基本工作,其中主要包括资料收集、资料归档、资料管理,使管理工作的实施可以准确、及时地为事业单位的有效发展提供参考。其次,相关部门需加强人员管理,制定明确、清晰的考核机制,其主要包括管理对象、管理内容、管理标准,使管理工作更加清晰、标准,以保证管理工作水平。再次,增强工作人员的信息化意识,使其通过充分利用互联网优势对管理工作进行创新。最后,结合事业单位实际发展情况制订长期规划,保证行动目标更加具体、清晰,档案管理与事业单位管理要充分结合在一起,并运用管理平台确保管理的有效性。档案管理制定的构建,为档案管理工作的实施指明了方向,明确了档案管理工作的主要内容,使档案管理工作变得更具针对性、合理性。
  总之,事业单位开展档案管理工作,需根据自身实际情况,客观分析具体问题,综合运用多种手段和多样方法,积极开展管理实践,通过不断的研究与探索以获得档案管理改革的科学方案,体现改革工作的合理性。同时管理人员应加强自身建设,认识到工作中存在的不足,严格规范档案管理流程,积极开展档案管理信息化建设,提高档案管理的质量与效率,推动事业单位快速、稳定发展。

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