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区块链技术在企业采购管理内部控制中的应用

  一、引言
  采购作为企业生产经营活动的起点,采购成本和风险大小,对企业生产经营活动具有十分重要的影响。因而,加大企业采购管理内部控制,对企业生产经营而言至关重要。当前,企业采购管理内部控制实施,只要针对采购管理的关键点和风险环节实施,在一定程度上能有效降低企业采购管理的风险。而随着产品生产专业化程度的不断提高,大型企业的供应商数量不断增加,这使得采购管理的风险隐患不断叠加并放大。如华为现有供应商达到2000多家,其中核心供应商有92家;小米现有供货商达到300多家,其中核心供应商50多家。在供应商数量大幅增加、供应链日趋复杂的情况下,企业必须进一步采取更加高效、及时的采购管理内部控制措施。区块链技术作为一种新兴技术,具有去中心化、不可篡改、可追溯性等特点,能对内部控制的环境、流程等优化,弥补当前采购管理内部控制存在的不足,提高企业采购管理风险的控制能力[1]。因此,本文从当前采购管理内部控制的现状出发,分析采购管理的风险点和防控点,以及现有内部控制存在的不足,结合区块链技术与采购管理内部控制的耦合性,给出具体应用的思路。
  二、区块链技术在采购管理内部控制中应用的必要性和耦合性
  (一)必要性分析
  随着采购模式的变化,现行的采购管理内部控制已不能够满足采购管理风险控制的需求,具体表现在三个方面:
  (1)现有内部控制时效性较差。当前,企业采购管理与财务部门数据的相互分离,当前的企业采购管理内部控制主要为事后分析和控制,这种模式不利于企业采购管理风险的识别和控制,给企业的生产经营带来较大安全隐患。
  (2)现有内部控制准确性不高。由于采购管理和财务部门系统的融合不足,会造成采购管理中所形成的交易资料不能够被及时固化,影响到风险和责任追溯性,最终导致采购风险防控措施的准确性和针对性不够。
  (3)现有内部控制效果不理想。当前,传统的企业采购模式所涉及到的环节多、周期长。一旦采购交易成功,财务人员将面对大量的采购单据和发票,工作量骤增,为了快速完成任务,或者他人打招呼,甚至会出现寻租现象。同时,依靠财务系统、资料进行人工预防和控制的方式,存在周期长、成本高、效果不理想等弊端。
  基于当前企业采购模式的新变化,以及内部控制存在的不足,采取更加高效的内部控制方式,已成为解决企业采购管理内部控制问题的关键。
  (二)耦合性分析
  区块链作为一种全新的数字化技术,能依据时间戳的“区块+链式”数据结构,以及数字加密技术等,实现对采购管理信息的实时固化,信息追溯和验证,以及供应商生产数据、采购数据和财务数据的动态协同,提高采购管理的智能化和透明化程度,有效控制采购成本,提高企业经济效益[2]。
  (1)主体耦合。企业采购管理环节较多,参与主体丰富,即有供应商、物流企业,也有仓储管理者、采购主体,以及相关金融机构等。由于企业采购活动的持续性和高频次等特点。采用分布式记账、密码共识机制,能对多主体背景下的采购信息及时固化储存、维护和更新,降低多主体间的信息不对称问题[3]。同时,区块链架构的共享交易结构,可以通过全网认证的方式,增加区块信息节点的信用,简化参与交易主体责任的认定程序。
  (2)交易机制耦合。采用密码共识机制构建的通证系统,能对参与采购交易的主体进行身份认证管理、数据授权管理。链式交易与数据交叉认证技术,能对采购交易信息进行信用认证,减少采购交易中间环节,如信用管理部门、合同监管人等,有效规避了交易真实性审查问题[4]。
  (3)智能合约耦合。通过智能合约触发条件的设置,能对采购管理各环节的风险实现实时预警,提高采购风险识别的及时性,控制措施制定的针对性。
  (4)数据库耦合。分布式账本和证明机制能对采购交易数据及时固化保存,防止数据被篡改。非对称加密技术能通过信息加密传输和特定对象授权解密的方式,确保信息在安全的情况下共享。
  (5)监管耦合。密码共识机制对采购交易信息记录、储存和交叉证明;时间戳会让采购信息成为一条完成的“证据链”,规避了人工识别和验证信息的效率低和成本高的弊端。
  (6)时空耦合。分布记账和时间戳技术能对采购管理全流程的数据,按照时间和空间两个维度,对信息记性固化并形成具有可追溯性的信息链条,确保采购风险追溯和定位,有效降低内部控制成本。
  三、区块链技术在企业采购管理内部控制中的应用路径
  (一)企业采购管理内部控制内在逻辑
  结合采购管理的概念以及《企业内部控制应用指引第7号——采购管理》对采购管理风险的界定,本文将企业采购管理中常见的风险梳理为以下几个方面:
  (1)采购计划制定的风险和控制点。
  一是主要风险。随着专业分工程度进一步提升,企业采购范围也随之增加,采购计划的复杂程度不断提升,这就需要采购计划制定更加精准。如采购计划制定不科学,会增加企业的采购成本和生产风险。
  二是关键控制点。要对企业经营计划、生产计划、客户市场需求、供应商供货能力等多元化的信息综合分析;并依据市场变化,对生产计划准确研判,及时调整采购计划。
  (2)供应商选择的风险和控制点。
  一是主要风险。企业供应商数量的不断增加,企业供应商管理的难度不断增加,风险也随之增加。如2019年,美国将华为纳入到“实体清单”,禁止美国企业供货给华为;2020年,美国禁止芯片代工厂利用美国设备为华为生产芯片,对华为的供应链带来较大的破坏。
  二是关键控制点。要通过完善供应商评价体系,准确把握市场信息的变化,健全供应商动态跟踪机制,做好对供应商的动态评估。
  (3)采购合同管理的风险和控制点。
  一是主要风险。主要包括法律风险和利益风险,产生的原因主要由于企业供应商较多,合同数量剧增,采购风险被放大。如2020年《吕龙、伊丹非国家工作人员受贿二审刑事判决书》中,所披露的大疆公司采购腐败案件,涉及供应链决策腐败的研发、采购人员26人,销售、行政、设计、工厂19人,造成大疆公司2018年采购价格明显高于同行,一部分低价物料的采购价格是合理价格的2-3倍。
  二是关键控制点。一方面,针对法律风险,成立专门法律机构,或者聘请专业的法律事务所等,进行合法性审查。另一方面,要建立职务分离制度,采取专人监督的方式,随机选择监督人员参与合同的谈判。
  (4)运输管理的风险和控制点。
  一是主要风险。主要发生在收货时间与合同不符合、运输出现货物破损等。如2021年下半年,因新冠疫情影响,造成了国际航运价格上涨,港口运输压力增加。货物从上海仓库运输至芝加哥仓库,已经由原来的35天延长到了73天,增加了货物的交付风险。
  二是关键控制点。要明确供应商交货时间,清晰界定各方责任,违约方需支付一定的补偿费用;要做好货物的包装和出库检查,重视运输公司的选择,明确运输责任。
  (5)应付账款管理风险和控制点。
  一是主要风险。主要为对账不够及时、应付账款的暂估不够准确等。
  二是关键控制点。第一,完善应付账款制度,及时核对应付账款。第二,要通过完善采购信息管理和库存管理系统,做好对应付账款的实时核算,并经核算经理签字后,将应付账款对账记录进行保存。
  (二)区块链技术在企业采购管理内部控制中的应用思路
  (1)提升内部控制的及时性。主要采用数据库耦合、智能合约耦合的思路,利用区块链的分布式账簿,将企业采购相关的内部信息实时固化;利用非对称加密技术,授权特定对象解密信息,在确保信息安全的情况下传输,实现信息特定共享,打通了采购信息和财务信息的共享壁垒;利用智能合约技术,采购环节的风险控制点设置触发条件,实现对风险的及时检测和反馈,提高风险监控的时效性。
  (2)提升内部控制的准确性。主要采用主体耦合和交易机制耦合的思路,采用密码共识机制,对采购交易主体信息的维护和更新,破解主体之间的信息不对称难题;结合区块之间的全网认证功能,为信息节点增加信用,实现主体之间责任认定的准确性。采用链式交易和数据交叉认证方式,对整个交易过程和交易信息进行信用认证,降低对第三方机构或监管人的依赖,提高了审查的真实性和效率性。
  (3)提升内部控制的效率。主要采用时空耦合的思路,运用分布式账簿、时间戳技术等,对采购交易形成的信息实时固化,加盖时间戳,确保每一条信息都能从时间和空间两个维度进行追溯和定位,实现风险的快速识别和确定,降低企业采购管理的风险和内部控制的成本。
  (三)基于区块链技术的企业采购共享平台的构建
  采购共享平台的构建是为了适应当前采购管理模式的新特点,利用区块链技术,对企业内部资源和外部信息进行实时固化保存、安全传输、及时共享、智能分析的数据集成平台。
  (1)采购共享平台集成信息的范围。依据供应链管理模式下采购管理的三大变化趋势,以及企业内部控制需求,采购共享平台需要集成的信息主要包括内部和外部两个方面。内部信息主要包括订单驱动信息(销售订单信息等)、企业生产信息(生产计划、库存信息等)、企业采购信息(采购计划、采购订单、采购合同、应付货款等)、企业财务信息(采购预算、采购应付款等)。外部信息主要包括市场需求信息、供应商信息、原材料供需信息等。
  (2)采购共享平台的构建。第一,系统整合。通过分布式账本和数据库等功能,利用区块链半去中心化私有链,将企业内部系统整合,如对内将ERP系统、OA系统、合同系统、会计电算化系统等整合;利用区块链联盟链,对外将银行、税务、供应商、市场环境等数据资源进行整合;第二,数据指标的标准化。按照区块链数据库保存的要求,将数据口径进行统一,形成指标统一、含义准确、数据清晰的指标标准体系。第三,数据的动态调整。利用区块链技术,参考企业所处的生命周期、对标行业标杆企业的相关数据,对数据库指标体系进行动态调整。
  (3)采购共享平台的数据管理。采购共享平台的数据管理,主要采取分类管理的方式。为了便于不同部门的数据使用,按照企业内部的部门具体职责,将集成数据分为不同的类型,并利用智能分析技术,形成不同维度的报告体系。如按照使用者的层级不同,形成采购决策报告、采购监督报告、采购风险预警报告等。对采购管理内部控制而言,要按照内控人员的工作需求,将采购环节的风险,以可视化的方式进行呈现,并按照风险程度不同,设置为不同颜色。
  (四)区块链技术在企业采购管理内部控制中的应用路径
  (1)采购计划环节的应用。
  一是采购计划制定科学。利用分布式记账、时间戳技术等,对企业经营计划、销售计划、生产计划、外部市场需求信息、供应商供应能力、行业标杆企业信息等分析,确定企业年度采购计划。同时,依据需求、销售计划、生产计划、供应商能力等数据信息,提取主成分指标,构建采购计划动态调整指标体系,实现对采购计划的动态调整。
  二是订单驱动的采购计划动态调整。主要采用智能合约、密码共识机制等技术。第一步,销售部门成功获得订单后,订单信息会通过密码共识机制和非对称加密技术,生产和采购相关环节,会通过授权解密的方式,对订单信息识别。第二步,被采购环节所识别的销售订单,会触发采购环节的智能合约条件,形成新的采购计划。
  (2)供应商选择的应用。
  一是构建供应商评价模型。依据采购共享平台中的供应商经营数据、供应能力数据、信贷数据、企业信誉数据,从供应商整体实力、供货能力、商业信用等维度,提取对供应商评价的主要指标,构建供应商评价指标体系。按照评价指标的综合打分,将供应商划分为优、良、好、中、差五个不同等级。通过设置智能合约触发条件,将评价为优、良、好三个等级的供应商,建立供应商数据库。
  二是供应商动态管理。主要采取智能合约、时间戳、分布式记账等技术,利用分布式记账对供应商生产能力、供货及时性、商业信用等数据进行及时固化、保存。利用时间戳技术,对供应商各类评价指标的数据动态变化,按照时间和空间维度及时追溯,第一时间发现供货商存在的风险。依据动态指标数据的变化,按照智能合约触发条件,实现对供应商数据库的动态调整。如将符合供应商要求的新供应商,纳入到数据库中。对不符合条件的供应商,移出供应商数据库。针对长期合作的供应商,如出现重大变化,为确保供应商体系的稳定,可将其纳入到供应商观察数据库,观察期设置为3-6个月,如在观察期内供应商各项条件符合企业的供应商要求,则触发智能合约,将其调整到供应商数据库中。
  (3)采购合同管理的应用。
  一是采购合同的智能审查。利用链式交易和数据交叉验证技术,按照采购货物类型的不同,智能生成采购合同。针对采购合同中的具体条款,对比采购共享平台集成信息,实现对采购合同的智能审查。如采购合同的条款是否符合相关法律规定,与企业的生产计划是否匹配;将合同价格与标杆企业相比较,判断价格的合理性。如采购合同价格高于标杆企业价格的5%,可将其标记为异常合同,并实施专门审查。
  二是采购谈判的实时监督。利用密码共识技术和数据交叉认证,对采购交易的整个过程验证和监督。一方面,密码共识机制能对供应商和采购人信用的自动验证和识别,提高双方的信用程度。另一方面,通过分布式记账的方式,将相关的信息记录在区块链之中,形成全网“证据”链,确保了采购交易透明。
  (4)运输管理的应用。
  一是运输管理的责任更加明确。采用分布式记账和时间戳技术,对运输管理中各方的责任进行明确,如供应商货物的包装职责、运输物流企业的运输职责、采购企业的验收和入库管理职责等。时间戳能对每一方职责相关的信息加盖时间戳,通过信息资料固化保存在全网区块中[5]。
  二是责任的追溯更加及时。加盖有时间戳的运输管理信息,能够从时间和和空间两个维度,对运输管理中存在的风险准确定位。通过设置采购智能合约触发条件,实现对风险的智能评估,形成可视化报告,呈报给不同层级的管理者,以便于作出内部控制决策。
  (5)应付账款管理的应用。
  一是采购信息与财务信息的实时匹配。采用分布式记账和智能合约技术,对采购交易信息及时固化保存。利用非对称密码共识技术,实现应付账款信息与财务系统安全共享,并触发智能合约机制,生成应付账款电子凭证,实现采购信息与财务凭证的实时匹配[6]。
  二是采购信息与库存信息的实施匹配。采用智能合约和时间戳技术,对采购信息盖上时间戳,明确采购交易信息发生的时间。同时,通过智能合约机制,在采购交易完成后,对库存发出信息预提醒,即将采购货物的数量、规模、金额,以及供货商发货信息、物流企业的运输信息等共享给库存管理部门,做好库存准备。在入库验收和库存管理过程中,利用数据交叉验证,确保采购货物与入库数据一致。
  四、区块链技术在采购管理内部控制中应用的案例分析
  A公司为一家智能手机制造商,主要从事智能手机的设计、生产和制造,其中65%以上的零部件由供应商供应。如TP/LCD组件、主板、摄像头、芯片等,主要从供应商采购。在2010年之前,A公司手机年出货量为100多万台,零部件采购量较少,供应商共为23家。2010年之后,随着智能手机市场的快速发展,A公司手机年出货量呈现出爆发式增长,达到了1000多万台。供应商数量,增加到270多家。传统模式下,A公司对采购管理风险的内部控制,主要为采购环节监督和财务信息审查。当前,随着供应商数量增加,企业采购管理风险呈现增长趋势,传统采购管理内部控制的效率、及时性和准确性大大降低,这就需要采取更加科学的采购管理内部控制方式。因而,本文尝试将区块链技术运用到A企业采购管理内部控制之中。
  (一)构建采购共享平台
  A公司按照自身生产经营的实际,对内部信息,采用区块链私有链平台,将企业ERP系统、OA系统、采购管理系统、库存管理系统、财务管理系统等整合,实现数据的实时共享和集成。对外部信息,采用区块链联盟链平台,对供应商、银行等机构的信息集成,并通过非对称加密技术的运用,实现相关信息的授权解密。A公司办公室等管理部门应组织财务、采购、生产等相关部门,在对供应商、银行等机构信息分析的基础上,制定企业采购共享平台数据标准化指标体系,确保数据在内部和供应商之间的标准统一。
  (二)具体的应用路径
  (1)采购计划制定环节的应用。主要应用包括两方面:第一,年度采购计划的智能预算和调整。主要是采用分布式记账和时间戳技术,在对企业内外部相关资源分析的基础上,并将市场需求、销售计划、生产计划、供应商能力等指标纳入到采购计划的动态调整指标体系中,设置动态调整的智能合约条件。第二,订单驱动模式下的采购计划实施。主要采取智能合约和密码共识机制,设置采购计划启动的智能合约条件,一旦销售订单产生,便形成新的生产计划和采购计划。
  (2)供应商选择的应用。主要从供应商的整体实力和综合信誉等角度出发,构建供应商评价指标体系,将供应商分为优、良、好、中、差,并将评价为优、良、好的供应商,纳入到A公司供应商数据库。同时,以月份为周期,对供应商进行动态评价。
  (3)采购合同的应用。A公司可采取数据交叉验证和智能合约的方式,对采购合同审查和应用。将采购合同价格与历史数据、标杆企业数据交叉验证,设置采购合同价格智能合约触发条件为合理价格上涨5%,一旦采购价格超过合理价格5%,即触发智能合约,将合同判定为异常合同,需要进行专门监督审查。审查部门可通过非对称加密技术授权的方式,查看区块节点中的采购交易信息,通过时间和空间维度定位,找到风险点和责任人,实施针对性的风险防控。
  (4)运输管理的应用。主要是采取联盟区块链的方式,将供应商发货系统、物流公司运输系统和A公司的库存系统数据整合在一起,通过分布式记账对数据信息记录,形成全网“证据链”,以便于准确界定各方责任和赔偿费用。
  (5)应付账款管理的应用。主要将A公司采购交易、库存信息和财务信息进行集成共享,即A公司采购交易一旦形成,会产生新的库存预处理信息。同时,财务信息系统,会自动生成电子应付账款凭证。在采购货物入库时,只有入库信息与预处理信息一致才能够入库,有效规避了应付账款信息不准确问题。
  五、区块链技术在采购管理内部控制中应用的保障措施
  (一)要树立采购管理精益化内部控制理念
  在供应链复杂化的背景下,要想让区块链技术在企业采购管理内部控制中得到有效应用,需要按照精益求精的采购管理理念,对企业内部现行制度完善。如按照采购共享平台数据标准化的要求,对采购管理、生产管理、财务管理的相关数据指标进行统一和规范,明确数据指标的统计单位和标准,确保数据口径一致。另外,为确保区块链技术得到顺利实施,需对采购流程、生产流程、财务流程等优化梳理,减少不必要的环节,对各环节的风险点,设置数据采集端口,实现关键环节信息的及时固化采集、安全传输、职能共享。
  (二)构建不同层级的区块链
  针对采购管理中信息范围不同,采用不同的区块链模式。首先,针对企业内部采购管理、生产管理和财务管理环节的数据集成等问题,采用半去中心化私有链平台。采用分布式记账和时间戳技术,对内部采购交易相关数据固化、采集和储存。采用非对称密码技术、智能合约等技术,实现信息安全传输和智能处理。其次,针对外部供应商、银行、客户相关的数据集成,采用区块链联盟链系平台。对联盟链平台的数据传输,采取非对称加密技术,通过向特定人员授权解密的方式,确保信息安全传输和特定共享。对供应商信用等相关验证,采用数据交叉验证的方式,实现供应商自验证。最后,通过将私有链和联盟链的信息有效对接,采用时间戳等功能,实现对各个环节数据的追溯,提高风险控制的效率。
  (三)提升员工运用区块链技术的能力
  企业内部控制工作主要由财务人员承担,因而,将区块链技术应用到采购管理内部控制中,需加强对财务人员相关能力的培养。首先,加大对财务人员区块链技术应用能力的培养,重点开展区块链理论知识、区块链应用技能、区块链技术风险规避方面的知识培训,确保财务人员能够熟练区块链技术,提高对采购风险的识别、应对能力。其次,完善财务人员绩效考核体系,要将区块链等知识纳入到考核之中,提升财务人员学习区块链知识的积极性。同时,开展区块链技术在内部控制中应用效果的评价,重点评价采购风险控制、采购成本降低、区块链技术应用、应用制度合理性和财务人员履职的成效,并针对不足,认真分析原因,及时改正,确保区块链技术应用取得较好效果。

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