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试论新时期如何开展人事档案管理工作

  一、人事档案包含哪些材料
  人事档案,是在人事管理活动过程中形成的,经单位审核认可的,记载职工个人身份、思想品德、学识能力、工作业绩、工资待遇等事项的文字或表格,是反映职工德、能、勤、绩、廉综合情况的真实材料。人事档案必须经组织人事部门鉴定认可,分人立卷,统一保管,具有真实性、动态性、准确性、完整性、专属性、保密性的特点。
  按照身份划分,人事档案可分为干部档案、工人档案、学生档案、军人档案等类型。军人档案由军队人事部门管理;学生档案由学生工作部门管理;工人档案由劳资部门管理;干部档案有组织人事部门管理,干部档案又细分为管理干部档案、专业技术干部档案。
  2018年11月20日,中共中央办公厅印发《干部人事档案工作条例》,规定人事档案的内容包括以下十大类:第一类,履历类材料;第二类,自传、思想类材料;第三类,考核考察鉴定材料;第四类,学历学位、专业技术职务职称评聘、学术评鉴、教育培训类材料;第五类,政审、审计、审核类材料;第六类,党团、民主党派类材料;第七类,表彰奖励类材料;第八类,违规违纪违法处理处分类材料;第九类,工资、任免、转业、离退休、退职、出国考察、会议代表类材料;第十类,其他可供组织参考的材料。
  人事档案是记录职工成长经历、社会关系、工作成绩、工作能力、业务特长和奖惩等情况的重要信息,是单位身份认定、选人用人、职称评聘及办理离退休手续的重要凭证,是记录工龄、职务、工资,办理养老保险、医疗保险等待遇的重要依据。
  二、如何收集管理人事档案开展人事档案管理,应主动收集、认真审核鉴别,科学分类立卷、安全保管,进而有效利用,下面分别加以介绍。
  (一)收集材料。把握“五一”表彰、“五四”表彰、“七一”表彰、年终考核评优、职称评聘、换届选举、干部交流换岗、党代会、人代会、党员发展等时间节点,联系相关部门,列出清单主动收集,及时收集,做到应归尽归,并建立材料交接记录。
  (二)分类排序。对收集到的原始材料,先要认真审核鉴定,再进行分类排序。第一至第三类、第七类、第十类,一般按时间先后顺序排列。第五类、第八类材料,按主次关系排列,上级批复、结论或处分决定放在前面,本人意见、调查报告、证明材料、本人检讨、交代材料等在后。第六类材料,按以下顺序排列:入团志愿书、入团申请书、退团材料;入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表,加入其他党派材料等。第四类、第九类材料,属于混合材料,先按材料的性质分小类,每一小类再按时间先后顺序依次排列即可。
  (三)编号分卷。分类排序结束,给材料编写档
  号,通常由分类号+份次号组成,标注在每份档案材料的右上角。比如1-1是指第一类的第一份履历材料,3-1是指第三类的第一份考核材料,依次类推。同时,对每一份材料用铅笔逐页编写页码,单页标注在档案材料的右下角,双页标注在左下角。编号结束,按照档号顺序分成体量大小合适的若干卷。
  (四)制作目录。档案目录应标明材料的类号、材料题名、形成时间、页码、份数、备注等信息,每一类目录后面预留适当空隙,一般每一类占1页,第四类、第九类可占2页,以备后续填充。
  (五)装订归档。拆除档案材料上的金属器物,按照页码排好顺序,制作卷皮,目录在上,正文在下,核对无误后打孔装订成卷。装盒存档,在档案盒上标注姓名、编号。中层干部、高级技术职称人员的归档材料,一般经单位领导、组织人事部门审核后归档。基层管理人员、中级以下技术干部归档材料,经所在部门领导、组织人事部门审核后归案。
  (六)安全管理。影响档案材料保存使用寿命的因素比较多,主要有环境温度、湿度、磁场、光照、空气中的有害气体、灰尘颗粒以及霉菌微生物等。城乡建设环境保护部和国家档案局制定的《档案馆建筑设计标准》规定,比较适宜的库房环境温度为14℃~24℃,湿度40%~60%,可有效抑制霉菌滋生,防止纸张脆化;光照强度为50~300勒克斯,可有效减轻紫外线破坏,字迹褪色、纸张老化。因此,要加强技术防护,做好档案防火、防潮、防蛀、防光照、防高温、防氧化污染、防尘、防盗等安全工作。
  三、人事档案数字化管理建设
  经过签名或带有电子公章的电子文档与纸质文件具有同等的法律效力、价值性、凭证性、知识性。2021年1月1日起施行的新《档案法》明确规定:档案馆和机关、团体、企事业单位以及其他组织应当加强档案信息化建设,并确保电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。可见,数字化档案馆建设势在必行,双套制档案的收集整理、保存利用,是今后一个时期的发展方向。
  (一)库存档案数字化。档案管理部门要投入一定人力、物力、财力对馆藏10大类人事档案的纸质材料进行数字化扫描处理,然后导入电子档案管理系统。
  (二)后续归档文件电子化。在当前一个时期内,从稳妥考虑,实行纸质档案和电子档案双轨制归档。待时机成熟后,过渡到实行电子文件的单套制归档与管理。
  (三)电子档案的分类组卷与编号著录。电子档案的分类、组卷、编号方法,参照文章第2个标题的内容进行。与纸质档案所不同的是:电子档案只有卷和件的概念,用计算机程序立卷,省去了人工装订装盒、打印案卷目录、文件目录、备考表的工作。从安全性考虑,电子档案材料至少要制作3套;一份用于日常使用,另两份备份存储。
  (四)开发设计或购买成熟的档案管理系统。电子档案管理系统的架构一般应包括用户管理(账号、密码、权限设置),系统配置(数据字典编辑、案卷、文件模版配置),资源管理(电子签章、数据著录、批量导入、数据上传、预览、修改、删除、跨部门入档),档案利用(利用申请、身份证识别、人脸识别,查询、浏览、下载、遮挡打印,转出记录、转入记录、档案回执、导出EXCEL表格、远程数据共享等),数据统计(馆藏统计、利用统计、统计报表),系统安全(登录日志、状态监控、密码重置、数据备份),常用下载(工作流程、常用表格)等几部分。
  (五)电子文件新格式应用。2021年10月1日,国家标准化委员会正式颁布实施GB/T39784-2021《电子档案管理系统通用功能要求》,明确要求电子文件格式采用开放版式文档OFD格式。国务院办公厅、中央网信办也先后出台相关文件,推广OFD格式文件在国家电子政务系统中的应用。从保密安全角度考虑,相信在不久的将来,无论是政府、单位的公文制作和电子档案管理系统,必将以OFD格式文件取代美国标准的PDF格式文件。
  四、应当遵循的原则和注意事项
  人事档案管理,为历代统治阶级所重视。从西周时期“荐书”,到汉魏晋时期的“举孝廉”,以及隋唐以降的科举考试、官吏考铨,无不记录着选拔录用人员的姓名、年龄,籍贯、家庭情况、个人履历、学识、品行、相貌、政绩、特长等内容。中国特色社会主义新时代人事档案管理工作具有鲜明的政治性、专业性、法规性、服务性、保密性,必须遵守党管干部、党管人才原则,依法依规、全面从严原则,分级负责、集中管理原则,真实准确、完整规范原则,方便利用、安全保密原则。实际工作中,还应注意下述事项。
  (一)建立健全管理体制和规章制度。尤其是岗位职责、归档制度、查阅审批登记制度、工作日志等,统一集中管理人事档案,化零散为系统,化杂乱为集中,严禁个人私自保管、携带人事档案。
  (二)要先审核,后归档。学生证、毕业证、准考证、入学通知书、会员证、职业资格证、护照、奖状奖章、勋章、任命书等不属于归档范围;文书材料、诉讼材料、来往信函不归入人事档案。对观点不明确、表述不准确、内容不完整、未经签名或盖章的无效材料,以及未经核实的举报材料,不能存入人事档案。
  (三)坚持档随人走,严禁私自保存、复制人事档案。转入、转出人事档案要有记录、并及时填写反馈回执单;转递人事档案要走机要渠道,不得通过邮政挂号信件、快递包裹投递。查阅利用档案,要先审批后查阅,并进行查阅登记。严禁擅自公开、泄露人事档案内容,禁止查阅本人及亲属的档案。
  (四)加强干部三龄两历一身份审核鉴定。选人用人坚持公平正义,用真实材料说话。严禁伪造、篡改、擅自销毁档案材料,严禁私自撤换、添加、抽取、扣留、出卖人事档案,严禁违规接收、转递、查阅人事档案。
  (五)分放类别要求。因公出国材料放在第九类,因私出国材料放在第五类。大中专毕业生报到证(或派遣证,今后取消),体检表、离婚判决书、伤残鉴定报告、人事仲裁书、悼词讣告、非正常死亡调查报告等放在第十类。
  2020年5月份前后,习近平总书记综合分析研判国际、国内形势,在不同场合多次提出加快构建新发展格局的思想理念,并于2021年正式写入国家“十四五”发展规划。各级各单位档案工作者应当充分把握当前阶段新发展格局理念,积极融入党和政府提出的国内国际双重发展新格局,挖掘好、管理好、保护好、利用好档案资源,积极为党和国家工作大局服务,为人民群众服务。

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