0引言
在现阶段我国文秘工作开展中，因面临更高的要求，需确保文秘工作更为高效和准确，传统文秘工作模式也必然表现出明显的不适应性，容易增加出现问题的概率。在现代文秘工作中不容忽视积极运用各类先进技术手段，其中办公自动化发展就是重要辅助手段，可在现代文秘工作优化中发挥积极作用。办公自动化相关技术和处理方式的应用，确实对现代文秘工作产生较大影响，其中虽绝大部分是积极推动影响，有助提升现代文秘工作水平，但也对文秘工作人员提出新的挑战，需其能积极适应新的工作模式，为此，相关研究极为必要。
1办公自动化概述
办公自动化是现阶段办公领域中较受重视的一类新型工作模式，主要指在办公室工作中，充分运用现代信息技术，促使原有办公室工作得以形成更为理想的优化作用，尤其在办公效率及准确度方面，更可进行切实的改善。伴随现阶段信息技术的推广及通信技术的发展，办公自动化水平同样也越来越高，能有效实现对办公人员工作量的明显降低，促使办公水平得到更好提升。基于现阶段办公自动化系统的构建而言，主要涉及计算机设备、通信网络、办公自动化软件以及其它辅助设备，由此更好形成理想的人机信息处理系统，便于更好优化处理各项办公业务，尤其在信息资料的获取、加工、分析、共享以及存储、利用方面，可形成更高效率和更高准确度，且能同时处理各类数据信息，对办公人员的辅助作用较强。
伴随现阶段办公自动化模式的推广、运用以及相关技术手段的创新发展，办公自动化在越来越多的方面发挥出了重要作用，功能也却来越全面，其中较突出的功能价值有以下几点：首先，办公自动化可有效实现各类数据信息资料的便捷处理，尤其面临当前越来越繁杂的各类数据信息资料，传统办公处理方式应用的效果并不特别理想，易出现数据信息资料应用效率低下的问题，但在办公自动化应用下，文字、数据、图形、语音以及视频等各类信息资料均可形成理想处理，由此表现出更强的信息资料应用价值；其次，办公自动化还能有效实现各类行政事务的优化处理，这也是原有办公相对繁杂的任务，无论是人事管理、工资管理、办公用品管理，还是财务信息管理，在办公自动化应用中均可形成较为理想的优化作用，得以促使行政事务处理更为高效、准确，解决原有人工管理存在的明显混乱或滞后性问题，管理人员应予高度重视；另外，办公自动化在通信方面的优化效果同样较为理想，可在办公室内部构建理想的人与人沟通渠道，促使各个部门间以及各个人员间的信息交流更为便捷、顺畅，在整个单位内部有效构建信息共享平台，以此更好优化各项办公业务开展；最后，办公自动化还有助于进行辅助决策，在单位管理方面发挥重要作用，尤其在充分分析运用各类数据信息资料的基础上，可为相关决策人员提供有价值的参考意见，最终提升决策准确度。
2办公自动化发展对现代文秘工作的影响
2.1有助于提高办公效率
办公自动化发展对现代文秘工作的影响首先表现在工作效率的提升上，这也是切实优化现代文秘工作的重要着眼点。在开展传统文秘工作中，因需处理的信息资料较为繁杂，且往往存在着较大的变动可能性，如此也就很可能导致文秘工作效率低下，且明显增加文秘工作人员的负担和压力。在办公自动化发展中，文秘工作人员可借助较为先进的办公自动化软件，实现大量文秘工作的灵活、优化处理，以此更好提升文秘工作效率，降低文秘工作人员的负担。比如在最为基本的文稿编写工作开展中，如文秘工作人员依托传统文稿编写模式，不仅前期编写难度较大，在后续反复修改以及格式调整中，同样也易浪费大量时间，且很难形成较为理想的文稿编写效果，成为文秘工作人员较为头疼的工作任务之一。但在办公自动化相关软件的辅助下，文秘工作人员可直接借助现成的文稿模板进行文字编写，在文字编写过程中，如存在明显的错误，相应软件也可进行自动提醒，由此更好实现对文稿编写效率的提升，且后续修改的次数往往会明显降低，有助于更好优化文稿编写水平，对文秘工作人员的辅助作用价值较为突出；
2.2有助于优化信息运用
办公自动化发展对现代文秘工作的影响还表现在信息资料的运用方面，这也是当前文秘工作人员的重要任务之一。在现代文秘工作开展中，因存在大量有待于收集、整理、传输和分析、存储的信息资料，相应工作开展难度较大，如果文秘工作人员依托传统工作模式，不仅会出现较大的工作量，同样也极易出现较为明显的混乱，随之导致信息资料的应用价值受损。办公自动化的发展应用在该方面同样也可产生积极影响，有助于促使信息资料的运用更为高效、有序，实现整个环节的创新变革，解决信息资料的制约问题。比如在前期大量信息资料的收集中，文秘工作人员就可充分借助办公自动化平台，从多个部门或领域，依托互联网技术，获取较为充分、全面的数据信息资料，且确保数据信息资料类型的多样性，为后续应用创造理想条件；在信息资料的整理和分析方面，办公自动化相关软件的应用同样也可对其进行自动化分析和调整，有助于促使所有数据信息资料根据目标和需求进行分类运用，以此避免可能出现的数据信息资料的严重混乱；在数据信息资料的传递方面，办公自动化的应用更可依托相应平台，在单位内部形成高效信息互通渠道，便于更好优化信息资料的高效传递，促使其可在更多方面发挥积极作用，避免信息共享不当带来的限制；在大量数据信息资料的存储方面，办公自动化的应用不仅可充分借助计算机设备及其它硬件设备进行存储，还可借助互联网进行云存储，如此更加便于后续查阅和使用，成为当前颇受重视的处理方式；
2.3有助于改进管理效果
在办公自动化发展背景下，现代文秘工作受到的影响还表现在各项管理和调度方面，尤其对各项活动安排，现代文秘工作人员同样面临较高压力，一旦出现任何偏差，不仅导致相关活动无法有序开展，同时还会带来严重资源损耗和资金损失，应引起文秘工作人员的高度重视。在原有单位各项活动安排管理中，较常见的问题就是时间和地点冲突，进而导致后续活动开展中出现矛盾，很可能造成严重的混乱。在办公自动化应用后，文秘工作人员往往可充分借助相关时间管理和地点管理软件，更好实现各项活动的合理安排，只需在相应软件中输入各项活动的开展时间以及地点，就可进行自动分析评估，判断是否存在相互冲突的活动，对冲突问题还能自动调整，由此更好确保各项活动的有序开展。当然，在相应活动安排以及调度工作开展中，文秘工作人员还可纳入人的维度，确保管理人员能根据自身需求，合理参与各项活动，避免出现“分身乏术”的问题；
2.4可能存在信息安全隐患
在办公自动化发展背景下，现代文秘工作受到的影响不仅表现在上述各个积极层面，同样也很可能带来一些不利影响和风险，进而给现代文秘工作带来冲击。伴随办公自动化的推广、运用，现代文秘工作往往出现翻天覆地的变化，传统工作模式向现代工作模式转变的过程中，一些文秘工作人员也易出现不适应现象，进而出现一些失误，影响现代文秘工作成效。其中信息安全隐患就是不容忽视的核心问题，很可能导致文秘工作出现严重漏洞，给单位发展带来不利影响和危害。比如对文秘工作开展中涉及的一些关键数据信息资料，如果文秘工作人员未能进行针对性保护，随意运用办公自动化软件进行存储或传递，就易面临失窃或被篡改的风险，导致单位关键信息泄露，由此造成的损失不容忽视。此外，因办公自动化下的文秘工作效率较高，工作人员在高效处理各项工作任务时，同样也易出现一些人为失误，尤其是对一些信息资料的整理以及共享，一旦出现偏差问题，则同样也会酿成严重后果，应引起现代文秘工作人员的高度重视。
3办公自动化在现代文秘工作中的优化运用
3.1注重软、硬件配置
办公自动化在现代文秘工作中的应用优势明显，成为改进和推动现代文秘工作创新转变的重要手段，应引起各个单位的高度重视。在现代文秘工作中为有效实现办公自动化的应用转变，首先应注重打造合理、可行的办公自动化系统，对办公自动化运行所需的软件以及硬件予以优化配置，由此更好营造理想的办公自动化条件，为现代文秘工作人员提供有力支持。在办公自动化系统配置中，单位管理人员首先应加大对办公自动化的重视程度，意识到办公自动化发展应用带来的明显优势，进而就可在该方面切实加大投入力度，确保办公自动化系统构建所需充分得到提供的资金，避免因资金短缺影响软件以及硬件运用的引入。当然，在单位内引入运用办公自动化相关的软件和硬件时，同样还需注重较强的针对性，结合单位自身文秘工作或其它办公需求，合理选择相匹配的软件和硬件，由此更好促使这些软件和硬件可在后续得到优化运用，避免影响现代文秘工作开展效果，或出现严重的资源和资金损耗问题。对办公自动化系统相关软件和硬件的配置，往往还需重点考虑单位自身实际状况，比如单位经济状况、办公人员状况以及具体业务状况，往往都需在软件以及硬件引入时进行综合考虑，最终保证相应软件和硬件较为适宜、合理的配置。
3.2注重日常工作转变
在现代文秘工作中运用办公自动化系统时，工作人员往往还需密切结合具体工作，尤其是对文秘工作人员的日常工作，更需引起高度重视，以便促使办公自动化系统得以优化运用，能对现代文秘工作形成理想的辅助效果。基于此，现代文秘工作人员应密切结合自身日常工作任务，充分探讨如何实现从传统工作模式到办公自动化的转变，由此更好促使日常工作得以充分产生办公自动化的积极推动作用，避免该方面出现阻碍。结合现代文秘工作的主要任务进行分析，办公自动化的融入运用应体现在方方面面，尤其对一些日常相对繁杂的重复性工作任务，更应努力借助办公自动化进行创新，由此更好提升现代文秘工作效率，同时确保现代文秘工作具备更高准确度。比如在单位内部打印机等设施应用中，工作人员应注重借助共享软件予以充分运用，促使相应打印机设备可被单位内所有人员便捷使用，由此提升对所有需打印文件的工作效率。在现代文秘工作中涉及日常信息资料传输以及人员间沟通交流时，办公自动化的应用同样也应引起重视，文秘工作人员应积极运用办公自动化平台，注重实现对所有信息共享以及沟通交流的优化完成，尽量避免出现滞后性或混乱性问题；
3.3注重工作人员转变
在现代文秘工作中融入运用办公自动化时，工作人员层面的转变更不容忽视，要求现代文秘工作人员能积极适应办公自动化发展新环境，以此更好发挥出办公自动化应用价值。对现代文秘工作人员的转变要求看，工作人员首先应积极转变自身工作理念，充分认识办公自动化的重要价值，明确传统工作模式存在的问题和缺陷，进而也就能积极、主动适应办公自动化工作模式，从观念层面予以调整。在办公自动化背景下，现代文秘工作人员往往还需培养相匹配的一些工作理念，比如高效观念、信息观念以及精细化观念等，均需现代文秘工作人员予以树立，由此更好实现对现代文秘工作的积极转变，避免因受传统粗放化工作观念的影响，导致自身无法对办公自动化相关工作模式予以积极适应。在此基础上，现代文秘工作人员还应熟练掌握办公自动化系统的应用，确保相应工作开展较为规范、有序，避免因技术层面的限制因素，影响现代文秘工作成效。比如在单位引入运用办公自动化相关的新技术以及新设备后，往往就需文秘工作人员予以积极学习和掌握，以便及时实现自身工作的优化调整，充分发挥出办公自动化的应用价值，避免因自身失误操作或不规范行为，产生严重不良后果;
3.4注重信息安全
办公自动化发展下的现代文秘工作要想形成较为理想的优化效果，注重信息安全同样极为必要，以便实现单位所有信息资料的有效保护，避免出现较为严重的信息泄露或被窃取风险。基于该方面诉求，现代文秘工作人员应首先具备较高信息安全保障意识，明确办公自动化背景下存在的所有信息管理和应用风险，进而有针对性地予以防控，规范自身工作行为，在充分运用办公自动化的基础上，规避可能由此产生的不利影响和危害;此外，针对办公自动化系统也应进行完善，围绕信息安全保障需求，合理配置相应的安全防护软件，规范安装使用防火墙，解决办公自动化系统方面存在的安全漏洞。
4结语
综上所述，办公自动化在现代文秘工作中的作用价值不容忽视，为更好优化办公自动化作用效果，工作人员应注重加大对于办公自动化的认知程度，明确办公自动化带来的积极影响和风险因素，进而从多方面进行办公自动化的优化引入和规范运用，逐步实现现代文秘工作的创新转变。
