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高校图书馆家具及设备管理刍议

  图书馆资产是其开展业务和服务及进行内部行政工作必不可少的物质基础。根据高校图书馆国有资产自身的特性和作用,并依据国家事业单位资产管理条例和高校资产管理实施办法,可将高校图书馆的资产分为三大类:家具资产、设备资产及文献资源资产。近年来,随着高校图书馆的快速发展及国家对高等教育机构重视程度的日益提高,各高校图书馆的经费也逐年大幅增加[1],图书馆的硬件条件得到前所未有的改善,馆内固定资产总量也随之增加。在图书馆固定资产大幅增加的同时,办公家具及仪器设备使用管理中却出现了一些问题,如资产监管制度不完善、管理不规范、资产利用率低等。因此,做好家具及设备的使用管理工作是高校图书馆面临和急需解决的重要课题。
  1 高校图书馆家具和设备使用、管理现状及存在的问题
  1.1 家具及设备数量、品种多,设备更新速度快
  高校图书馆拥有的办公家具及仪器设备数量明显多于校内其他部门。一方面,由于图书馆服务方式向多元化和数字化发展,图书馆配置的家具及设备品种也呈现出多样化及现代化的趋势;另一方面,随着信息技术产品及电子产品的飞速发展,作为学校知识信息中心的图书馆需要紧跟潮流,因此,其电子设备更新速度也逐年加快,加之图书馆家具及设备使用年限跨度大,各类家具及设备总数多达几千甚至上万件。
  1.2 资源浪费较严重,资产利用率低
  高校图书馆家具及设备的购置经费绝大部分来源于学校专项经费,因而,图书馆基本不考虑成本核算和资产折旧的问题,在有需求意向时即向学校申请,而一旦购入又不关心使用情况,且基本上没有维护保养的意识和责任感。一些使用年限不长的家具及设备仅仅由于一些细小问题或部分零部件损坏而不能正常使用就被放入仓库等待报废;一些使用情况良好的电子设备也因功能落后而被搁置;由于无线网的覆盖范围扩大及大学生智能手机和计算机的普及,图书馆内原有供读者查阅资料的多台计算机被闲置。这些都造成资源的极大浪费及资产利用率低。
  1.3 资产管理意识淡薄,管理制度不健全
  部分高校图书馆还存在重购置、轻管理的现象,缺少固定资产管理意识。一些高校图书馆没有制定馆内固定资产管理规章制度,因此不能科学规范地指导具体工作。而资产管理部门通常仅为图书馆配备1~2名资产管理员,且都是本馆职工兼职。由于图书馆部门设置较多,办公地点较分散,仅靠一两名兼职资产管理员很难完成全馆家具及设备管理工作。加上图书馆员工较多,资产管理意识很难统一,致使图书馆家具及设备的变动不能及时在学校资产管理系统中更新,从而造成资产管理系统中的数据与实际使用情况不符,家具及设备的使用和管理状况较为混乱。
  2 做好高校图书馆家具和设备管理工作的对策
  2.1 提高资产管理意识
  做好高校图书馆家具和设备管理工作,需要提高图书馆工作人员的资产管理意识,使他们充分认识到资产管理的重要意义,树立正确的国有资产管理理念。强化管理不仅能消除现有的混乱局面,保证家具及设备的正常使用,还能减少资源浪费,提高家具及设备的利用率,为学校和社会创造更多的效益。因此,必须增强图书馆领导及职工资产管理的责任感和主动性,使他们真正意识到管理好家具及设备资产的重要性和必要性。
  2.2 建立科学管理体系,健全管理规章制度
  按照“统一领导、归口管理、分级负责、责任到人、物尽其用”的原则,建立健全家具及设备的管理制度[2]。我校图书馆家具及设备管理实行行政领导全面负责制,资产管理员、部门主任和使用者三级责任制,将管理责任落实到具体部门和个人,明确相关责任人的责任范围,强化责任和管理意识。由于家具及设备数量庞大,可安排一名家具资产管理员及一名设备资产管理员分别管理家具和设备,家具资产管理员可由办公室职员或办公室主任兼任,而设备资产管理员可由技术部职员或技术部主任担任。这样既实现了归口管理,也实现了分级管理,使管理的责任更明确,职责更清晰。
  根据学校资产管理部门制定的具体实施办法或章程,结合本馆实际情况,我们建立了一套馆内家具及设备资产管理制度。其中包括购买程序、验收过程、保管及使用方法、转移、调剂、报废、赔偿等,做到家具及设备管理有章可循。在管理制度中还增加了家具及设备的盘查监督、维护维修跟踪服务机制。我们制订工作计划,定期对各种资产进行清点及检查,发现家具及设备损坏,及时向有关部门提出报修申请;发现资产数目或存放地点不对,要及时处理并通知办公室负责人员。我们将家具及设备的使用管理工作作为馆员年终考核的一个指标,做到赏罚分明,提高每名员工的家具及设备管理责任意识。
  2.3 充分利用资产管理系统,合理分配家具及设备管理工作任务
  高校图书馆可根据馆内职工的家具及设备管理责任等级向学校资产管理部门申请不同的管理权限,并在资产管理系统中设置不同的账户和不同的权限。依据每个职工对家具及设备的实际使用情况,将馆内所有家具及设备管理工作分配到部门,落实到职工[3]。资产管理员为一级权限,可对本馆所有家具及设备信息进行操作;部门主任为二级权限,可对本部门所属家具及设备进行信息操作;普通员工为三级权限,可对本岗位家具及设备进行信息操作。部门主任对普通员工的操作进行确认和审核,资产管理员拥有最终审核认定权限和全馆家具及设备管理权限,这样就可以让馆内所有人员都关注家具及设备管理工作。其最终目的是使家具及设备在转移、维修、外借、调剂、报废的过程中账目准确,易于维护。
  2.4 建立家具及设备共享平台,实现再利用   对于没有达到报废年限的闲置家具及设备或利用率低的家具和设备,图书馆资产管理员在资产处置时应该有资源共享的意识。高校图书馆在经费投入、馆舍面积及硬件条件等方面相比校内其他部门都更有优势。一般情况下,图书馆的家具及设备数量相对充裕,有些甚至有较大富余[4]。通过与校内其他部门建立家具及设备共享,不但可以腾空闲置家具及设备的馆藏占地,调剂余缺,实现资产再利用,充分发挥家具及设备的使用效能,更为重要的是,能为学校节省资金,减少开支。
  高校图书馆可根据各高校信息化建设要求,在资产管理部门或图书馆的二级网站上建立家具及设备共享平台。图书馆资产管理员可在该平台上录入拟共享的家具或设备,主要包括两部分:一部分是可以调剂给其他部门、没有达到报废年限且可正常使用的闲置家具及设备,如替换下来的桌椅板凳、计算机等,这些家具及设备在图书馆已经没有使用价值,但是对部分经费紧张的学院来说却是宝贵的资源;另一部分是不可调剂的、利用率不高,但可以共用的设备,如摄像机、照相机、移动投影仪、绘图仪等。如果有部门对可调剂的家具及设备有需求意向并经资产管理部门同意,图书馆即与其办理相关移交手续,包括对拟调剂物品进行实物确认,签订正式的移交协议,附上每批移交家具及设备的明细,被调剂家具及设备的搬运信息等。这些工作完成后,双方负责人携带相关材料到资产管理部门进行校内家具及设备转移处理,将被调剂的家具及设备全部转移到接受单位名下,做到双方账目清楚无误。对于可共用的资产,使用部门可以选择网上预约的方式预约使用相关设备。预约成功后,借用部门需填写一份借用协议,包括设备借用期限和借用人等信息。该共享平台的开通体现了家具及设备管理的先进性、科学性、实用性和共享性,提高了资源利用率,同时也响应了国家的节能环保号召。
  3 结束语
  高校图书馆家具及设备管理是一项系统工程,它具有综合性、专业性、烦琐性及多样性等特点。要想做好这项工作,图书馆必须站在一定高度,强化职工的资产管理理念和意识,建立科学的管理体系,完善规章制度,增强各级管理人员的责任感,充分发挥资产管理系统的作用,实现家具及设备信息的自动化、网络化管理,最终使高校图书馆的家具及设备管理日趋规范,并达到最大使用效益。

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