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档案数字化在长春市社会保险档案中的应用

  [中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349(2014)09-0064-01
  一、纸质档案数字化是档案管理发展的必然趋势
  首先,档案数字化把档案资源转化为数字化的档案信息,以数字化的形式存储,网络化的形式连接,利用计算机进行管理,形成一个有序结构的档案信息库,及时提供利用,实现资源共享。
  其次,档案数字化是档案现代管理的迫切要求。2009年相关部门出台了《社会保险业务档案管理规定》,从而确立了档案管理在社保经办工作中的重要地位。
  最后,档案管理的主要目的和价值在于查询和利用。例如,办失业证需要业务档案中的增减表和终止合同;办住房公积金要社保缴费证明;办房改要工龄证明;迁户口要履历;办理医保需要档案中的各种要件和调资――传统档案的查询要先调出档案的库检号,再进库房调档、查询、复印、还档,费时费力,极不方便。经常性地翻阅还会造成档案的污染、残缺甚至丢失。因此,建立一套人工干预少、效率高、易查询、易保存、成本低的社保档案管理系统已迫在眉睫。
  二、档案数字化相较于纸质档案有不可替代的先进性
  首先,档案数字文件代替实物进行查阅,提高了处理效率。数字化后档案检索方便、快捷,便于利用,并把工作人员从低效、繁重、重复性高的手工录入及查询工作中解放出来,提高了效率。长春社保局档案中心目前已经可向约38万退休人员提供人事档案电子查询服务,退休人员需要查询原始人事档案的可即到即查,不必再排队等候,据测算,实现档案数字化后,普通业务平均3分钟即可办结,有的1分钟即可打印完毕,批量业务办理效率更是提高了4―5倍,提升了群众满意程度和社保经办品牌形象。
  其次,适用于电子网络的传输。电子文本能够利用电子网络进行传输,能适应现代人对文件流转速度的苛刻要求,最大限度地共享档案资源,这是档案利用者的福音,它所产生的经济效益是无法估量的。
  最后,易于保管,提高经济效益。电子档案不易受虫、鼠及其他有害生物的侵袭而损毁;不会造成空气污染;由于不必翻阅纸质档案,也减少了对档案造成的磨损,延长了原始档案的保存期限;占用空间小,不像纸质档案,需要人工分类、排序、组卷、装订,节省了大量的人、财、物;近几年来参保人数骤增,社保业务档案存储空间严重不足,实行档案数字化,就能将纸质档案转为机读档案,避免了反复印刷资料而造成的纸张和人员浪费,节省了占地空间,节约了相关费用,提高了经济效益。
  三、档案数字化在社保系统实际应用中存在的问题
  首先,存储介质的特性影响电子档案的真实性和可靠性。电子档案的载体一般具有重写性,若被修改了,修改后不易留痕迹,使得档案的真实性和可靠性难以得到保证。
  其次,网络化的发展使得网络安全问题日益突出。无孔不入的网络黑客和计算机病毒给数字化档案的安全、保密工作带来了隐患。社保档案记录的是参保人员的基本信息和缴费基数、年限等信息,直接关系到退休后的工资、待遇,稍有差错就会影响参保人员的一生,要高度重视。
  再次,档案管理的设备和技术不能满足需要。社保档案系统目前使用的计算机服务器存储量小,运行速度慢,对于大量新进的数字化档案读取慢,有时会在查询时突然中断。而档案管理电脑软件的开发各自为政,通用性、实用性差。
  最后,社保系统的信息和其他部门没有实现资源共享。现在由于各个行政机关网络资源没有共享,目前办事需要档案时还要到社保档案中心查询、复印档案。
  四、全面实行档案数字化的解决措施
  首先,建立健全相关法律法规,确保数字化档案的安全,防止出现违反档案利用工作纪律的情况发生。
  其次,提供先进的软、硬件设备。比如使用二维码管理,档案信息一次性生成,减少人工干预;建立网关、防火墙、安装防病毒软件来防止黑客及病毒对电子档案的破坏和恶意篡改;开发实用通用的管理软件等。
  最后,培养专业的档案管理人员。现代化的设备需要提高档案管理人员的文化、业务素质和操作技术,加强档案专业理论、计算机等知识的培训,培养一支掌握信息化、现代化又熟悉档案工作流程的人才队伍。

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