一、档案异地备份的意义
档案异地备份是指为避免档案实体或档案信息遭受火灾、水灾、地震等自然灾害或不可预料的人为灾害的破坏，而采取将档案备份存储在远离灾害可能发生地的一种安全措施，它是最基础的容灾备份机制，是化解档案安全潜在威胁的极为有效的措施。
档案的工作核心是对档案的保护和提供利用，因此档案需保存于一个方便管理和利用的场所，但是这样做却远远不够安全，档案保管地一旦遭到突发性社会事件或自然灾害的破坏，就会使档案遭受重创，不仅仅是纸质文件，电子文件也有可能丢失、损毁、不可阅读或无法证实其可靠性、真实性，有些受损严重的档案甚至无法修复。由于档案的不可再生性，为预防和避免档案在类似的灾难中遭受毁灭性的损失，就应保证档案在任何情况下都应处于相对的安全状态，异地备份无疑是确保档案安全的最有效途径。
二、档案异地备份的方式
（一）冷备份
冷备份也叫介质异地备份。即在本地将档案数据（电子文件）进行备份，然后将备份件送到其他地方进行安全保存的方法。当突发性社会事件或自然灾害发生时，只需将备份件上的数据按照预定恢复即可。这种方式的优点是成本相对较低，易于实现。但是当数据量逐渐增大时，备份件的管理难度也将大大增加，尤其是突发性社会事件或自然灾害发生后，大量数据难以及时恢复。
（二）温备份
温备份是指在异地建有备份站点，并安装了备份主机和通讯设备，将备份站点运行系统配置成与主站点运行系统相同或相似的系统及网络运行环境，安装应用系统后进行定期备份。一旦突发性社会事件或自然灾害发生，可使用定期备份数据，手工或自动批量地追补孤立数据，将终端使用用户通过通信线路切换到备份系统，便可恢复运行。
（三）热备份
热备份是指在异地建立一个备份站点，备份站点运行系统与主站点运行系统处于联机状态，主站点通过高速通信线路将所需数据实时地传送到备份系统，保持了备份运行系统与主站点运行系统数据的同步性。一旦突发性社会事件或自然灾害发生，可不用追补或只需追补很少的孤立数据，备份运行系统便可快速接替主站点运行。
三、档案异地备份的要求
（一）稳定性
即在进行数据备份时务必要保证备份系统的稳定，并且最好有专人负责，这样可避免由于多头负责而引起备份时的混乱和无序。
（二）全面性
在不同的计算机网络环境中有着不同的操作平台，还存在着不同的应用系统，因此，进行数据备份所选用的备份系统必须能兼容或支持各种操作系统和应用系统。
（三）自动化
数据备份方案应能进行定时的自动备份，并且能够及时处理在自动备份过程中出现的各种异常情况，这样便会大大地减轻工作人员的劳动量。
（四）安全性
计算机网络是计算机病毒传播的高速通道，会给备份数据带来极大的威胁。因此，要求在备份的过程中有查毒、防毒、杀毒的功能，确保无毒备份。同时，也要有适宜的温湿度，能防光、防磁、防水、防尘等，以最大限度地延长档案备份件的寿命。
四、档案异地备份的实现
（一）提高档案异地备份的意识
2008年的汶川大地震不仅夺去了数万人的生命，使人们的身心遭受了严重的创伤，也极大地威胁和破坏了具有历史记录意义的档案。因此，我们要从汶川地震中吸取经验和教训，高度重视档案的异地备份工作，结合本单位具体情况尽快制定规章制度，加强理论研究，注重人才培养，及时解决工作中出现的问题，使得档案的异地备份工作顺利实现。
（二）充分挖掘档案价值，解决资金短缺问题
面对当今突发性灾害对档案的破坏以及其损害的不可逆转性，档案的异地备份保存已成为当前解决档案长期安全保存的重要手段。因此应充分利用档案资料，发掘人力与物力资源，，提高投资回报率与资源共享率，与实际工作高度结合的同时有利于数字资源管理整体水平的提高。
（三）档案异地备份地点的选择
档案异地备份地点的选择是档案异地备份的重要环节，应遵循地理远缘原则。进行档案异地备份的目的是要避开同一灾害对档案造成的破坏，因此其地点的选择在空间上一定要与原档案保存地有一定的距离。两者相距越远，其在地质构造、气候、水文等方面的差异就越大，对避开水灾、火灾、地震等自然灾害以及突发性社会事件等都有很好的作用。
当前，随着社会信息化进程的不断加快，信息技术也日新月异，数字档案即将成为现代档案的主导形式，由于其对设备的高度依赖性，信息保存的不稳定性，易受计算机病毒感染等缺点，其安全保管问题也不容乐观。为了保证档案资源的安全，化解档案安全潜在的威胁，我们必须未雨绸缪，防范于未然，因此，档案的异地备份无疑是保障档案安全的最有效的途径。
