国土资源档案是国土资源管理部门在土地规划、开发、利用以及低地籍管理、土地测绘等工作中形成的具有保存价值的文字、图片、音频视频等数据信息。“国土资源档案管理是国土资源管理工作的重要组成部分，是服务经济、社会、群众的一项基础性工作”。[1]因此，做好国土资源档案的征集、归档、立卷以及管理工作具有重要的现实意义。但是，当前的国土资源档案管理工作存在诸多问题。分析当前国土资源档案管理存在的问题和不足是国土资源档案管理者必须面对的现实问题。
一、我国国土资源档案管理工作的现状与问题
随着我国国民经济的持续快速发展和互联网技术的广泛普及，信息化浪潮席卷社会生活的各个方面，对国土资源档案管理提出了更高的要求。传统的国土资源档案管理模式已经难以满足人们对档案资源存储、开发、利用的社会需要。分析问题是解决问题的前提。纵观当前国土资源档案管理的整体状况，我们认为现有的国土资源档案管理工作主要存在以下几方面问题：
（一）国土资源档案管理制度不健全，安全隐患多。当前国土资源档案管理人员对国土资源档案的重要性认识不足，“思想上不适应，没有从计划经济的模式中彻底解放出来，思想守旧、工作被动、缺乏新思想、新举措，难以适应新形势的需要。”[2]首先，在日常工作过程中，国土资源管理人员的绩效考核往往已完成领导交办工作的完成程度为标准，因此工作过程中的工作记录及相关文件，往往因分工模糊，责任不明等制度不健全等在工作结束后，没有及时收集整理和归档，致使一些珍贵的国土资源档案遗失。其次，一些国土资源档案馆管理极不规范，已有的国土资源信息没有及时归档、立卷、分类，编目和排列也不够规范，部分国土资源档案随意堆放，长时间挤压，造成霉变、虫蛀、破损等现象。再次，有些国土资源档案管理单位的档案存储基础设施落后，国土档案资源存储区与办公区混在，档案库房严重不足，仍采用木质档案柜存放，存放设备简陋，档案管理人员安全意识差，安全管理制度不健全，安全防范措施形同虚设，落实不力，安全隐患多，国土资源档案管理的安全形势堪忧。
（二）国土资源档案管理模式落后，信息化程度低。随着互联网技术的快速发展和信息化进程的不断加快，档案管理的信息化与数字化已经成为未来发展的必然趋势。但是多数国土资源档案管理者仍沿用效率低下传统档案管理模式，严重制约了国土资源档案管理的有效性。一方面，当前国土资源档案管理者的信息化意识较低，没有看清信息化时代档案管理的发展趋势，缺乏国土资源档案管理的创新意识与改革动力，另一方面，现有国土资源档案管理人员的业务素质堪忧，档案管理人员编制少，流动性大，缺少正规培训和专业的档案管理训练，有些档案管理人员连哪些文件需要收集和如何进行档案的立卷归档都不会，仍延续着“你交我收”的被动式档案管理模式。此外，部分国土资源档案管理者的电子档案管理技能不足，档案信息化、数字化管理尚处于数据输入的初级阶段，根本谈不上电子档案的整合和共享。
（三）国土资源档案只“管”不“用”，开放利用率低。当前国土资源档案管理模式存在着“重管理，轻利用”的倾向，严重制约了国土档案资源的开发与利用。一是国土资源档案管理者对国土档案资源的价值认识程度低，没有认识到国土档案资源对经济发展、政府公共决策以及公民个人需求的重要作用，对现有国土档案资源的开发整理不足，导致大量极具价值的国土档案资源长期积压在档案柜里，难以发挥作用。另一方面，国土档案管理人员对社会各类组织的国土档案资源的需求了解不足，服务的主动性较差，仍然采取坐等利用者上门查询，利用者提出需要什么就查询什么，很少主动了解利用者的需求类型，此外，国土资源管理者没有组织人手根据社会需求类型对档案资源进行深入挖掘与分析，仅能提供原始的档案资源服务，资源服务类型单一，服务质量不高，主动服务意识差。
二、加强我国国土资源档案管理工作的路径选择
（一）建章立制，推进国土资源档案管理规范化、制度化。首先，推进国土资源档案管理的规范化制度化，关键是人。要提高国土资源档案管理人员的管理思维和管理技能，做好宣传教育工作，强化国土资源档案管理人员的现代管理意识，做好教育培训工作，通过短期培训、专家讲座、内部交流，提升国土资源档案管理者的管理技能，全面强化管理人员档案收集、立卷、整理、装订、上架等各个环节的实际操作能力，推进国土资源档案管理的管理模式创新。其次，推进国土资源档案管理的规范化、制度化，要完善制度建设。国土资源档案管理要进一步完善管理人员岗位分工制度，明确不同岗位的具体职责，将管理责任细化到人，明确档案管理、归档范围，细化档案利用、借阅权限，严格鉴定、销毁等规定，做到有章可循、有规可依，实现精细化管理。另外，要进一步完善国土资源档案管理的激励机制，打破档案管理奖励分配的平均主义倾向，对在管理方式创新等管理过程中做出过突出贡献的员工予以精神鼓励和物质鼓励，激励员工不断的学习，不断提高自身的管理能力，调动国土资源档案管理人员的工作积极性；进一步规范国土资源档案管理的安全制度建设，一是要建立层层签订安全责任书的安全责任细化制度，明确每个人的安全责任，做到人人绷紧安全责任这根弦，人人参与安全工作。二是要建立安全巡视和定期检查制度，定期对现有的国土资源档案进行安全检查。检查国土资源档案的存储环境，消防设备的配备等情况。三是要制定安全预案，针对可能出现的火灾、地震等情况制定突发紧急事件发生时国土资源档案的抢救、保存工作。四是要进一步更新国土资源档案管理的基本设备，创造良好的国土资源档案存储环境。 （二）推陈出新，加强国土资源档案管理数字化、信息化。信息化是互联网时代的根本特点，加强国土资源档案管理的数字化、信息化是新时期推进国土资源档案管理的必然要求。进一步加强国土资源档案管理工作的信息化程度，需要做好以下三方面工作：一是要国土资源档案信息化数字化人才培养。国土资源档案数字化、信息化将使档案部门管理的档案资源的形式特征、主要工作以及服务模式都带来了很大的变化。国土资源档案管理的人员不但要掌握档案管理的专业知识和技能，还要掌握计算机技术应用的基本技能。因此，培养和造就一大批既掌握国土资源管理和档案管理等专业知识，又能熟练地远用计算机技术、多媒体及数据通讯和网络技术的优秀人才是推进国土资源档案管理数字化、信息化的前提和基础。二是要大力推进现有国土资源档案的信息化、数字化进程。首先，将保存时间较长的历史档案录入国土资源信息化系统中，将纸质的文档、图片及其他音频视频等资料转化为数字化的新型档案形式，进一步延长其存储期限。其次，不断推进数字化的国土资源档案管理模式，鼓励政府及相关企业采用电子化的档案存储格式，实现档案资源管理效率的提升，为国土资源档案信息的开放和利用奠定基础。除此之外，还需强化对国土资源档案信息管理网站的建设，建立和优化网络检索、查询系统，实现资料的规范化管理和智能化利用，在国土资源档案馆网站上能够实时和在线满足社会各界对政府档案公开的需求，并不断推进网站在线受理、公开的信息化进程。
（三）以用促管，提升国土资源档案管理开发率、利用率。“在社会主义市场经济发展新形势下，档案工作模式必须适应社会主义市场经济。”[3]国土资源档案管理部门不仅要做好档案的管理工作，更要最大限度地开发和利用档案资源，实现国土资源档案为政府公共决策服务，为社会发展服务的功能。如何推动国土资源档案开放程度，提高档案的开发利用价值，成为摆在国土资源档案管理部门面前迫切需要解决的问题：第一，打铁还需自身硬，提升国土资源档案的利用率首先要有树立共享意识，增强服务的积极性和主动性，深入了解社会各界对国土资源档案服务的需求类型、需求主体等潜在的市场需求信息，在保留传统服务项目的基础上，进一步拓展服务范围，优化服务方式，提高服务质量。第二，要实行标准化管理，要制定数字化、电子化国土资源档案的管理章程，建立统一的标准体系，提高国土资源档案的管理、开发和利用的有序化、标准化和规范化水平。各国土资源档案管理部门要加强馆际、馆室协作，打破政府权限分工造成的“信息孤岛”。进行数据资源整合和网络化管理，建立统一的国土资源档案大数据平台。第三，档案管理工作人员应当增强服务意识，提高档案资源收集、加工等信息处理能力、计算机使用、文献复制等现代技术的操作能力以及外语、专业知识等综合知识水平，提高查找文献的水平和速度，确保服务的效果和质量。
