自1839年摄影术诞生以来，人类历史揭开了新的篇章，即可以用图像和声音记录历史，并由此产生了声像档案。作为档案家庭中的一员，声像档案（audio-visualarchives）是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声音和录像为主，并辅以文字说明的历史记录。声像档案主要以磁性材料或感光材料为载体，以声音和录像为主要反映方式，记录在时事政治、科学技术、文学艺术等各项活动中直接形成的，具有保存价值的包括照片、录音带、录像带、影视片等特殊载体的历史记录。它是档案的重要组成部分，以其栩栩如生的影像和境过留声的音色真实地再现人们在重大活动中的音容笑貌，具有文字档案不可替代的独特的展现历史的魅力。
随着社会的发展及办公条件的改善，在实际工作中形成了大量的声像档案。我们应更好地保护和利用好这些生动地、形象地特殊载体，再现高校教学、科研、管理等工作情况，真实地反映高校发展变化，使其和文字档案一样，具有工作查考、历史凭证和宣传教育等作用。
一、当前声像档案管理面临的问题
在学校90周年校庆到来之际，为了配合学校的校史展览工作，我们查阅了大量馆藏的声像档案，发现管理和利用存在很多问题。虽说近年来大量购置了数码设备和用于进行后期制作、编辑的工作站，但是只限于声像档案的拍摄、录制、制作上，传统管理方式的繁琐和利用的局限性仍制约着声像档案的发展。总的来说当前声像档案管理面临的问题有以下几个方面：
1、馆藏声像档案没有进行数字化，声像档案信息资源没有被充分完全挖掘出来;声像档案管理工作主要靠手工方式操作，远远满足不了利用者的多方位需求;存储形式单一，无法满足数码时代大量而纷繁复杂的拍摄需要。
2、随着现代资讯的不断膨胀和视频媒体应用的不断普及，各高校记录的声像档案越来越多，但是以往磁带记录的文件经过2-3年的保存后由于物理原因发生脱磁、掉粉等现象直接导致大多媒体文件的流失。
3、当负责采集和管理声像档案的人员出现职务变化，离退休等情况时，接手的人员由于磁带的不直观，难以检索等原因会导致文件大量闲置，出现资料的存档形同虚设的结果。
4、在后期的编辑过程中经常需要用到之前拍摄的文件，但是由于检索不方便，工作人员为了检索某一段文件需要花费大量的时间在查找、采集等工作上。甚至由于检索困难而不得不放弃很多珍贵镜头的使用。
5、即使是存储在计算机中的视频文件也只能通过文件夹，文件名进行检索，但是真正使用的时候其实查找的是某些片断而非整个文件，而这些资料中是否有编辑人员需要的画面无法直观的表现在文件名上，导致查找的时候只能一个视频一个视频的看，同样要耗费大量的时间却很难找到需要的素材。
6、服务器中的文件如果采用共享模式开放到局域网中，所有网络中的用户都能直接看到所有的文件，无法保证特殊文件的保密性。如果每次都要单独传送，又会占用编辑人员的大量时间及协调周期。
二、以数字技术为切入点，打开高校声像档案管理和利用的新局面
现在国外科技界公认的一个观点是，现代信息技术主要有四个方面：一是计算机及其网络技术;二是通讯技术;三是声像技术;四是缩微、复制、印刷和高密度信息存储技术。由此可见，声像档案通过计算机和相应的软件系统进行数字化后，在网络上实现资源共享和利用服务，是整个档案工作现代化的重要标志之一。
对于声像档案而言，数字技术总体上带来了两方面的影响，一方面是大量新型载体的出现，部分或全部的取代了传统胶片、磁带等载体，成为声像档案信息新的承载体;另一方面，声像档案工作人员积极通过各种途径使声像档案和文书档案一样成为网络数据流的一部分，无论在收集、整理、鉴定或保管利用等方面都由计算机结合其它技术完成。比如：
（一）馆藏声像档案的数字化处理
将馆藏极其珍贵的照片包括底片进行扫描、翻拍配以详细的文字说明，存储入库;将录音、录像磁带进行转录，变成计算机可读取的信息源;对传统材质的声像档案进行数字化转换工作，使其可以和新型载体的声像档案相融合，统一由计算机进行管理。
（二）现行工作中声像档案的数字化处理
一是对所收集的会议等录音资料进行计算机音频采集，数码格式转换、处理，制作、刻录成光盘;二是对录像资料进行计算机视频捕捉、采集及数码格式转换、制作、编辑、刻录光盘;三是在制作网页过程中对诸多素材进行计算机转制、编辑处理等工作。
（三）户网站和信息发布平台的建设
门户网站包括局域网、校园网和互联网，局域网主要是信息门户面向到馆查档用户，提供用户注册、信息检索和内部可公开查阅的信息资源目录;校园网信息门户主要是面向学校内部用户，提供档案资源的快速检索、开放档案查询、文件阅览;互联网信息门户主要是面向社会公众，在网上展厅提供对视频档案的点播以及对照片档案的在线浏览等。信息发布平台提供从模板定义门户页面的功能，采用标准Java技术来创建JSR268和WSRP2.0/2.0的门户组件全文检索设置、动态页面刷新设置等功能。
三、借鉴“媒资”系统在声像档案管理中的新举措
声像档案产生的领域很多，涵盖了学校各个部门，随着学校的发展，广大师生也希望通过一些更直观、更生动的方式来宣传自己，因此对声像档案的需求也越来越多。 过去学校档案部门更多地是把声像档案作为“历史的见证”，想着把它收集起来存放入库就可以了。一旦有所需要，要通过人工进行检索，在大量的声像档案中寻找一两张照片、几个珍贵镜头、几段视频，工作的繁琐和效率的低下可想而知。
当数字技术引入声像档案管理工作后，在媒体领域出现了“媒资”概念，“媒资的全称是媒体资产管理MAM（Media Assets Management），就是对各种类型的视频资料、音频资料、文字、图表等媒体资料的数字化存储、编目管理、检索查询、非编素材转码、信息发布，以及设备和固定资产等进行全面管理的系统”。
通过“媒资”系统的应用，很多电视台和媒体单位在声像档案的“收、管、用”方面有了长足进步，有鉴于此，我们高校声像档案的管理和利用有了新的契机。
首先高校档案部门要把声像档案进行数字化处理，通过上载过程，将磁带中的媒体文件保存到磁盘阵列中，长期保存也能保证文件的质量不受任何影响，同时通过磁盘阵列的RIAD结构保证即使硬盘损坏也能恢复素材文件，保证了素材的安全性。真正做到随着高校的发展，素材库也随之不断丰富。我们还要通过管理软件在媒体文件中附加丰富的检索信息，即使人员流动后，刚刚接手的人员也能迅速检索到各种文件。
其次高校可分别在图片类、音频类、视频类三大类型下设立管理工作、科研工作、学生工作、教务工作、后勤工作等若干数据库。如：学校各种会议、活动的照片和视频采集;本科生、研究生学位照的收集整理、历届毕业生集体合影照片;科研成果的获奖照片和视频等。按照各个部门工作职能的不同，建立专题数据库。
再次按照需要，编目人员可以针对一个视频文件的节目层、片断层、场景层、镜头层进行详细的编目，同时截取关键帧画面，保证编辑人员检索时快速准确的找到需要的素材。
最后通过用户权限的设置，可以保证所有用户对于任一类素材的访问权限，在下载过程中编辑人员可以通过打点的方式，有选择的下载真正需要的片断，从而保证了素材的安全性和高校性。
保管及利用在媒体经验中，流态化的声像档案根据利用率的高低分别存储在在线磁盘阵列，近线数据流磁带库和离线数据流磁带库之中，按照利用率情况来决定声像档案的存放位置，既解决了外界利用方面的需求，又解决了数据库存储有限的矛盾，分级存储是被实践证明的唯一可长期保存资料的方式。
总而言之，在信息社会加强声像档案信息化建设，开展声像档案数字化，使声像档案资源不断增加，管理日臻完善，声像档案发挥的作用也会越来越大、越来越明显，对学校的发展也会起到巨大的推动作用
