进入二十一世纪以来，随着科学技术水平的不断发展，以档案信息化为重点的我国档案工作建设已经取得巨大进步。档案信息化水平的逐步提高，将有助于实现政府信息公开，便于向社会公众提供方便快捷的档案信息平台。我国档案信息化建设虽然取得一定进展，但是仍然被诸多问题制约，这在某种程度上影响着档案工作的发展。当前，我国档案信息化建设中普遍地存在档案信息分布不均、资金投入较多、资源重复搭建等问题。而“云计算”的出现则从技术的层面上为有效解决以上问题提供了新的思路。
一、云计算技术概述及特点
所谓云计算（cloud computing），是指基于互联网的相关服务的增加、使用和交付模式，通常涉及通过互联网来提供动态易扩展且经常是虚拟化的资源。云是网络、互联网的一种比喻说法。现阶段广为接受的是美国国家标准与技术研究院（NIST）对云计算的定义：云计算是一种按使用量付费的模式，这种模式提供可用的、便捷的、按需的网络访问，进入可配置的计算资源共享池（资源包括网络，服务器，存储，应用软件，服务），这些资源能够被快速提供，只需投入很少的管理工作，或与服务供应商进行很少的交互。
云计算作为一种网络服务方式，提供了信息技术服务的一种交付和使用模式，用户可以通过网络租用或免费获取所需服务，而这些服务经过“云计算”技术的不断发展将涵盖全部可能的信息应用。“云计算”实际上是互联网技术在服务层面的综合实现及功能延伸。
云计算与以往计算模式相比，具有如下几方面特点：第一，“云”具有相当的规模，Amazon、IBM、微软、Yahoo等的“云”均拥有几十万台服务器。“云”能赋予用户前所未有的计算能力。第二，云计算支持用户在任意位置、使用各种终端获取应用服务。所请求的资源来自“云”，而不是固定的有形的实体。应用在“云”中某处运行，但实际上用户无需了解、也不用担心应用运行的具体位置。第三，“云”使用了数据多副本容错、计算节点同构可互换等措施来保障服务的高可靠性，使用云计算比使用本地计算机可靠。
二、云技术与档案信息化建设
档案信息化建设，是指在国家档案管理部门的统一规划和领导下，将现代化信息技术全面应用到档案管理活动中，对档案信息资源进行数字化管理和使用。加快档案信息化建设，本质上是加快实现档案信息资源的数字化、标准化、系统化、网络化的过程，其核心是档案信息资源建设，基础是现代信息技术，目标是社会能够充分利用档案信息资源。随着档案管理工作公众服务职能的逐步强化，传统的档案工作亟需借助于现代化的信息平台来充分发挥作用。因此将云计算技术应用于档案信息化建设有利于全方位地推进档案信息化建设。云计算技术作为当下较为先进的信息应用技术，应用于档案工作中具备以下优势：
第一，有利于实现档案工作标准统一化。目前，档案信息化建设基本是立足于单一档案馆的数据资源共享，缺少全国各地区档案工作之间的交叉沟通，加之不同地区的档案实践工作标准均有所差异，切档案管理软件种类繁杂，各家档案馆在开发资源的过程中缺少统一、规范、标准的信息化建设细则。而引入云技术，则有利于推进我国全地区档案工作的标准统一化，基本解决区域性档案工作水平不同步、不同质的问题，同时也基本杜绝了管理软件多样化的问题，通过该项技术可以及时升级档案软件，并将应用程序传输到云中心，档案馆和公众使用更加高效便捷。
第二，有利于实现政务信息公开化。云计算技术有利于科学高效地优化网络设置，以完善的基础设施作为服务，借助软件不断地研发升级来促进档案工作的发展，在妥善保管电子文件信息的前提下，开通云内档案信息资源共享功能。公开的政务信息能够随着工作不断发展，并实现统一归集至云中心，这样技能使政务信息透明度进一步增加，也方便用户及时提供信息，接受用户监督。
第三，有利于实现信息设备投资节约化。各档案馆对云计算平台提供的基础设施加以利用，以较为经济的成本收获极高的运算能力，并且可以克服服务器访问限制的瓶颈，不再需要为了满足用户需求花费大量的资金购买更高级别的服务器等相关硬件。此外，档案部门也无需针对本馆档案管理软件升级而进行资金消耗。因此，云档案馆有助于降低各档案部门的运行、节约成本，提高档案工作水平。
三、云技术背景下的档案信息化工作建议
在档案信息化建设中，要认真地考虑档案管理工作需求和特点，结合自身档案馆信息化工作发展水平来开展工作。广泛地结合云计算技术，充分发挥云计算信息化工作的作用。
首先，要加强档案信息标准化和规范化建设。档案信息化的发展和应用都需要相关标准规范的支持，因此有必要逐步完善档案信息化标准规范。档案信息化标准规范主要构成部分是业务性标准规范、技术性标准规范和管理性标准规范。
其次，要建立有效的档案信息安全保障体系。安全保障是档案信息化建设的前提，信息化建设只有在此前提下，才能真正地实现价值。为了确保管理系统和数据的安全、可靠，防止档案信息丢失泄密，应当把档案信息安全摆在突出位置。特别是电子文档因其容易传输与扩散，更需要加倍保护。
最后，要建立一支高水平的信息技术管理开发队伍。随着档案信息化的不断发展，对档案工作人员的综合素质和能力提出了更高的要求。在人才的培养和发展方面，要注重以人为本，尊重人才，培养一批管理型、技术型和复合型信息化建设人才，从而建立一支高水平、高素质的档案管理队伍。
