档案违法行为不同于其他违法行为，其违法行为发生时间与后果出现的时间相差很久，所以待到相关部门调查取证时，往往无从查起，让很多当事人逍遥法外。因此必须要采取相应的措施，将档案行政处罚政策落实下去，以威慑那些档案违法行为当事人。
一、档案违法行为的特点
（一）知情人员顾虑重重
因现阶段我国的档案资源主要是供内部使用，知情人员与发生档案违法行为的人员往往都是有着最直接的关系，有的甚至是知情人员的领导；还有些知情人员出于维护单位形象的目的而选择不举报，因为一旦这种违法行为曝光，不仅会使单位形象受损，还会使自身的利益受损。总之，基于各种考量，知情人员面对档案违法行为总是顾虑重重，通常都是选择不举报。
（二）档案违法行为出现的后果呈现的时间比较晚
档案违法行为与其他违法行为相比，其后果明显的存在着滞后性，往往都是在违法行为发生一段时间之后，一系列后果才逐渐的显现。通常情况下，当社会公众需要使用档案时，才发现档案信息丢失或者是被损毁，这就失去了档案的利用价值，给社会公众造成非常大的不利影响。但是因为违法行为发生时间与后果显现时间距离较长，所以即使有关部门接到举报想要展开深入调查，也很难找到相应的线索，这就使得档案行政处罚十分困难。
（三）调查取证时没有威慑手段
相关部门在对档案管理部门进行调查取证时，因为不能向其他行政管理部门一样，责令其停业或者直接吊销许可证，所以其威慑手段不足，难以对档案管理部门起到震慑的作用，最为重要的是很多档案管理部门并不配合有关部门的调查取证，这使得取证工作难以进行下去。正常情况下，无论是当事人，还是知情人与都有义务来配合相关部门完成调查取证工作。但是因为没有强力有效的威慑手段，很多人都选择拒不配合，调查工作人员也只能进行劝说，但是劝说之后这些人员依然不为所动，就只能听之任之，无法再继续调查。
（四）处罚范围过小
现阶段我国的档案违法行为的处罚只针对国有单位员工，而实际上，不仅只有国有单位可以管理档案，有很多企事业单位及其他的团体都有管理档案的资格。因此知识单纯对国有单位的档案违法行为进行处罚，其范围的确比较小。
二、实施档案行政处罚的对策
（一）对档案工作基础薄弱的基层单位进行有针对性的档案行政执法检查
“对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导”，是各级档案行政管理部门履行档案事业行政管理职责的常规手段。进行监督指导大致可以划分为两种基本模式，既进行现场交流的“一对一”微观监督指导和制发档案行政规范性文件、集中举办业务培训的“一对多”宏观监督指导。
开展档案行政执法检查是发现档案违法行为线索的重要途径，对于国有机关事业和企业单位要着力扩大档案行政执法检查覆盖面，取得同级国有单位尤其是相关主管部门档案机构的支持，把执法检查范围延伸到本级立档单位所属的基层单位，尤其要对档案工作基础薄弱的基层单位有针对性地进行突击检查，通过翻阅档案目录、随机抽查档案实体等方式，重点检查档案安全是否存在问题，从中发现有价值的档案违法行为线索。
（二）与相关主管部门分工协作地查处涉及档案事项的违法行为
违法行为当事人实施违法行为，往往有其特定的非法目的。档案违法行为当事人之所以以档案作为其实施违法行为的对象，往往是为了通过损害档案的不法手段而获得特定的非法利益。相关主管部门查处自己管辖领域内的违法行为，是其依法履行社会管理职权的重要举措。违法行为人通过损害档案手段而获得特定非法利益的企图，被相关主管部门依法查处的情况在现实工作中并不少见。查处违法行为的主管部门，代表着特定社会管理领域和社会管理关系。只要法律、法规规定一行为违反两个以上法律规范是由两个以上主管部门处罚的，该行为就视同侵犯了两个以上的社会关系。在专业档案管理领域，损害特定专业档案的违法行为分别违反档案管理和专业管理相关法律规范的情况时有发生。对于这些档案违法行为，既可以由相关主管部门根据相应专业管理的法律法规实施行政处罚，也可以由档案行政管理部门根据档案法律法规实施行政处罚。
（三）把涉及档案事项的民事争议纳入档案违法行为案源监控范围
违法行为当事人实施违法行为，常常会造成特定的危害后果。当档案违法行为造成侵害他人合法利益的危害后果时，应利益受害者的要求，相关主管部门通常会依法裁决违法行为当事人给予受害者相应的赔偿。法律责任是指行为人由于违法行为、违约行为或者由于法律规定而应承受的某种不利的法律后果。以引起责任的行为性质为标准，档案违法行为当事人应承担的法律责任包括行政责任、民事责任和刑事责任三类。根据《行政处罚法》第七条“公民、法人或者其他组织因违法受到行政处罚，其违法行为对他人造成损害的，应当依法承担民事责任”的规定，通过实施行政处罚依法追究违法行为当事人的行政责任，与依法追究违法行为当事人的民事责任两者并行不悖，两种法律责任之间不能相互代替。
三、结语
综上所述，可知对档案违法行为的特点及实施档案行政处罚的对策进行研究十分重要，因为很少有人会关注档案违法行为，这与其自身的特点有关，为了促进我国档案事业的发展，相关部门有必要采取相应的措施。
