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论数字化环境下的核电厂培训档案管理

  引言
  核电厂的培训档案是核电厂发展专业人才及干部队伍建设的重要参考资料,也是在进行国际评审、同行评审、内部评审时所必须的重要材料。在信息技术飞速发展的今天,身处数字化环境下,核电厂培训档案的管理模式已经发生了巨大的改变。
  一、核电厂培训档案的形成及重要性
  (一)核电厂培训档案的形成
  核电厂的培训档案是企业员工在培训、考核、授权、上岗等活动中形成的有关员工专业知识、基本技能、上岗资格、管理水平等情况的重要记录和信息,是核电厂发展专业人才及干部队伍建设的重要参考资料。
  (二)核电厂培训档案的重要性
  核电厂的培训档案为企业的人力资源管理提供基本的重要依据,是核电厂优化人力资源,提高核心竞争力,取得良性发展,实现人才配置最优化的重要工具。
  核电厂的培训档案是员工在长期的工作学习过程中不断成长的重要记录与凭证,是核电企业安全稳定运营,健康快速成长的重要保证。操纵员、高级操纵员的培训档案更是员工获取操纵员、高级操纵员执照的必要条件,对核电企业的安全运营和稳定发展具有重大的意义。
  核电厂的培训档案也是企业在进行国际评审、同行评审、内部评审时所必须的重要材料和参考资料,在对核电厂的各类评审和评估中发挥着重要的凭证和依据作用。
  二、数字化环境对核电厂培训档案管理的影响
  传统的核电厂档案管理主要以保存纸质的原始档案为主。核电厂在长期生产运营过程中形成大量培训档案,随着核电建设事业的蓬勃开展,核电机组和从业人员的数量逐年增多,近年来员工培训方面的需求和要求不断提高,纸质培训档案的数量随之急遽上升,其在处理、库存、利用等方面的弱点也愈来愈凸显。
  随着技术的发展,通过将原有的旧的培训档案数字化,可使培训档案的利用率大大增加、对培训数据的分析也更为便利准确。而培训的电子流程审批和无纸化考试的实现使得整个培训过程中产生的档案都能以电子文档的形式保存,快捷地进行检索和利用,迅速准确的完成分析和统计,大大提高了核电厂培训档案管理的效率和水平。
  三、数字化环境下改进核电厂培训档案管理的必要性
  (一)由纸质文件向电子文件转型是核电厂培训档案管理未来发展的必然趋势
  1.纸质培训档案在保管与利用中的缺憾
  纸质培训档案大量形成后,占据大量的库存空间,在贮藏、保管等方面需要投入更多的人力与物力,无形中增加了核电厂的运营成本;在对历年积累的大量纸质培训档案资料进行检索时,由于纸质培训档案覆盖员工人数多,涉及的项目多,种类繁杂,时间跨度不一,在手工查询的条件下,不能快速、及时地提供培训档案信息,为企业发展服务;无法实现资源共享,不能令馆藏的培训信息资源实现快速传送及有效更新。
  2.培训档案数字化的优势
  通过将培训档案数字化保存在核电厂的服务器中,并在局域网上为用户提供使用,既方便用户对培训档案的利用,又避免纸质档案在借阅利用中产生损坏、遗失,还能提高纸质档案的使用年限。管理者与员工轻松查阅自己所需的信息,使培训档案的利用突破时间和空间的限制。
  (二)核电厂培训档案的数字化建设为企业的专业化运行模式提供更有效的支持
  通过培训档案的数字化建设,能实现培训档案信息跨地域、跨空间、更快速的传递和更便捷的资源共享,为核电企业多机组、多厂址、跨地域的运营模式,提供更快捷的培训信息服务、更有效的培训档案支持。在新形势下更好地满足核电企业的发展需要。
  四、数字化环境下如何改进企业的培训档案管理
  (一)无纸化考试在核电厂内部的推广与应用
  在核电厂的培训纸质档案中,员工内部培训、授权、考试的试卷占了很大一部分,其中有很多培训都可以用无纸化考试的方式进行。
  通过推广无纸化考试,可以充分优化资源,提高效率,减少大量试卷等纸质培训档案以及随之而来的阅卷、统计、汇总、库存等工作。员工的考试成绩将由系统统一回收,转化成数据并作永久保存,方便检索与利用,更好的为核电厂发展服务。通过计算机详细地记录员工的答题情况,可迅速、准确、科学地分析员工的培训情况,为管理者提供翔实的培训档案与资料,帮助管理者及时了解员工对知识、技能的掌握程度,有针对性地组织下一次的培训,从而不断地优化企业的人才队伍,帮助核电厂有效提高核心竞争力。
  (二)建设培训档案管理数据库,实现资源信息共享
  建设培训档案管理数据库是核电厂培训管理数字化的重要手段。中核核电运行管理有限公司前身之一的秦山核电有限公司早在2004年就建立起培训档案管理数据库。将培训需求的提出、培训过程的审批、培训教材的保存、培训成绩的记录全部以数据库的形式进行保存,大大减少人力物力,在大幅度提高工作效率的同时,保证了每一个培训项目档案的完整性,大大方便培训成绩的查询和利用。
  员工通过数据库可快速了解自己历年的培训记录及成绩;培训管理者可方便的对历年培训项目进行比较分析从而进一步提高培训管理水平;企业管理者可以在选拔人才培养干部时可一目了然的提取备用干部的培训记录以作参考。
  (三)建立重要纸质培训档案与数字培训档案的二元管理机制
  将培训档案数字化后有它独具的优势。而纸质培训档案也有其优点,是核电企业员工培训与成长历史原貌的佐证;能确保档案管理的相对安全与完整;具有其它载体无法全部替代的历史保存价值等。
  电子培训档案与纸质培训档案两者各有利弊,互相补充。为确保核电厂培训档案管理的安全和完整,尤其对于一些重要的培训档案如操纵员的个人培训档案等,还是要建立纸质档案与电子档案的二元并行管理机制。

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