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新时期下档案管理工作探讨

  随着我国社会经济的不断发展,档案管理工作在社会发展中显得日益重要,信息技术的更新和发展给档案管理工作带来了新的发展机遇和挑战[1]。新时期下,档案管理工作必须要做到与时俱进,适时转变档案管理理念,把握好社会发展和前进方向,将先进技术引入到档案管理工作中,充分体现档案管理的价值,发挥档案管理对社会的重要作用。一般来说,社会信息化程度的越来越高,档案管理任务量变得也越来越重,在这种新形势的驱动下,必须深化档案工作改革,在传统档案管理的基础上进行档案管理的创新发展,为新时期档案管理工作找到长足发展的新路径。
  一、当前档案管理工作的现状分析
  (一)档案管理观念落后
  在档案管理工作中,很多人都将其简单视为档案的抄录保管,作为一项事务性工作进行管理,没有深入理解档案管理的国家财富作用,忽视了档案管理对社会的间接经济效益。部分档案管理部门档案管理理念仅仅是不丢失文件、不泄露资料,做好档案保管工作就是完成对档案的管理;面对相关档案管理的领导对档案管理工作进行监督和检查时,只需要保证档案管理设备设施达到要求,这些档案管理中存在的管理观念弊端都是影响档案管理工作发展的思想原因。
  (二)档案管理制度不健全
  长期以来,我国的档案管理工作都缺乏严肃细致的档案管理制度,容易在档案管理工作中出现各种工作纰漏,也导致档案管理工作效率低下。首先是档案管理工作任务分配的不明确,在很多基层档案管理部门中,甚至出现一人兼职多项工作的现象,又或者是档案管理部门闲职多、人员冗杂;其次是绩效考核的不完善,在档案管理工作中,很多管理工作都只是形式上的“管理”,由于缺乏必要的考核机制,造成档案管理人员责任意识不强烈,出现档案管理工作的表面化和形式化[2]。这些原因都导致档案管理质量偏低,无法有效发挥档案的社会作用。
  (三)档案管理手段陈旧
  在档案管理工作上,部分档案管理部门都没有对管理人员进行专业化的入职培训,档案管理手段也是一味的沿用传统管理手段,陈旧落后的机械管理手段使得管理人员对档案管理工作产生枯燥乏味感,不利于档案管理的质量提升。另一方面,档案管理设备落后,达不到新时期现代化档案管理要求,没有充分发挥信息技术在档案管理工作中的有利作用,自然无法激发档案管理人员的工作激情。
  二、新时期下提升档案管理工作质量的措施探讨
  (一)转变档案管理观念,提高档案管理意识
  有效提升档案管理工作质量,首要任务就是改变现有档案管理观念,端正档案管理人员对档案管理的工作态度。首先需要档案管理部门领导自身转变档案管理观念,重视档案管理工作,加大对档案管理工作的监督和检查力度,促使工作人员改变档案管理工作态度,增强自身的责任意识,将档案管理工作当做成一项社会事业认真落实。然后对档案管理工作人员进行必要的思想教育,让其从思想意识上认识到档案管理工作的重要性,增进档案管理意识,全身心的投入到档案管理这项社会事业当中。
  (二)建立健全档案管理制度
  建立完善的社会档案管理系统,并辅之以制度保证其顺利实施。档案管理制度应该符合新时期管理要求,与时俱进进行管理制度的改革创新,避免出现档案管理制度与管理内容的不相符合。第一:明确档案管理工作任务的划分。做好档案管理工作职责划分,合理分配档案管理任务,在具体的档案工作管理中确保做到“各司其职”,确保档案管理系统“不养闲人、不设闲差”,完善社会档案管理系统。第二:严格绩效考核机制的执行。对档案管理人员实施绩效考核制度,让每个管理人员认识到自己工作对整个档案管理工作的意义和影响,将绩效考核作为一项重要考核标准纳入到管理薪酬标准当中。一方面鼓励工作人员对档案管理工作的突出成绩,肯定优秀员工的工作业绩,给予一定的物质奖励;另一方面,对玩忽职守、无法完成本职工作的工作人员进行思想教育,对给档案管理单位带来不影响的工作人员进行惩罚或者辞退。只有认真落实并严格执行这一制度,才能确保档案管理工作的高效有序。
  (三)提高档案管理人员专业素质
  在转变思想后,对档案管理人员进行必要的专业培训,实现档案管理人才的高素质。在新时期下,档案管理工作不仅是做好档案的保管,还需要通过各项档案的管理做好社会档案信息化建设工作,这就需要档案管理人才要具备相应的职业能力,并合理运用到工作中。为此,档案管理部门应带定期的组织工作人员学习档案管理知识,并培训期信息化档案管理的基本技能,鼓励工作人员自我发展、不断进步,让档案管理工作在人才的推动下实现信息化档案管理,提升新时期档案管理工作质量。
  (四)档案管理的信息化建设
  新时期的档案管理就是将传统的档案管理模式转变为数字化管理模式,并建立详尽的社会档案管理系统,实现各级社会档案信息资源共享、传递、存储以及利用的一体化管理模式[3]。随着信息时代的到来,为档案管理提供了多种管理新方法,对档案管理信息化发展提供了技术支撑,将计算机技术、网络技术有机结合起来,根据社会对各种类型档案的具体要求,逐步建立电子档案数据库,运用网络技术对电子档案进行维护和更新,逐步的实现我国社会档案管理的信息化。现代化档案管理系统的建设,可以有效的提升档案管理工作效率,延长档案寿命,更好地适应档案管理与时俱进的发展。
  三、结语
  档案管理对我国社会发展有重要意义,是推动我国社会信息资源建设的重要方面。为了让档案管理工作更好的适应我国社会的发展,档案管理工作人员应该抓住信息时代的发展趋势,把握信息技术带给档案管理工作的新机遇,逐步的完善档案管理制度、提升档案管理工作人员素质,推动新时期档案管理信息化建设,发挥档案管理对社会的重要作用,保证新时期档案管理工作的顺利开展。

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