所谓的照片档案，即政府机关、企事业单位、社会团体以及公民在社会实践过程中形成的、具有文献价值的以感光材料作为保存载体的档案信息资源。照片同文字、语言等载体的信息传播效用不同，其能够藉由真实的影像记录形式使受众直观地形成对照片所承载信息的认知。因照片能够真实地记录和再现特定事件，因而其在档案信息资源的利用过程中具有不可替代的效用，诸如书籍编订、历史事件见证等。因此，医院应该充分利用照片档案，丰富医院档案形式，强化医院档案的现代化管理。
1 医院照片档案的特点
医院照片档案相对于普通档案而言具有直观生动和易于保存的特点。
1.1 直观生动
照片这种特殊信息介质能够真实、直观记载特定事件，因此医院的照片档案可以对一些医学临床上的病状进行直观记录，从而为后续的医学研究提供可信的研究佐证和研究素材。此外，任何医院自建院以来的发展历程、历任医院领导人、医院诊室以及办公区的变化等，均可以通过照片档案信息资源得以真实再现。
1.2 易于保存
从储存方式看，照片档案能够存储于计算机、CD-ROM、硬盘之中，其对存储空间要求较小，因而更新较为便捷，分类管理也易于进行。现今数字技术日益普及，使得先前的感光照片能够通过扫描处理转换为数码照片，进一步提升了照片档案信息资源管理的便捷性。同时，对于底片遗失或者损耗的感光照片而言，可以通过数字化处理，使照片所承载的信息内容得以保存，并且可以将数码照片冲印为纸质照片形式，以便有效地对其进行存储和利用。
此外，数码照片还具有连接快、应用广泛的特点，因为数码照片可以在自己的数码相机和计算机上显示、浏览、处理，还可以与打印机、刻录机、幻灯机、电视机等多种外连设备连接传输，更能与局域网中多台电脑或各个网站互相链接，进行网上发布，从而大大扩展了应用范围。因此照片档案中的数码照片应用较多。
2 医院照片档案的现代化管理
医院照片档案的现代化管理需要从强化照片档案管理制度、综合利用照片档案与文书档案、正确处理照片档案手工操作与现代化管理的关系三个方面着手实施。
2.1 强化照片档案管理制度
对照片进行归档是档案管理工作的关键环节。怎样使照片价值得以最大化开发与最大化利用，关键在于档案管理机构能否实现对照片档案信息资源的规范化归档处理。无论是传统的纸质照片，抑或是新型的数码照片，档案管理机构均应对其进行规范化的归档，因此从档案信息资源管理的实践角度看，应创设系统化、规范化的照片归档流程与归档制度，从而实现对照片档案信息资源的科学管理。医院档案管理部门应转变档案管理工作理念与工作模式，摒弃先前照片档案存于医护人员处或者交由具体业务科室管理的方法，要求具体的业务科室以及医护人员定期将照片向医院档案管理部门移交，由医院档案管理部门对照片进行建档、归档。同时，基于保障照片档案收集的完整性，应在医院内部的每个部门指定档案员，通过档案管理工作培训，使其具备档案管理知识与相关技能，从而保障照片档案的收集与移交。具体的照片收集范围包括：医院的突出科研成果类照片、院级领导人出席重大活动照片等，同时档案员应列明照片所涉及的时间、地点、人物以及拍摄者等，并将收集到的照片进行装册处理，然后定期向医院档案管理部门移交，其后由档案管理部门工作人员对移交的照片进行统一遴选，将其中有文献价值的照片进行存档处理。此外，基于保证部门档案员能够忠于履职，医院应将其履职情况纳入绩效考核，从而构建医院照片档案信息资源管理的长效制度。
2.2 综合利用照片档案与文书档案
传统的档案管理工作以人工处理为主，档案信息资源管理现代化要求依托现代信息技术，创设全新的档案管理模式。因此，医院档案管理部门应注重档案信息管理系统的创设，藉此实现高效的照片档案信息资源管理，提升医院照片档案信息资源的开发利用效率。而档案信息管理系统的创设，不仅需要照片档案，更需要文书档案，而且需要二者加以结合。照片档案和文书档案虽然是不同的载体，但这两种不同载体所反映的内容和信息往往是同一事物或事件。实际工作中，文字说明和照片质量对于照片档案资源建设构成了制约。文字说明不完备，鲜活的照片可能会成为没有价值的死信息；拍摄质量不高，会使得形象的历史记录黯然失色；单一的照片档案表达的内容不够全面、翔实；单一的文书档案却又难以直观形象地说明事件发生过程。因此，需要将照片档案所发生的时间、地点、内容、备注用文书档案的形式来体现，将二者同时记录在案。这样不仅能够使照片档案更加详实，也使得档案形式更为丰富，更有说服力。
2.3 正确处理照片档案手工操作与现代化管理的关系
随着科学技术的迅猛发展，以电子计算机和缩微设备为中心的现代化技术被广泛地应用于档案管理中，这是现代社会发展的结果，是历史的必然要求，是现实工作的迫切需要。数字技术的兴起使得档案管理工作的效率与效度得以明显提升。国内档案管理长期遵循人工管理模式，在现代档案信息资源管理理念的冲击之下，传统的档案管理工作应注重实现自身的规范化、系统化与科技化。可以说，对基础性档案信息资源管理工作的夯实，是实现档案信息资源管理现代化的必备条件，同时档案信息资源管理现代化又对基础性档案信息资源管理工作发挥着正向指引与推动效用。
此外，需要注意的是，数字信息技术的发展，使得数码照片生成量剧增，然而根据现今的档案法内容来看，对于数码照片档案的管理欠缺法律指引，使得各级档案管理机构对于数码照片的管理未能形成统一的管理模式，管理水平也参差不齐。同时需要指出的是，数码照片易于复制的特性，使得各级档案管理机构对照片档案信息资源的共享利用难度大幅降低，当然，在此之前，各级档案管理机构应妥善解决数码照片档案的著作权归属以及数码照片档案的密级等问题。医院档案管理工作者必须善于使照片档案发挥最大的价值，使其能够真正满足公众开发利用档案信息资源的需求。
3 结语
医院档案管理部门应落实好档案类政策、法律法规的宣传工作，使医院职工形成现代化的档案法治观。同时，通过专题讲座等方式，使医院职工对本院照片档案管理工作形成完整认知，进而认识到照片档案信息资源管理工作的重要性，从而主动配合档案管理部门落实好照片档案的归档工作，进而提升医院档案管理的整体水平。
