PC版
搜索导航
论文网 > 管理学论文 > 档案管理论文

影响档案信息资源利用的因素

  档案信息资源开发利用是各级档案管理部门履行职责,服务社会档案利用需求的基本途径和基本手段。因此,各级档案管理部门必须对影响档案信息资源开发的相关因素有所了解,以便更好地发挥自身优势、达到扬长避短、有针对性地、更好地履行档案信息资源开发职能。
  一、影响档案信息资源开发利用的主要因素
  (一)档案意识落后
  目前档案管理工作人员对档案的管理意识不足,主要表现在:首先,档案管理工作仍然以传统的管理方式为主;其次,档案管理工作人员没能充分利用现代化办公管理手段,使得档案管理工作效率不高;再者,档案管理工作人员对档案管理工作认识不够透彻深入,认为其工作的主要内容就是保管好档案即可;最后,档案管理工作人员整体素质不高,不能紧跟时代步伐,也不具备创新精神。
  (二)社会经济发展水平的影响
  在信息社会发展进程中,包括档案信息在内的整个“信息大家族”已经成为促进社会发展的战略资源,成为提高社会生产力、竞争力的关键要素。只有社会经济发展水平得到不断提升,才能为档案信息资源开发利用提供充足的物质支持,使档案信息资源开发利用更加具有实效性与可持续性。
  (三)档案管理模式的影响
  随着网络的普及,人们获取信息资源的途径拓展、费用降低、效率提高,而档案信息开发管理模式落后,人们获取信息不那么容易,导致档案信息资源价值被遗忘。因此创新档案信息资源管理模式,共享档案信息资源迫在眉睫。但档案计算机管理模式、信息服务系统还没有建立起来,缺乏相应的管理标准和规范。档案信息资源开发利用管理模式滞后,服务方式不灵活,服务手段不快捷,这种档案管理模式,严重阻碍了档案信息资源的开发利用的程度。
  (四)档案管理设施的影响
  目前档案信息资源利用率低下,使得在档案信息资源开发方面很难得到足够的资金支持,同样由于资金的缺乏,档案管理基础设施无法得到完善。尤其是不发达的地区,档案管理工作没有基础的硬件设施,更没有健全的网络支持,甚至没有建立相应的局域网。在这些档案馆,仅仅支持简单的目录检索和制作。此外,较为发达的地区,虽然拥有较好的硬件设施,然而却缺少档案管理工作人员的重视,档案信息资源同样得不到有效的开发利用。长此以往,档案管理部门无法吸收优秀的专业人才,进一步影响了对档案信息资源的利用。
  二、档案信息资源开发利用的有效对策
  (一)树立现代思想观念
  就目前的情况来看,要想早日建立完善的档案信息资源管理系统,更好地对档案信息资源进行有效开发,相关部门树立与时俱进的思想观念是至关重要的。相关部门要及时对现有的管理制度进行整顿,积极建立档案信息服务机制,使之同时具有产业化和公益性特征,并督促基层管理人员严格执行新制定的制度,对那些安于现状、不具有管理责任心的工作人员进行思想教育。
  (二)加快建设档案信息资源库
  对档案信息资源进行有效利用的关键就是建立信息资源库。因此,对档案信息资源进行利用前,需要对重要的档案信息进行收集,一方面可以及时整理各种有价值的档案资源信息,另一方面,还能够丰富馆藏。对于部分重要的人物档案、社团档案或者国家机关档案,必须首先分析其具体的价值,然后根据价值的大小进行分别管理和收藏。对于一些目前还不具备档案保管条件的个人或单位,档案馆可以提供一定的有偿服务,对这些档案进行有效的保管,确保重要的档案不至于因为保管方面出现问题而流失。在具体的工作中,档案工作者要养成认真负责的工作态度,对档案信息资源进行科学的加工和整理,使档案信息资源标准化和规范化,进而提高档案信息资源开发的程度。
  (三)改变现存落后的管理模式
  档案部门必须根据自身的实际情况以及档案利用人员的需求,对档案进行信息资源加工,通过最新的网络技术,建立现代化的档案网络资源管理模式,对现有的档案资源进行最大化利用。此外,各个档案管理部门还需要通过网络平台做好资源的共享,通过这种方式不仅可以提高对档案信息资源的有效利用,还可以在各个部门的交流与合作中,发现自身的不足之处,从而能够更改好的改善自身,促进档案管理制度的进一步完善。
  (四)提高档案人员队伍的综合素质
  提高档案管理工作人员的综合素质,需要从以下两方面做起:首先,加强对工作人员的教育。档案馆需要制定相应的制度改变全体工作人员的观念,提高他们对档案管理工作的认识和热情。档案馆还可以和专业的机构进行合作,对工作人员进行定期的培训,提升他们的整体素质;其次,改变档案管理工作人员的知识结构。要求所有工作人员对相关学科和科研成果进行了解,扩展自身的知识广度,为档案信息资源的利用做好铺垫。
  (五)加强信息网络化建设
  信息网络建设是档案信息资源开发利用的外动力,对传统的档案信息资源开发利用工作提出了严重的挑战,也为档案部门实现信息资源共享提供了可能。档案资源开发利用越来越依赖于现代网络技术,借助多媒体技术进行网络环境下的档案编研,可以将文字、声音、影像、图片等多种形式并用,达到较强的感官冲击,吸引更多的浏览者,收到良好的艺术效果,更有利于档案编研工作发挥其服务作用。搭建档案编研成果展示与传播的新平台,通过网络实现档案信息的远距离快速传输,使合作交流、信息反馈等更加便捷,达到档案信息交流的最优化效果,使档案资源真正流动起来。在档案信息资源整合,扩大共享范围的同时,还要建设档案信息安全保密系统,保护国家秘密和个人隐私等。

相关论文

因素影响档案资源信息
疫情影响下对推进远程审计的探讨
高级经济师人力资源管理发展现状研讨
企业员工工作积极性影响因素探讨
试论如何加强图书馆人力资源管理与创
宏观经济学对市场经济的影响研究
图书馆图书资料信息化管理研讨
卫生人力资源管理的探讨
人事档案管理信息化建设创新路径研究
河南打造具有国际影响力的黄河文化旅
裂变营销对用户购买意愿的影响—以拼