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关于电算化会计档案管理的思考

  一、电算化会计档案的概念及特点
  (一)电算化会计档案的概念
  电算化会计档案是指各单位在进行会计核算过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。具体来说包括:
  (1)会计凭证:原始凭证,记账凭证。
  (2)会计账簿:总账,明细账,日记账,固定资产卡片及其他辅助性账簿。
  (3)财务会计报告:月度、季度、半年度、年度财务会计报告。
  (4)其他会计资料:银行存款余额调节表,银行对账单,纳税申报表,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册,会计档案销毁鉴定意见书,其他具有保存价值的会计资料。
  (二)电算化会计档案管理的特点
  1.存储范围的广泛。会计电算化档案存储范围广,不仅保留了传统纸质文件, 还必须保持存储计算机硬件上的会计数据和会计信息存储在 磁性介质,如程序设计规范,用户操作程序、会计电算化课程的课程代码, 会计报告格式,等等,会计电算化文件存储扩大范围和领域。
  2.载体形式多样。会计电算化档案的载体形式发生了变化,经济管理活动形成的会计凭证、账簿、报表和其他数据,不仅以电子信息的形式 存储于光盘、硬盘等载体上,同时也打印纸张载体形式。磁性存储介质的使用在会计电算化工作,使会计档案管理工作更加方便、快速、高效。
  3.严格的安全存储。会计电算化文件纸质文件材料的形式和材料 的电子文件,文件内容不仅有传统纸质文件的打印输出,和磁性介质或光盘为载体的电子档案,而磁性介质,光盘很容易通过磁场,外部环境的影响, 如有害气体,灰尘,此外,容易受损,很难留下痕迹载体的特点。同时,存储信息的质量和有效性条件的影响,会计电算化档案的安全存储、严格要求存储空间有防火、防潮、防冻、防热、防尘、防磁、防盗等相应的措施。
  4.信息共享性与数据易改性。网络技术的运用,可以提高会计文档的多方位检索速度,并能够实现档案信息的网上远距离传送,有利于会计档案资源共享。但是,由于存储磁介质与光盘中的数据可以很容易被修改,从而导致会计档案信息的失真,甚至被破坏的可能,而使会计档案失去价值。
  二、基于北方导航控制技术股份有限公司电算化会计档案管理实践
  北方导航控制技术股份有限公司(以下简称北方导航)多年来一直加强电算化会计档案管理,主要体现在以下几个方面:
  一是在电算化会计档案的整理和装订方面,会计凭证按时间和凭证号顺序装订成册,做到附件齐全、折叠整齐、薄厚均匀、牢固美观。每本凭证的厚度一般在3厘米左右,计算机存储的会计信息要打印输出为纸质会计档案进行保管,储存会计信息的磁盘、 光盘等介质定期拷贝、更换、保证其安全性。
  二是在电算化会计档案的保管方面,会计档案管理部门是北方导航财务部,财务部设专人负责会计档案的保管,严格执行安全和保密制度,会计电算化档案保管注意防盗、防磁等安全措施,对硬盘上的会计数据建立光盘备份,贴上标签存在防磁柜里。各种会计资料包括打印出来的会计资料以及存储会计资料的软盘、硬盘、光盘等会计档案,原则上不得借出和拿出单位,严禁在非保密网上传输本单位会计信息以及会计资料,有特殊需要须经财务总监批准,并办理登记手续,限时归还。
  三是在会计信息化管理规范方面,会计信息化岗位根据需要一人一岗,根据集团公司的具体要求和公司的实际需求,研究和确保公司会计信息管理系统的不断完善和发展,监督计算机及财务软件系统的运行情况,系统管理员定期备份所有数据,备份前对相关设备进行认真核查,防止对数据和软件的非法修改和删除,对磁介质存放的数据保存双备份。
  但是北方导航在电算化会计档案管理方面也存在着一定的不足之处:一是新的会计档案管理办法已经出台,北方导航的会计档案管理办法还未随之修订;二是对电算化会计档案管理相关人员的培养力度不够;三是对电算化会计档案的保密管理需要进一步加强;四是电算化会计的软件管理需要进一步完善,北方导航目前使用的财务软件是金算盘财务软件,财务报表软件是就其财务报表处理软件,资金预算管理软件是兵器集团财智软件,需要加强对财务软件的学习和应用。
  三、电算化会计档案管理建议
  (一)修订电算化会计档案管理制度
  为加强我国会计档案管理工作,提升会计档案管理工作水平,针对目前我国会计档案工作的技术手段、管理方法、管理流程等的新变化,财政部、国家档案局79号令发布了新的《会计档案管理办法》(以下简称《管理办法》),并于2016年1月1日起执行。
  随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升,越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生和传递,并形成大量的电子会计档案,需要予以规范。
  随着经营管理对会计核算多维信息需求的增加,会计档案数量大幅上升,档案管理工作面临着成本效率问题,会计档案的保管形式需要进行变革。
  随着我国会计法律法规的不断完善,以及国家有关档案管理标准的出台或修订,会计档案的范围、保管、利用、销毁、交接等方面的规定,相应需要进行调整。
  公司制度中会计档案管理办法也要根据新的会计档案管理办法进行修订,符合国家统一的会计管理办法;继续完善电算化下会计档案管理各项制度,健全电算化会计档案的归档制度、保管制度、定期备份制度。   (二)加强电算化会计管理人员培养
  在会计电算化部门当中,企业方面应当积极引进一些综合性人才来加强对会计电子档案的管理,并以此来提供相应的、更加有用的会计信息,从而以此来进行精确的会计核算,并为会计核算工作提供必要的基础。而且在会计电算化的管理工作当中,企业方面也必须要同时具备计算机技术、会计档案管理以及会计核算方面的综合性人才。这就需要增加一定数量的精通计算机专业知识的电脑人才,同时要求企业必须要结合其自身的特点来经营,这样才能有效提升会计人员专业水平。
  公司应积极支持及组织会计人员学习和提高会计电算化知识,培养复合型人才,为本单位尽快建立高效的会计信息系统创造条件。对会计人员、系统维护人员、系统管理人员,应按不同内容、不同要求进行培训。对系统维护人员,应尽量用计算机专业人员,毕竟,计算机系统维护是一项专业性很强的工作,对这些计算机专业人员只要简单的会计培训,就可以收到良好的效果。
  (三)加强对电算化会计档案的保护和保密管理
  加强公司电算化会计档案的保密管理。公司内部的会计人员之间、不同岗位之间要做到相互制约,以防非本职责的会计人员使用电算化造成会计数据错误。其次,要对会计电子档案设置高级别的密码,使无关人员无法进入系统,从而防止另有企图的人进入会计电子档案篡改会计数据。同时把整理好的电子会计档案备份到电脑的存储盘中,同时使用准时备份与自动备份两种功能,不仅在电脑中备份,还要在移动硬盘中备份,或刻制光盘。
  (四)完善财务会计软件管理
  最好是具有档案管理辅助功能的电算化软件;强化系统的安全防护功能,如有联网,注意进行定期的补丁维护,避免因电脑安全或网络安全,导致会计档案泄密或被人为恶意修改。
  (五)加强财务会计档案信息化管理
  随着科技的发展,财务会计档案管理中进行信息化建设也成为一个趋势,信息化在数据处理、数据储存方面的优势以及逐渐被大家所熟知。通过信息化建设的落实,不仅能够提高工作效率,还能方便财务管理。在今后的工作中,有必要从多方面出发,加强财务会计档案信息化管理建设,提高工作效率,促进单位发展。

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