互联网的高速发展，已经深入工作和生活的方方面面，在机关档案管理上也不例外。机关档案管理的电子信息化和网络化，对于档案管理的发展有着重要意义。因此，要大力促进机关档案管理在网络环境下的发展，更好的适应新环境，实现新突破。
1 网络环境下机关档案管理的新形势
在互联网的影响下，机关档案管理较之以往出现了新形势，呈现出新变化。只有认清这些新形势，才能更好适应网络化的新发展。
1、档案资源的海量化与档案收集的精细化
网络化为机关材料的撰写、传输提供了巨大的便利，也带来了档案资源的海量化。过去的档案大多数为手写而成，费时费力，有条件的单位采取印刷方式，但是毕竟数量较少。网络化与电子信息化共同作用，加上电子资源的强复制性与易操作性，让电子资料能够在较短的时间里成批量生产，档案资源也就比以往多了许多。另一方面，过去的档案存储多以人工方式，设立档案室与档案柜，进行档案编号，制作相应表格等，而网络化为电子档案提供了海量的存储空间，一块普通大小的硬盘就可以存储一个机关单位一年或者数年的电子文本资源，档案资源的海量化就更为显著。
档案资源的海量化，又需要档案收集比以往更加精细化。原先的档案收集主要是人工收集纸质材料，需要注意防火、防尘、防潮、防盗等，而网络环境下，首先要注意的就是存储档案资源的计算机、硬盘、网盘等不能发生损坏，否则所有电子档案都可能遭到破坏。同时，电子档案的编号也更为精细，它与传统的档案编号方式不尽相同，带有更多的电子信息化特征。
2、档案管理的电子标准化与档案内容的可操作化
在原先的纸质档案管理时期，档案管理虽然有着国家统一的管理标准，但是具体到实际工作中，不同的机关单位有着不同的细节管理标准。同时，机关单位常见的档案交流使用，也可能会因为上下级或者同级单位之间的标准不统一而产生不必要的麻烦。在网络环境下，由于档案交流使用更为频繁，加上档案管理的系统、软件等大同小异，软件之间的兼容性也有所增强，这就带来了档案管理更为电子标准化，在相对统一的标准下进行档案管理，无疑能够显著提升档案管理的效率。
另外，档案内容的可操作化也得到显著增强。原先的纸质档案如果出现差错或者内容不一致，需要档案管理者或者档案所有者进行重新编写档案。但是在网络环境下，档案管理者不仅可以及时对档案内容进行修改，更可以远程对档案进行编写、存储、修改等操作。另外，原先的档案查询较为复杂，需要根据对应编号、类型等进行搜索，但是在网络环境下，除了根据编号、类型等，还可以根据关键字直接搜索，工作效率大大增强。
2 网络环境下机关档案管理的新问题
新的环境产生新的特点，却也产生了新的问题，需要机关档案管理的工作人员和档案管理的研究者多加思考。
1、档案管理的工作人员在网络环境下业务不熟练
从各机关单位的实际情况来看，档案管理属于相对边缘的工作内容，许多机关单位在安排档案管理工作人员时，容易出现只重视重点业务部门，将水平较高、能力较强的人员配备至这些部门，而将其他人员安排在档案管理部门的情况。如果是安排年轻人去进行管理，可能对网络熟悉些，但是?Φ蛋腹芾硪滴窬?验不足；如果安排年长者去进行管理，虽然档案管理有经验，但可能对于网络操作不了解、不熟悉。无论是哪种情况，都会造成对于网络环境下的档案管理业务不熟练。尤其是在档案管理上需要使用一些较为专业的软件时，业务不熟练更会造成档案管理的混乱、出错等，影响管理效果。
2、网络环境下的档案管理安全保障不足
许多档案管理人员对于纸质档案的安全管理上有一定经验，但是对于网络环境下的档案管理安全认识不足，执行不到位。比如网络档案资源不及时备份，电脑操作不注意安全防范等。除此之外，还有最重要的档案权限管理不明。网络环境下电子档案的强操作性带来了操作的便利，却也为误操作、恶意操作提供了可乘之机。如果不做好权限管理，就有可能在进行操作过程中出现非本人或者管理者的越权操作，对档案的准确性和安全性有较大的影响。
3 网络环境下机关档案管理的新提升
网络化是机关档案管理发展的必然趋势。当前，已经有许多机关在档案管理上迈向了网络化，也很好的开展了一些工作。但是依然要针对不足之处努力提升，以更好的适应时代发展。
1、提升机关档案管理人员的业务能力
工作的核心在于人，工作提升的关键在于人才。档案管理工作要想在网络环境下取得新提升，首先应该在人上下功夫。第一，机关单位要提升对于档案管理的认识。要把档案管理作为机关重要工作来看待，应该配备相应的专业人才，最好是档案管理专业的相关人才。即便一时可能配备不齐，也必须配备素质较高、能学肯干的人才。第二，档案管理人员要保证自己的心态。有的人员认为档案管理工作是个清闲任务，或者认为是边缘任务，对档案管理工作不上心、不负责，这都是不可取的。第三，要加强对于档案管理人员的培训与提高。档案管理人员要通过学习和实践积极提升电子信息化能力和网络运用能力，机关单位也要积极创造机会，让档案管理人员能够学到最新的档案管理专业技能和网络专业技能。可以在本单位进行搞“传帮带”或者远程授课的学习，也可以让管理人员“走出去”，去学习好的经验和做法。只有档案管理人员的水平提高了，网络环境下的机关档案管理才能提升。
2、提升机关单位的电子信息化意识和网络安全意识
虽然机关档案管理的网络化已经有了一定进展，但是仍然还有许多机关单位以纸质资料居多，即便是能够用电子档案代替的，也往往要将纸质资料存入档案。这种做法费时费力，而且还会影响档案管理的效率。因此，机关单位要首先提升电子信息化意识，对于能够在网络上办理、能够用电子档案代替的，就尽量减少纸质资料的使用率。其次，机关单位都要对档案管理的电子信息化和网络化有一定的认识，在提供电子档案时，尽量按照本单位档案管理的统一标准来提供，避免档案管理人员进行二次修改，避免出错。再次，机关单位档案管理也要制定一定的的档案管理标准，既符合本单位需求，又符合档案管理规范，这对于档案管理的长远发展是事半功倍的。最后，机关单位一定要提升网络安全意识，承担电子档案储存的计算机或者服务器一定要做好安全措施，比如安装防病毒软件、做好及时备份等，将机关档案做好防患于未然。
网络环境下，机关档案管理必然会迎来新的发展。更加高效的档案管理也会对机关的整体发展起到积极作用。因此，无论是机关单位的领导职工还是具体管理人员，都要加强学习，注重实践，将网络环境下的机关档案管理做到最好，这样才能真正发挥出档案的最优效果。
