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企业养老保险档案的信息化管理

  一、企业养老保险档案管理信息化的必要性
  企业养老保险档案记录了各类企业单位过去的工作状况和个人信息资料等,而这些很多属于私密文件,必须要严格保密。但是,在以往的保存方式中,其保密度较差,被窃取、泄露的可能性很大,而当时没有现在的技术,所以,也只能顺其自然,每年都会造成较大的经济损失,而且相关资料的泄露也在不断发生。针对这个问题,才有了现在的档案信息化管理举措。这项举措大大地减少了文件被泄露和损坏的情况,而经过信息化管理的档案将会安全地存放在另一个空间,以高科技作保证为其提供服务。与从前的保管方式相比,这种方式不容易被他人窃取,能安全、完整地保存档案。如果想调阅相关档案时,只需要输入关键字检索即可,一分钟内就可以查阅到想要的资料,不会影响任何工作,大大地减少了时间的浪费。
  利用计算机整理、归类档案,要比几个人一起动手搬运整理省时、省力,而且大家的工作也会变得轻松、有效。人们不断开发工具来帮助人们劳动,因为人力毕竟是有限的,也是有周期性的,但是,工具则不一样,如果好好利用相关技术或设备,就会不断推动经济的发展,提升人类的智慧。从最原始的劳动工具发展到现今的高科技电子产品,都是在实践中得到启发,不断实验,不断创新,在进化中得到力量。档案信息化不仅是对人负责,也是对整个社会乃至国家负责。每个人所设想的问题也不尽相同,在档案信息化管理的大力推动下,人们的思想开始统一,朝着同一个方向发展。在这方面取得的成绩,它不仅仅是成果,还是一种向心力、凝聚力,是能将所有人凝聚在一起的力量;它不是一个简单的“动作”,而是长远发展目光的体现。可以说,在各个领域都有一些成功的举措,它们会影响整个大局。
  但并不是每个单位都采用这种举措才能发展起来。从目前的情况来看,社会上的企业单位基本上都启用了档案信息化管理,单位的进步也是每个人的进步,从个体进步到整体进步,从整体进步再到大体进步。推动档案信息化管理就相当于为经济技术的发展安上了加速器,它的存在让企业单位档案管理能够更加安全、稳定地运行,而这样的结果也是所有人都喜闻乐见的。
  二、加强企业养老保险档案管理的信息化建设的措施
  (一)加大对档案管理信息化建设的投入
  企业养老保险档案信息化建设离不开人力、财力的投入,通过加大投入力度,进一步对档案管理信息化基础设施进行改善,提高企业养老保险档案工作环境。特别是计算机和大容量的储存设备这是必不可少的,利用存储设备对企业养老保险档案信息进行存储,可以有效的节约档案存放空间,而且档案保密性也能够得以增强,为档案信息的查阅带来更多的便利,有利于档案管理工作效率的提升。
  (二)完善档案信息化工作的服务方式
  1.信息化管理服务
  信息化管理服务作为一种新兴的服务方式,经过不断实践,已经在一些档案管理部门成熟应用。但是,这个管理方式也存在一些弊端,当前市场上档案管理软件鱼龙混杂,缺乏统一的管理制度和标准,相关部门应当设立规范的制度,以预防资源的过度浪费和重复开发。
  2.缩微技术服务
  微缩技术是以胶片为载体,用以存储各种文献、图片等信息,它是计算机存储的辅助性技术。目前某些珍贵档案己经开始利用微缩技术进行存储,以确保其保存年限和安全。
  3.光盘存贮服务
  快速、大容量等是光盘存储的显著优点,这非常有利于各项档案的储存和查阅工作,因而我们在对重要档案存储、编排、检阅时可以采用这种存储方式。
  4.公共网络服务
  计算机网络、电话网络等公共网络是现代档案信息化服务的重要方式,相关部门采用这种服务能够有效推进档案管理的信息化。
  (三)做好传统与现代化处理工作
  在利用信息化技术对养老保险档案管理工作时,一定要将信息化技术中的信息录入与检索、保密性与开放性、资源共享与权属等方面的关系处理好。同时,还应处理好纸质档案与电子档案之间的关系,要完成纸质档案向数字档案的转化。纸质档案具有较强的可靠性和极高的法律效力,但其所存储的信息较为密集,所需存储空间较大,而数字化信息能够节省很多存储空间、信息含量也很大,但却需要先将信息存储在光盘上,再借助计算机将完成信息的读取,这样的操作容易使档案信息丢失,信息真实性也难以辨?e,因此,为安全起见,需要采取数字档案和纸质档案共存的模式。
  (四)建立健全养老保险档案信息化机制
  为了更好的推进企业养老保险档案信息化建设,需要建立健全企业养老保险档案信息化服务机制,提高企业养老保险档案管理的规范性和标准性,保证档案信息管理网络的安全,构建完善的档案管理信息化机制。因此在日常工作中要进一步完善企业养老保险档案管理制度,对各项工作标准进行统一,细化各项管理工作,并采取切实可行的对策保证档案信息的安全。加快推进企业养老保险档案信息库的建设,加快实现企业养老保险档案信息资源的共享。
  (五)打造专业的档案管理信息化队伍
  企业养老保险档案信息化建设对档案管理人员提出了更高的要求。档案管理人员在具备专业知识和专业技能的基础上,还要对信息技术进行了解和掌握,在实际工作中熟练应用。因此需要加强对档案管理人员进行培训,并为档案管理人员提供更多的深造和晋升机会,努力提高档案管理人员的综合素质,打造一支高素质的信息档案管理队伍,提高企业档案信息化管理的水平。
  (六)努力扩大档案信息系统覆盖面
  要提高养老保险档案材料的利用价值,就应当尽可能地挖掘出其服务功能,在保障其安全性的基础上,强化档案资源的共享,实现档案管理网络系统和上级信息系统的连接。另外,要转变养老保险档案管理单一化模式,坚持以人为本的服务理念,切实为参保职工提供便捷服务。
  三、结束语
  由于企业养老保险档案信息化建设与每一个参保职工切身利益息息相关,因此需要各级党和政府给予充分重视,各部门做好配合协调工作,进一步完善企业养老保险档案各项机制,努力提高企业养老保险档案信息化水平,为社保事业的健康发展奠定良好的基础。

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