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浅谈档案咨询机构专题服务创新

  Abstract: With archives consulting agency development and people's increasing demand for archives consulting, consulting business scope is more and more widely. Digital Archives, cloud computing, big data and a series of concepts proposed raise higher requirements to archives consulting agency.This article discusses how to implement archives topic service based on Shanxi coal mine industry safety, puts forward archives consulting agency must meet four steps in the topic service innovation of archives consulting agency to enhance services and service level, including collect archives information resource, build service team, create user-centered products and construct a safe service environment.
  Key words:Archives consulting agency; Topics service; Archives information resource; Team construction; Vlue creation; Security environment
  1 国内档案咨询机构服务现状
  随着档案工作的社会化,出现了一大批档案咨询机构,由于人们需求的多样化,档案咨询机构提供的业务范围越来越广,涉及档案的加工、整理、寄存等多种服务。
  档案咨询机构是自主经营、自负盈亏、实行独立核算的法人,是社会分工高度发达的产物,是利用其自身所拥有的设备、技术、人力资源等为社会提供档案管理服务和档案事务服务等的中介组织。[1]
  笔者以紫光档案咨询服务中心、上海仁通档案管理咨询服务有限公司、上海档案咨询服务中心、深圳市档案寄存中心、浙江省档案事务所为例进行了业务范围调查,发现目前档案咨询机构工作重点仍然是为用户提供档案加工整理、寄存、鉴定、修复、档案用品销售、档案数字化等业务。
  由此可以看出目前的档案咨询机构服务范围侧重档案管理各基础业务环节的实施和宏观问题的解决。为了更好发挥档案的价值,档案咨询机构应该从档案内容的加工入手,为不同行业的用户解决实际工作中遇到的问题。
  档案专题服务是档案咨询机构针对用户所委托的特定课题进行检索,以书目、索引、文摘、全文/汇编、研究报告等形式提供给用户相关的文献或知识产品的过程。传统专题服务成果大都是一些专题概要,即简要说明和反映某一情况的档案参考资料,有主题鲜明、内容单一、概括性强等特点,主要包括会议、产品、工程设备、科研项目简介等。档案咨询机构专题服务需要为用户解决的不只是传统意义上的事实性查询和检索咨询,而是要借助现代科技和先进的方法,为用户提供高质量、个性化、有实际效果的知识产品。
  2 档案咨询机构专题服务
  2.1 档案咨询机构开展专题服务的一般流程
  2.2 档案咨询机构专题服务――以山西煤矿行业安全问题为例。煤矿科技档案真实地记录了煤矿生产活动中成功经验和失败经历,是积累和储备科技经验的直接手段。
  作为煤炭大省的山西,从2008年开始率先在全国实施煤炭资源整合和煤矿兼并重组,但是安全问题一直是煤矿生产关注的焦点,因此本文选取煤矿行业安全问题为例,对档案咨询机构专题服务工作进行探讨。
  2.2.1 专题资料收集。笔者认为档案咨询机构针对煤矿行业安全专题服务需要收集的资料应包括以下内容:事故起数、事故发生时间、事故发生地点、事故类型、事故发生原因、地理环境、气候条件、死亡人数、事发煤矿负责人、煤矿资质、年产煤量、百万吨死亡率、煤矿生产硬件配置情况、煤矿职能分布、各职能部门的员工职责、从业人员结构、所属煤矿类型(全国煤矿、国有重点煤矿、国有地方煤矿、乡镇煤矿)、煤炭行业的政策法规等。
  2.2.2 专题资料分析。煤矿行业安全事故档案一般都单独分类,但不是只做好档案分类工作就能实现档案价值的最大化,因此需要档案咨询机构收集行业内的相关背景知识,利用柱形图、折线图等图表,按事故总体情况、事故类型、事故发生原因、事故发生月份、煤矿经济类型等多个可测度的指标进行专题分析,以期发现事故发生的规律,对自然的或人为的事故要做好预案,并编写相应的宣传手册,在公司内部进行学习、培训。
  2.2.3 档案咨询机构煤矿安全专题服务产品。根据用户的不同需求,档案咨询机构可以就煤矿安全专题提供不同层次的产品。   (1)专题一次文献,是档案咨询机构根据用户的需要,查找相关的原始档案,并将其直接提供给用户使用的一种服务。例如,用户想了解近十年来该煤矿安全事故发生的类型有哪些,档案咨询机构就可以查询该煤矿安全事故档案为用户提供服务。
  (2)专题二次文献,即档案咨询机构根据用户利用档案解决问题的实际情况编写相应的内容汇编。它是在原始档案的基础上进行一定程度的加工,以方便用户日常工作查考或用来作为安全教育材料等。例如,笔者以国家煤矿安全监督局的数据为来源,统计了2003年~2012年山西煤矿事故及各地区各类型事故数据,如图2、表1所示:
  由图2可看出山西在煤矿资源整合前五年安全事故有809起,死亡人数2420人,平均每起事故的死亡人数约为2.99;后五年安全事故降到了349起,同比降低了56.86%,死亡人数810人,同比降低了66.53%,平均每起事故的死亡人数约为2.32。从总体来看煤矿安全事故大幅减少,但是从每起事故平均死亡人数来看,并没有太大的改变。
  由表1明显可看出运城市的煤矿事故很少,这和运城煤矿数量少有关。大同的煤矿数量虽然多,但是相比其他地区煤矿事故要少很多,是因为大同煤矿中国有重点煤矿比较多,各项安全规范实施得好。从纵向来看,瓦斯事故、顶板事故、运输事故、机电事故发生频繁,造成了很大的伤亡。从横向来看,长治市、阳泉市、晋城市、晋中市和临汾市发生的事故比较多。
  (3)专题三次文献
  笔者对2003年~2012年山西各类型煤矿事故按事故类型统计如图3:
  从图3可看出煤矿安全事故主要类型有顶板事故、瓦斯事故、机电事故、运输事故和其他。档案咨询机构要结合咨询煤矿具体的经营状况和硬件环境选择上述统计内容,抓住影响煤矿安全事故发生的主要原因,通过SPSS、SAS等数据统计分析软件和Weka等数据挖掘软件对这些选取的指标进行深度分析,如相关分析、预测分析等,从而找出事故发生的一般规律,指导煤矿行业达到安全生产。
  档案咨询机构可以就事故类型进行原因分析,建立同类型事故专题分析报告,定期向相关单位普及教育,在行业内进行学习、宣传,提高管理人员和一线员工的安全意识和防范意识,以期起到提前预防的作用。
  笔者以煤矿瓦斯事故为例,提供相应的专题分析报告内容目录如下所示:
  第1章 全省煤矿分布概况
  概况包括:企业成立时间、性质、独立核算单位数、生产矿井数、核定能力、煤矿年产量、各种规模的煤矿数量等基本资料。
  第2章 全省各地区煤矿瓦斯事故概况
  事故矿井概况包括:矿井沿革;建矿时间、投产时间、设计能力、核定能力;矿井“六证”持证情况、实际产量、职工人数、劳动组织、矿井开拓方式、采掘布置和采煤方法、矿井通风方式和通风情况,监测监控系统;矿井排水系统及排水量、瓦斯、煤尘鉴定情况、自然发火期和水文地质情况等有关基础资料。
  第3章 瓦斯事故分类
  3.1 瓦斯(煤尘)爆炸
  3.2 瓦斯中毒、窒息
  3.3 煤与瓦斯冲突
  3.4 瓦斯燃烧
  第4章 瓦斯事故原因分析
  4.1 直接原因
  4.2 间接原因
  4.3 事故性质
  第5章 瓦斯事故的预测和预防
  5.1 按事故发生的季度、月进行预测
  5.2 按事故发生地区的趋势预测
  5.3 按事故发生的煤矿规模进行预测
  5.4 按事故性质进行预防
  5.5 按事故发生煤矿的经济类型进行预测
  第6章 总结
  附件
  3 档案咨询机构专题服务的具体做法
  结合实践,笔者认为档案咨询机构要做好专题服务,实现服务创新应遵循以下四个步骤:
  3.1 收集档案信息资源。基于本文涉及的行业专题咨询,档案咨询机构可通过与省级行业馆签订合同来利用行业档案。如果行业馆中没有的档案,档案咨询机构可以和相应的企业档案馆签订合同来获取。此外,还需要积累行业知识和相关政策法律等信息。
  3.2 组建服务团队。基于委托人项目的特点,要快速成立流动的专题咨询服务小组,并邀请相关领域的专家参与项目的设计和实施,以保证方案的可操作性、高效性。
  3.3 以用户为中心创造产品。档案咨询机构的价值在于能为委托用户解决不同程度、不同领域的问题,并能给用户带来实际效益。
  (1)重视用户需求的调研。档案咨询服务机构要做好咨询工作,必须深刻了解客户最高管理者的真实想法、客户的行业特点、竞争环境、组织内的人力资源状况、客户所处公司的内外部优劣势等具体情况。
  (2)为用户提供个性化的专题咨询服务。根据服务层次的高低,档案专题咨询服务产品可分为以下三个层次:①专题一次文献;②专题二次文献,不仅是单纯的数字罗列和材料堆积,而应有档案咨询人员对利用频率高、参考价值大的档案信息进行分析、提炼,满足企业生产、技术、经营管理的实际需要;③专题三次文献,它是给管理层提供决策依据。
  3.4 营造安全的服务环境
  (1)用户信息的保密。要在咨询企业内部普及法律常识,提高从业人员守法的自觉性和严肃性。此外档案咨询机构要遵守行业规定,对所处同一行业的不同机构的档案信息要进行严格保密。
  (2)营造数字资源的安全环境。
  4 小结
  综上所述,档案咨询机构要立足挖掘档案信息资源,以用户为中心,在保证档案信息和用户信息安全的环境中为用户提供高效、高质、能产生实际效益的解决方案。档案咨询机构只有把握市场机遇,提供深层次服务,才能赢得客户,在市场竞争中处于不败的地位。行业也能借助档案咨询机构的帮助,解决行业内部热点难点问题,达到加强管理,降低风险发生概率的目的,从而实现企业高产出高回报的良性经济循环发展目标。

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