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试论企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求

  1人事档案管理工作的重要意义
  1.1构建人才信息数据库
  在整个人资管理工作当中,人事档案管理是一项非常基础的工作,因为它可以为人资管理提供必要的信息数据,构建出一个完整的人才数据库,这样企业在进行人资管理的过程当中,能够通过阅读人才数据信息,来对其员工进行分类,同时作出良好的人资管理决策。例如,人事档案管理中会记录每一个企业员工的优点和工作情况,在对这些档案进行阅读的过程当中,人资管理人员可以对人才有更加明确的了解。一旦企业需要进行战略调整和战略部署,需要调用人才支持,可以根据这些报告来进行工作分配决定,以便于保证员工的工作效率和工作效果。而对员工而言,做自己擅长的工作,更有利于发挥自己的优势,不仅能够帮助企业,实现企业的生产目标和发展目标还能够帮助员工,完成自己的个人目标。工作的合理性不断增强,也能够帮助企业留住更多的人才。
  1.2优化人资管理工作
  人资管理工作当中的人事档案管理,不仅为人资管理工作提供基础的数据信息,更重要的是它能够促进企业中不同部门之间的信息共享。现代化的人事档案管理工作并不是传统的纸质文档的存储,许多企业在人资管理系统当中,都单独开辟了人事档案管理区域。人资管理系统当中的人事档案管理,让各个部门之间的信息不再闭塞,信息的交流能够让各个部门和各个组织之间更加自由和快速地进行人员的调配。
  例如,某公司的产品部要举办新品发布会,而在这一过程当中,产品部门需要合适的人才来进行新品发布会的策划。因此,产品部门可以在系统上进行策划人才的遴选,然后通过合适的流程来进行策划人员的调配。现代化的人事档案管理工作,能够让企业在发展的过程当中,快速地集中人才,从而支援不同部门的工作,不仅提升了人资管理的工作效率,还有效地促进了企业的统筹发展。
  1.3协助企业高层决策
  一个企业的发展,离不开企业高层的良好决策,而企业高层在决策的过程当中,必须考虑到企业本身的发展情况,而企业的人才发展情况也是企业高层在决策过程当中所必须考虑到的关键性部分。例如,企业在发展的过程当中,必然需要思考企业需要什么样的人才,企业未来的发展过程中又需要多少人才?而这些内容都需要通过人事档案管理工作来进行配合。除此之外,企业在进行战略决策的过程当中,必须要对企业的人才情况进行一定的考量。例如,某企业决定进行项目合作之时,必然要对项目的数量进行一定的限制,否则超出企业的承受能力,则会导致项目合作失败。此时,企业就需要借助人事档案管理工作来对企业的人才进行评估,以便于衡量出企业在一段时间内的项目合作数量限度。而对于人资管理工作而言,正是因为有了人事档案管理工作,才能够良好地预测出企业所需要的人才,同时对企业现有的人才,进行一定的评估。一旦发现目前企业现有的人才出现问题,还可以进一步进行解决,避免企业出现人才损失。
  2人事档案管理的关键点
  随着时代的发展以及《中华人民共和国档案法》的正式实施,新时期的人事档案管理工作,也面临着新的机遇和挑战。虽然科技发展的新时期,人事档案管理的工作方式日趋信息化和标准化,但是人事档案管理工作也面临着一些困难。这就需要人事档案管理工作作出一定的改革,把握新时期工作的关键点,才能不断为企业的发展发挥更多的作用。
  2.1勇于进行制度创新
  对于企业而言,各个部门的工作在新时期,都必须勇于进行制度和方式上的创新,这样才能做到与时俱进,提高管理水平。对于企业的人事档案管理工作而言,在进行的过程当中,必须敢于利用信息科学技术,来对目前的工作进行整理和分析。实际上许多企业的人事档案管理工作并没有专项的制度和准则,这就很容易导致相关的工作人员在工作的过程当中毫无章法。在新时期,企业不断谋求制度上的合规性,因此,人事档案管理工作也应该进行制度上的创新和完善。不仅要对人事档案管理工作的内容进行制度上的要求,还要对相关的工作人员进行一定的要求。例如,工作人员的素质、工作人员工作的方式和方法以及工作的流程,都要具体进行制度上的规定。当然,虽然需要制定相应的制度,但是不能让制度限制了员工的创造力。只有这样才能做到人事档案管理工作真正意义上的制度创新,保证人事档案管理工作,能够对企业的人事档案信息进行深度的开发和挖掘,为企业提供现代化的人事档案管理数据库。
  2.2加强与信息技术的结合
  时代的发展,让信息科学技术发挥着重要的作用,对于人事档案管理工作而言,加强与信息技术的结合,能够提升其工作效率,还能提高其工作质量。各大企业几乎都已经开始应用人资管理系统,而人资管理系统当中,也一定有人事档案管理模块。但实际上人事档案管理模块,在目前的人资管理系统当中仍然局限在信息的单纯集合,并没有完全实现智能化的分析与管理。这就导致人事档案管理系统只是将线下的人事数据转换成线上的数据库。实际上真正的人事档案管理系统,不应该仅仅是信息的集合,还应该智能化地对企业的人才数据进行分析。这种分析报告应该包括企业人才的稳定情况,以及企业人才的成长情况。而企业的管理者在管理的过程当中,通过对这些数据报告的调取,可以全面地对企业人才情况进行掌握。这样就可以对其员工进行专项化的培训,全面提升企业员工的综合素质,为企业提供更多的优秀人才。除此之外,人事档案管理工作系统还应更加智能化,进而帮助企业对企业的人才需求进行智能化分析,同时为相关的工作人员提供一定的工作建议,这样才能不断提升人事档案管理的智能化程度。
  2.3提升相关工作人员的综合素养
  无论是哪一个部门的工作都需要工作人员优秀的综合素养进行支持。许多企业的人事档案管理工作,被认为是一项可有可无的工作,因此,从事这项工作的员工不受重视,而且其综合素质也十分堪忧。但是正如前文所述,人事档案管理在人资管理当中起着非常基础性的作用,而且它对于企业的决策,以及人资管理的发展,都有着重要的意义,因此,重视人事档案管理工作员工的素质也是非常重要的。这就需要企业在进行人事档案管理工作人员招聘的过程当中,积极对相关工作人员的素质进行考核,严格遴选。除此之外,还应该对人事档案管理工作人员进行必要的培训。对于人事档案管理工作人员而言,不仅需要具备档案管理的工作技能,还应该具有人资管理的工作技能,因此,该项工作的难度并不低。
  3结语
  我国经济的快速发展为我国企业的发展提供了良好的社会条件,但是企业想要谋求长远的发展,必须注重自身的改革和自身的优化。而这一改革优化过程离不开企业对人才的重视。作为人资管理工作当中的重要内容,人事档案管理工作不仅为人资管理提供数据上的支持,还能够为人资管理的策略布置提供必要的信息。而从整个企业来看,人事档案管理还为企业的决策提供重要的支持。因此,企业在进行人事档案管理工作的改革之时,必须把握其工作的关键点,对人事档案管理工作进行制度上的优化、强化管理过程中的审查、信息技术上的提升,以便于确保人资管理工作能够顺利地进行,为企业的长远发展作好人才准备。

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