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企业办公室行政管理工作创新途径探讨

  一、引言
  目前,我国企业面临着诸多挑战,企业要想保持一定的竞争优势,强化行政管理是必然要求。行政管理工作作为企业现代化经营中的构成要素,对企业的发展具有重要意义。但新形势下我国企业行政管理工作中还有不少问题需要解决,为了更好地规划企业发展方向,必须要创新行政管理的方式方法。应对当前经济形势和企业发展特点进行综合考虑,从企业办公室行政管理的角度出发,对企业办公室行政管理工作的创新路径进行研究和探讨,从而为企业运营效率的提升奠定基础。
  二、企业办公室行政管理工作中存在的问题
  1.内部制度体系不健全
  内部制度作为规范企业办公室的办公方式、提高办事效率的重要保障,其重要性不言而喻,完善的内部制度体系能够为企业办公室行政管理提供强有力的支撑。但目前,企业办公室的内部制度体系还存在着许多漏洞,对企业办公室发挥管理职能产生了消极影响。
  最严重的问题是,企业在构建内部制度体系时,没有经过综合的考虑和审查,只简单建立制度框架,对框架内的具体内容设置不合理,脱离了员工工作的实际需求,制度实施起来较为困难。而且,在制定内部制度时,没有与企业的其他部门进行充分的沟通和交流,导致内部制度与其他部门的相关规范相互分离,甚至产生矛盾冲突,使制度体系缺乏严谨性。
  此外,在内部制度制定完成后,未根据制度的关键内容进行统筹规划,没有使其转化成系统化、规范化的方案流程。在实施内部制度后,也未对制度的执行进行全面的监督,对违反该制度的行为没有建立相应的惩罚机制,相关的辅助机制还需要完善。
  2.协调职能发挥不全面
  随着企业的发展,其生产项目不断增加,经营范围逐渐扩大,企业办公室行政管理工作的对象数量大幅度增加,这对企业办公室的行政管理工作提出了更高的要求和标准。从企业办公室的实践情况出发,影响其协调职能有效发挥的原因主要有以下两个方面:
  第一,管理沟通机制不健全。企业办公室在发挥辅助决策作用时,需要以自身的协调职能为基础,加强各部门之间的联系,使各个部门所掌握的信息能够流通,使企业决策能够上通下达。但因缺乏完善的管理沟通机制,削弱了企业办公室的协调效果,从而加大了行政管理工作的难度系数。
  第二,还存在行政管理形式化的问题,未能将管理制度具体实施于企业生产经营的各个环节,还需要进一步完善管理体系,减少制度的冗余,明确各个管理部门以及相关管理人员的权责,规范管理组织结构。
  3.业务技能水平差异大
  企业办公室的工作人员要具备一定的专业能力,以便其能做好行政管理工作。在市场经济体制不断深化的背景下,企业需要抓住转型的机会,企业办公室在此阶段也要做好行政管理工作为企业组织结构优化提供基础。
  但目前企业办公室的工作人员的整体素质还有待提高,部分工作人员缺乏对行政管理的认识,从而导致企业的各个部门的运转效率减缓,各部门之间在交叉工作上缺乏配合,企业的经营管理者也不能得到员工所反馈的意见,无法深入了解企业决策的实施情况,影响了企业生产经营的生态循环。
  此外,还有部分工作人员对企业管理方面的知识缺乏了解,对自己所需要完成的工作业务不熟悉,未能形成行政管理知识框架,再加上企业还未建立完善的培训机制,导致企业行政效率降低。
  4.激励机制还需优化完善
  作为一个将经营利益作为追求目标的经营组织,企业有着十分强烈的成本控制意识,新的收入分配机制已经完全取代了传统的分配思想。然而,在研究了企业办公室薪酬制度后,可以发现大部分企业将重点放在专业管理部门和技术管理部门上,企业办公室员工普遍存在着的薪酬待遇和晋升机制不合理的问题,由此导致企业办公室的员工缺乏工作的激情和活力,并且在开展行政管理工作时,容易产生挫败的情绪。
  还有部分企业办公室员工的晋升存在问题,这严重打击了企业办公室的新员工的工作积极性。为了激发企业办公室工作人员的工作热情,还需要建立一套科学有效、奖惩明确、竞争有序的激励机制。
  5.培训机制不完善
  长期以来,人们错误地认为企业办公室的行政管理工作不具备技术性和专业性的,只是一项简单地传达企业领导决策、沟通上下的工作。但从实际上来讲,企业办公室的行政管理是一项高度专业化的工作,它也需要一定的理论基础和实践技能。
  企业办公室都有自己处理文件、会议和内外事务的知识和理论体系。从事行政管理工作的员工应该要接受专业的、规范的培训,并具备与工作相关的专业能力和综合素质。例如公文处理、公文格式标准、礼仪接待规范等。然而,目前的很多企业还没有针对办公室工作人员建立培训体系,部分企业的培训体系不健全,企业办公室工作人员的培训没有纳入企业的年度培训计划。
  三、企业办公室行政管理工作的创新途径
  1.建立健全内部制度
  完善优化企业办公室的内部管理制度是增强企业规范化、专业化管理的重要手段。企业办公室通过健全内部管理制度,不断提升企业的行政管理能效,帮助企业实现长远发展的目标。首先,企业办公室应对自身所肩负的职责进行深层次分析,从管理的视角出发,明确内部制度的具体负责人,为建立健全制度体系做好准备。其次,要对企业办公室内部管理制度体系进行综合的考虑和深入的研究,明确各项制度的具体内容,以协调各方为基本原则,确认各项制度与企业其他的制度规范不存在冲突。
  随后,要加强对内部管理制度的宣传,严格按照制度办事,使内部制度能够落实到位,确保所做出的行为都有章可循,建立办公管理体系的长效机制。最后,建立内部管理的维护机制,定期或不定期地组织办公人员对内部管理体系进行检验与审查,提高制度体系的运转效率。
  2.强化综合协调职能
  为了进一步增强发展能力,企业需要与市场和社会建立更加紧密的联系,加强与其他企业和企业二级单位的沟通以及企业各个部门之间的交流。作为信息传递的重要途径,企业办公室的价值得到进一步彰显,对企业办公室的综合协调能力提出了更高的标准。
  首先,企业办公室需要明确综合协调能力的重要性,深刻理解其在企业转型升级以及企业提高管理效率的意义。积极主动地承担协调责任,在工作过程中把握协调的平衡程度。其次,企业办公室需要充分了解企业管理者对行政管理工作的相关看法,根据管理层提出相关意见或建议,来不断调整工作模式。同时,企业办公室还需要坚持标准化的工作流程,以大局观念来统筹规划行政管理工作,平衡与行业内企业以及企业内部之间的关系,为开展管理工作创造良好的氛围,使管理活动能够保持一定连贯性。除此之外,企业办公室要认清自己肩负的责任以及角色定位,树立清晰的权责意识以进一步强化综合协调职能。
  3.提高办公室人员的综合素质
  随着企业的行政管理向规范化、专业化方向深化,需要进一步增强企业办公室人员的业务能力来满足企业的发展需要。企业办公室的工作人员必须要优化自己的工作模式,培养综合能力。从多维度的视角全面增强工作能力,加强履职能力,保证行政管理工作高水准完成,首先,工作人员依据企业员工的实际需求和企业办公室工作本身的特点来调整自己的工作方式,做好协调各方、统筹规划等工作,并不断加强企业管理的相关理论知识学习,通过参加相关的培训与进修来提升自身的法律素质、人文素养以及快速获取信息的能力,完善个人的知识结构。
  此外,办公室工作人员还可以充分利用工作机会,将学到的理论知识运用到实际管理中去,通过实践来检验自己的工作能力,从而使自己具备熟练使用现代化管理手段的能力,以此提高企业办公室的管理水平,使自己能够与企业发展状态完美契合,达到推动企业长远健康发展的目标。
  4.面向市场需求做出管理
  提高行政管理水平本质上是为了企业在激烈的市场竞争中保持优势地位,从而加快其向精细化管理方向发展的步伐。所以,企业办公室在创新行政管理方式时要面向市场需求这一视角。首先,企业办公室根据现实需要在企业内部筛选出具有管理潜能的员工,对其进行相关的管理培训,使其能够快速融入企业的各个部门之中。同时,还要不断为企业办公室内部增添专业管理人才,使其能够以积极的心态和高素质来完成行政管理工作。
  其次,企业办公室还需要考虑员工对管理层下达的命令的接受程度,增强对员工工作幸福感的重视,完善奖惩机制的同时,选择更加柔和的方式进行行政管理,确保企业员工能够服从上级领导的安排,从而使企业在激烈的市场竞争环境下,保持高效运转的能力,积极地迎接现代社会对企业发展带来的机遇和挑战。
  5.建立常态化办公室人员培训制度
  针对企业办公室的工作人员,应建立健全一套标准化培训机制,从而进一步推进“人才强企”的战略。同时树立正确的用人意识,贯彻民主、开放、竞争、择优的原则,从企业内部筛选出用实干型人才,并为他们提供施展才华的机会,为办公室工作人员开辟新的职业晋升道路。向企业人力资源部门提出操作性强的建议,加强企业办公室管理人员沟通与交流,通过临时任职等形式加强企业办公室与成员单位办公室之间的联系,推动企业办公室行政管理工作的质量提升。
  同时,要采取灵活措施,加强对企业办公室行政管理人才的引进和培养,将外部引进与内部培训相结合,以行政管理人才来提升企业管理实效。内部培训要注重创新培训制度,从而提高培训的针对性和有效性,还要完善按需培训制度,制定企业办公室员工培训计划,依托行政管理进修班等各类专业培训课程,提高企业办公室行政管理所需核心人才的技能,为企业改革创新和组织结构调整提供强有力的人才支持。
  此外,考虑到企业办公室的大多数员工都没有经过系统化、规范化的培训,为了提高团队的整体素质和专业能力,企业也可以在企业办公室尝试实施持证上岗制度。企业根据国家、行业和企业自身的标准和规范,结合企业办公室的实际情况,制定《持证上岗细则》,逐步明确企业办公室的用工标准,贯彻落实岗位资格准入制度,实时记录任职资格和员工证书获取情况,并协同企业的其他部门完善培训考核与待遇相结合的激励约束机制,实施以岗位为导向的动态管理。首先在对企业办公室的重要岗位上实施,然后逐步推广到其他行政管理工作岗位上,最终实现企业办公室全部工作人员都能持证上岗。
  四、结语
  综上所述,目前企业办公室行政管理工作中仍存在着不少的问题,制约了企业向精细化管理方向发展。基于此,企业办公室需要建立健全内部制度、强化综合协调职能、提高办公室人员的综合素质、面向市场需求做出管理以及建立常态化办公室人员培训制度使行政管理更具实效性,为企业带来更多的经济收益。

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