随着信息化技术的发展和使用，高校的政务管理和学籍管理也逐步信息化，给高校日常管理带来越来越多的便利，提高工作效率。然而，大学生档案管理却还延用着传统纸质档案的管理模式，档案管理员工作理念还停留在档案“看管”的层面，不能发挥其为就业服务的功能。目前，我国的高等教育已经进入了大众化阶段，大学生的就业压力越来越大，已成为社会关注的焦点。依托信息化技术，建立大学生电子档案信息系统，为大学生与用人单位提供交流平台，发挥大学生档案为就业服务功能具有深远的意义。
一、传统档案管理在就业服务中的现状分析1.管理模式落后，制约其就业服务功能经过企业走访调查发现，除了国家政府机关、大型国有企业比较重视应届毕业生入职前的档案查阅外，众多的民营企业和私营企业很少在招聘时进行案查阅。档案查阅更多是放在入职后或是转正时，档案利用滞后情况严重，不能真正发挥其为就业服务的功能。究其原因，主要与我国学生档案管理模式有关。其一，高校学生档案管理模式及观念比较陈旧，档案管理员对档案管理只停留在“看管”的层面，很少对企业开放学生在校档案查阅服务。如果企业想查阅学生档案，则必须向各高校就业指导部门、系部、档案室等相关部门提交申请，涉及部门多，手续繁琐；其二，根据我国人事档案管理规定，除国家机关、国有事业单位（或其上级单位），大中型国有企业单位有人事档案管理权外，一般私营企业、外资企业和合资企业是不具备人事档案管理权。因此，很多企业在招聘和录用大学生时，都很难有机会看到大学生个人在校期间的档案。档案功能只是停留在资料的收集，不能发挥其在就业服务的功能。2.档案内容陈旧，可利用率低目前，高校学生档案绝大部分还是延用传统的管理方式，档案内容陈旧，与社会需求脱节，可利用率低。首先，档案资料单一，内容陈旧。高校学生档案主要包括高校招生录取材料、党（团）材料、奖惩材料、学籍表、成绩单和体检资料等；其次，档案管理与就业市场需求脱节。高校档案管理人员大多不参与学生就业指导工作，他们认为自己的工作就是管理好档案就可以了，不会主动去了解就业市场，影响其对大学生档案在就业中的作用认识；再次，传统的纸质档案容纳信息有限，统一化、标准化的档案内容又使得档案管理流于形式，空洞无物，不能真实反映学生个性特征和个人能力。然而，用人单位除了了解毕业生的学业成绩和专业能力外，更想深入了解他们在校期间的综合表现。然而这些资料在传统纸质档案中无法记录，难以考察，致使用人单位无心去查阅毕业生纸质档案，纸质档案失去了原有的价值，降低了纸质档案的利用率。3.评价主体单一，缺乏可信度高校大学生档案评价延用传统评价方式，主要是学校对学生的评价，没有形成学校、教师和学生多种主体共同参与，交互作用的评价模式。这种评价模式由于参与主体单一，忽视了学生和教师的评价价值，容易出现评价的片面性。此外“档案优化”现象严重。个别高校则为追求高就业率，促使毕业生顺利就业，不惜为学生进行“档案优化”。例如，《高校毕业生就业推荐表》“优化”。《高校毕业生就业推荐表》是毕业生在校期间最为重要的综合评价材料，也是企业录取毕业生时的重要参考依据。但在院系推荐意见栏中，出现了不同程度的“优化”，或是使用统一的评价模板，评价不能体现个性差异。以上的行为在高校中屡见不鲜，致使档案信息的真实性大打折扣。这不仅影响到用人单位选拔优秀人才，而且干扰了毕业生就业市场的公平竞争。
二、大学生电子档案在企业招聘中的作用1.提高效率，降低招聘成本电子档案借助信息技术优势来管理每名大学生大学期间的成长档案，能详细地记录了每名学生在校期间的学习情况、奖惩情况、实践活动情况、心理情况及诚信记录等。企业在招聘时可以通过指定的网络端口进入学校毕业生资源库，可以快捷查询毕业生们的信息材料，并结合岗位职业能力要求设置筛选条件，从中筛选出符合条件的学生进行面试。这比一个个查看毕业生纸质材料或纸质简历更加便捷和节省时间，提高招聘效率，降低招聘成本。2.有利于用人单位全面了解学生综合能力面试是每个毕业生进入公司工作，获得就业机会的必经环节。用人单位通过和毕业生面对面的面试只能获得对学生的直观印象，而对于学生本人大学期间的学习情况、专业竞赛、社会实践和诚信等综合素质却很难以一时进行考察。大学生电子档案则系统记录着学生在校期间的学习、生活、实践和诚信等情况，可以更全面展示毕业生的综合素质和整体形象，有助于企业在招聘中更为直观而全面了解学生综合能力，提高招聘成功率。3.为用人单位与毕业生提供信息交流平台电子档案系统不仅可以反映学生本人大学期间的学习情况，同时还能完整，清晰反映学生品德表现、干部经历和社会实践活动等综合素质的情况，是毕业生学习成长的一个记录，也是非本人提供，是为他证的证据。其可以作为向用人单位自我推荐最具权威性的凭据，也是用人单位挑选人才的主要依据。高校通过建立在校生电子档案，并向合作企业开放毕业生电子档案查阅服务，使毕业生档案信息得以在毕业生和用人单位之间进行有效交流，有效地帮助毕业生实现就业，为用人单位与毕业生提供了信息交流的平台。4.提高“人―职”匹配度企业招聘的主要途径有：现场招聘会、内部选拔、网络招聘、推荐、中介、媒体等，当中效率最高为“推荐”。它的好处在于推荐者一般比较熟悉招聘企业的具体要求和待遇情况，同时对被推荐者的职业能力和综合能力也比较了解，所以在推荐人员时也会有的放矢。电子档案则类似于推荐者的角色，它可以根据企业的招聘要求，通过信息处理技术，在现有的毕业生数据库中“推荐”出与招聘条件高度匹配的毕业生供企业招聘。而经“推荐”选出来的毕业生，其个人的职业能力和求职意愿与企业需求吻合度也相对会高些，从而提高“人―职”匹配度。 三、完善大学生档案管理，发挥其为就业服务功能1.与时俱进，实现档案信息化管理21世纪是信息化时代，信息技术的运用给社会带来了众多便利，提高了工作效率。在高校的日常管理中，也逐渐运用信息技术进行管理。例如：高校的政务管理和教务管理工作均进行了不同程度信息化管理。然而，大学生的档案管理还延用着传统的管理方式，影响了学生档案在就业服务中的作用发挥。为了更好地服务于毕业生就业，大学的学生档案管理部门应当与时俱进，借签国外档案管理的先进技术，实现以计算机为主要管理手段的档案信息化管理。这不但能使学生档案管理更加规范化和有序化，极大地扩充大学生档案的信息量，还能为用人单位提供便捷、真实、可信的毕业生信息，使其更好服务于就业工作。2.转变观念，扩充档案内容要完善大学生档案管理，体现其就业服务功能，除了进行信息化管理之外，还要扩充档案内容，使其更加全面展现学生个人综合素质。要首先从观念上做转变，传统档案管理只是把学生档案看作是学生学籍资料的简单积累，到了毕业时才把所有的资料进行收集归档，这样的档案管理方式使得档案变成一个“静态”的资料袋，不能反映学生的全部，更不能体现学生的个性化差异。档案管理部门应树立新的档案管理理念，根据社会发展和用人单位的需求，扩充档案内容，为用人单位招聘高校毕业生提供更为全面、权威的信息。3.创新机制，实现全程化管理毕业前的资料集中汇总和整理归档是传统档案管理的惯例操作方法，档案管理员的职责只是简单的档案看管和毕业前的档案归档。这种传统的档案管理模式不能充分调动档案管理人员的工作积极性，影响其工作效果和为就业服务的功能发挥。为更好调动档案管理员的工作积极性，形成就业工作全员参与的工作机制，我们要创新机制，实现档案管理全程化。首先，建立以高考电子档案为基础的初期电子档案。2001年始，各省陆续实行网上高考招生，考生档案进入了电子化阶段。考生未进入大学之前，高校老师就可以通过考生电子档案提前了解每名学生高中期间的学习情况。这为辅导员和班主任老师进行新生管理、学生干部选拔和军训工作提供了便利。其次，建立大学生在校期间学习成长电子档案。在高考电子档案的基础上，为每位在校大学生建立个人学习成长电子档案，档案包括学习成绩、干部经历、奖惩情况、实践活动、心理健康、诚信记录、职业规划和师生评价等内容。详细记录了学生从入学至毕业期间每个阶段的学习、生活、实践和教育评价，真实反映学生的成长过程，有利于企业更加全面了解学生综合素质。最后，建立毕业生信息反馈档案。电子档案的好处在于方便管理和保存，学生毕业后电子档案还可以继续发挥其就业服务功能。建立毕业生信息反馈档案则是利用电子档案方便管理和保存的特点，便于高校对毕业生就业情况进行后续跟踪，了解市场对人才需求的要求，并根据反馈信息，在教学计划、教学内容、教学方法和手段等各个教学环节进行调整，主动适应人才市场，培养学生综合素质和基本技能。总之，在信息化时代，利用信息技术进行大学生档案管理，建立大学生电子档案，是社会经济发展要求，也是顺应用人单位的需要。它不仅提高档案管理效率，促进大学生进行职业规划，还为毕业生和用人单位提供招聘交流的平台，有利于毕业生就业，有利于用人单位选拔人才，同时还有利于促进高校自身建设。
