一、归档前处理
1.照片的拍摄及挑选要求。胶卷以感光度ISO100、ISO200或154）的照片为主。冲印的纸质照片应以4R（胶卷冲印）或4D（数码冲印）为主。
（1）主题鲜明。在照片拍摄、整理前应做好资料的搜集工作，并明确档案照片的主题。可利用被摄主体与背景之间大与小、远与近、明与暗、清晰与模糊和色彩对比等关系，使主体更突出、主题更鲜明。选取最有代表性的瞬间，也有利于表现照片的主题。
用适合的主题模大功能拍摄。当确定主题为人物、景物等类型时，可相应选择相机的“人像”、“风景”等主题模式拍摄功能，使快门、光圈、闪光等功能调整到最佳的组合。当主题是较复杂的类型时，使用程序自动（P）模式拍摄会有较高的成功率。
（2）影像清晰。选用适合的感光度，创造较高的快门速度条件。在较暗的光线条件下，可采用ISO400的胶卷或将数码相机的150设置为400及以上。但采用800或以上的高感光度拍摄，应注意胶卷颗粒或数码对照片质量的影响。
使用稍高的快门速度。应尽量使用比焦距的倒数值高的快门速度（如焦距为30mm，快门速度应高于l/30秒）。拍摄人像一般应使用1/60秒以上的快门速度。有防抖功能的数码相机，当出现“手持抖动”提示时，应启用防抖功能给予补正。
使焦点对在主体上。可先对主体进行自动对焦，焦点锁定后保持半按快门按钮，移动相机重新构图后按下快门拍摄。团体的多排合影，应将焦点对在比中排前一排的居中人员。
利用较大的景深。使用相机的“风景”拍摄模式，可使焦点前后有较大的景深。
2.照片材料在归档前的存放。
（1）底片。未存档的底片，应保留在冲印店提供的底片袋中，编号后按顺序暂时装入案盒中;大幅底片应装入个性或偏碱性的纸袋、纸袋上写明编号并按编号顺序暂时存放在档案盒中。
（2）照片。未归档的照片，应与照片文字说明一起暂时装入照片或纸袋内，照片册及纸袋应编号并按顺序暂时存放在档案盒中。
（3）光盘。未归挡的光盘，应用油性笔小字号编写光盘顺序后，装入方型的硬塑CD盒中竖直放置，并按光盘序号建立登记表说明光盘内容等。
3.数码图像文件的前期整理。
（1）电子文件储存格式。储存图像文件的格式应为纯文本。以RAW（图像原数据）拍摄的文件转换成JPEC（有损压缩）格式文件、其图像的质量优于且接以JPEC格式拍摄图像。因此，重要的归档照片应以BAW拍摄，并转换成图像类归档。
（2）图像大小和品质。数码拍摄的文件：用JPEG格式拍摄时，必须将图像尺寸设置为“最大“，并将图像品质设置为“最精细”，拍摄图像的有效像素才达到相机所标称的像素级别和高质量的图像文件。归档图像的有效像素数应在500万以上。不应用通讯手机拍摄归档照片。底片、照片的扫描文件：一是用作电脑查阅、冲印照片的低精度压缩文件，底片以1200dpi、照片以300dPi精度扫描成JPEC格式文件;二是用作归档以及放大展览、印刷画册等的高精度非压缩文件，底片以3200dPi的精度扫描成TIFF格式。
二、纸质照片（以下简称照片）档案的整理步骤
1.编制“分说明”。每张照片要有“分说明，即每张照片的说明;如果一次活动或一项工作只有一张照片时，只需编写“分说明”，但其内容要按照“总说明”的要求来编写。
2.编制“总说明”。同一内容的照片称为一组照片，一组照片要编写“总说明”，“总说明”在照片册中占一张照片位置。总说明的内容主要包括时间、地点，主要人物的姓名、职务、在照片中所处位置，活动主题及结果。
3.编制照片号。
（1）将同一次活动或一项工作的照片按形成时间的先后顺序装入照片册;（2）每本照片册内的照片按形成时间先后开始编流水号;（3）每张照片的背面应写上相应的档号;（4）大张照片不能装入普通的照片册，放于相应的照片册内编号后再单独存放，在照片册内相应位置放置大照片说明。单独存放的大照片可挂放、卷放或专制照片，并在照片上贴上档号标签。
4.编制底片号。底片不需要划分属类，根据底片情况确定底片整理编号的方法。第一种情况：零散底片的编号。（1）本底片册或照片册内的底片均按形成时间先后从“1”开始编制流水号。（2）每张底片要用一个专用的小纸袋装着，并且每个小纸袋上还要写上所装底片的档号。（3）对于没有底片的珍贵照片可以用胶片进行翻扣并于底片号后加“翻拍”二字。第二种情况：成卷底片的编号：（1）底片以一个胶卷为单位装入一个底片袋，每年按照归档时间依次从1开始编制底片卷号，底片卷号由分类号、年度号、胶卷顺序号。（2）底片袋依底片卷号依次装入底片册，并填写底片册封面和脊背小标签。
三、数码照片的整理步骤
1.每次活动拍摄的数码照片要挑选有代表性的冲洗成纸质照片同步归档。
2.可按一次活动的先后顺序在硬盘的根文件夹下建立以“日期+拍摄次数”为名的文件夹，如2013年1月3日拍摄的数码照片的子文件夹可命名为“20130103”，如此类推。
3.将每次活动的数码照片拷贝入相应的子文件夹。
（1）编制数码照片号。每次活动拍摄的数码照片可以保留原编号，也可重命名为流水编号，如0001、0002、0003―9999等。
（2）编制照片说明。编制各子文件夹下重要数码照片的照片说明，保存类型为文本文件。照片说明的内容主要包括本张数码照片的编号、活动内容、主要人物及其职务和在照片上的位置、拍摄人、拍摄时间、备注等。
4.将分类整理好的数码照片按子文件夹的顺序，取一定的年限或数量刻录到只读光盘，但在刻录光盘之前要编制光盘说明。光盘说明的内容主要包括全宗名称、全宗号、光盘档号、光盘题名、数码照片的起止时间、保管期限、光盘类型、文件类型、刻录软件及版本、到录设备（型号、写入速率、读取速率、本光盘刻录的速率等）、刻录时间、刻录入、审核人以及各子文件夹数码照片的总说明。
