图书资料和纸质档案的意义在于，向人们呈现真实、完整、清晰的信息内容。做好文件的保护并及时修复已损坏的文件，查找原因再采取措施以弥补缺陷，使文件在最大程度上复还原貌，进而充分发挥图书资料和纸质档案的价值。
1.图书资料和纸质档案的受损因素分析
1.1自然影响因素
图书资料和纸质档案都属于印刷物品，很可能受到潮湿、灰尘、虫蛀、日光照射、霉菌等因素的影响，由此受损。例如，潮湿会使资料及档案因吸收了过多水分而发生霉变；日光照射过于强烈，会使纸张纤维素的韧性降低，而紫外线又会使纤维素解体，进而让纸张变脆、易损；灰尘附着于纸质文献之上，会助长纸张中细菌的滋生。除此之外，保存过程中的频繁出入库、环境变化大，以及反复翻阅资料，都可以造成图书资料和纸质档案损坏。
1.2纸张和字迹的长期损耗
长期存放图书资料和纸质档案，其字迹的油墨会发生渗透，同时各纸张页面之间、各文件资料之间也会相互作用，使得字迹发生褪色或者扩散，由此造成资料及档案内容无法辨认。与此同时，一些较久远的文献资料字迹本身用材很差，字迹洇化而易流融，引发扩散污染，导致内容的识别受到影响；再加上纸张本身材料差、质量低，容易发黄破损；亦或是由打字机或复写纸打印出的字迹模糊不清，这些都可影响到图书资料和纸质档案的完好保存。
2.图书资料和纸质档案的保护及处理
2.1建立和健全文献资料安全管理制度
要把保护图书资料和纸质档案的安全性放在管理第一位，逐渐完善书库的安全设施，健全资料的密封台账，从登记、封查、备案等各个环节都加强监督和管理。还要重视原件封存之前的检查工作，检查目录、排架、数字化信息、资料及档案的内容等是否一致。尤其是在归并、转移文件时，应确保没有遗漏。
日常进行资料保护工作，要做好著录标引，为文件编制完备的索引，避免人们无目的地查找或翻阅资料而造成损伤；还应当对档案形体进行加固，利用书套等工具降低文献资料的损耗，禁止未经处理的散页处于流通状态，对已封存的文件应避免不必要的拆封查阅。另外，对于珍贵的资料原件应加大保护力度，只使用复印件进行流通。
2.2严格上架管理工作
规范上架工作，有利于提高检索效率，以便更好地保存资料及档案。首先，要保证档案架、档案柜的支撑稳定性，确保其光滑而不带棱角，同时要依据文件的外形实施分开保存，必要时采用专门的档案密集架予以载装。文件应当整齐、垂直地排放于排架之上，并保证一定的空隙，以便其形成均匀的受力，可在一定程度上防止纸张变形，还可避免上架和下架时对卷皮的磨损。其次，在对文件及排架进行日常除尘时，宜使用吸尘器而不能用手拍打。平时注意保持书库内合理的温度及湿度，注意通风和清洁，避免人员流动所带来的灰尘、细菌等污损因素出现。
2.3应用资料保护新技术
要加快建设图书资料和纸质档案的数字化管理，在文件的扫描、复印件制作及异地备份、缩微等方面注重推广应用新技术。定期开展数据监测，保证电子文件高效、安全。相应的，应事先做好工作计划，合理配备人员及必要的物资，以顺利开展文献资料的封存、保护、修补等工作。
2.4合理修裱以延长文件寿命
加固纸质的文献资料尤其是档案，修裱技术必不可少。合理修裱，需要选用与原资料一致的新纸张，对档案材料进行局部或整体上的修补，由此延长纸张的寿命。而经修裱后的纸张若再次出现损伤或老化情形，可以揭裱取下托纸，重新修裱，这实现了对档案资料的有力保护。
在开展修裱工作时，要以提高纸张的强度为目的，同时也不忽视修裱本身会给纸张造成的影响。应当尽量降低修裱中水和浆糊给纸张附加的影响力，减少水的浸润作用以及浆糊滋生细菌的作用，尤其要避免发生纸张潮湿后干燥、干燥后又潮湿的反复损伤。操作上应力求规范，重视托纸之前的补洞环节，更不能因托裱比修补更简易而持续性地“以托代补”。与此同时，要依据不同种类的档案文件，综合考虑纸张的颜色、厚度、质量等要素，而选用不同的托裱纸张。此外，在修复之前要先检查字迹的溶水性，以免发生洇化现象。
2.5提高资料管理人员的综合素质
图书资料和纸质档案的管理人员应当提高自身的安全保护意识，加强职业道德修养，不断提高自身保护和处理技术的水平。日常应当做好相关人员的培训及教育工作，在明确修补和处理文件的范围时以及应用具体修复措施时，要做到科学、精准；并强化工作人员的数字化管理技能，使其具备保护和处理资料的能力。
3.结语
综上所述，从管理上、技术上、意识上加强对图书资料和纸质档案的保护力度，并及时修复和处理受损文件，将保留档案原貌与加固修复摆在同等重要的位置上。通过建立和健全文献资料安全管理制度、严格上架管理工作、应用资料保护新技术、合理修裱以延长文件寿命以及提高资料管理人员的综合素质等措施，全面避免人为或自然灾害对资料及档案的破坏力，进而以最小的干预措施，在最大程度上保留原文件信息。
