PC版
搜索导航
论文网 > 管理学论文 > 档案管理论文

架起信息时代诉讼档案利用之桥

  当今社会已步入信息时代。这个时代掀起的信息革命将人类最先进的技术和手段,最成熟的社会研究成果集中起来建造了一条效率极高、作用极大的信息高速公路。诉讼档案信息作为信息系统中的一个重要组成部分,随着用户对信息的需求及利用率的不断增长,其重要性将日益凸显。
  一、诉讼档案的特殊性、价值性及其重要作用
  (一)诉讼档案作为一种专门档案,其特殊性主要表现在以下几个方面:
  1.其机密性较一般文书档案为强。根据国家档案局2006年底制定的《文书档案保管期限表》,文书档案分为永久和定期两种,其中定期包括30年和10年两个级别。而根据最高人民法院和国家档案局2014年起实施的《人民法院诉讼档案管理办法》,诉讼档案分为永久、定期两种,其中定期又分为60年和20年。
  2.诉讼档案与诉讼当事人利益密切相关。
  (二)诉讼档案信息价值重要性也因此凸显出来,其主要包括:
  1.法律证明价值。作为人民法院审理和执行案件的载体,诉讼档案主要为人民法院本身的工作提供服务。无论是对案件涉及的其他问题的调查,还是通过档案进行司法统计分析,或者是对案件的审理过程加以研究,进行经验总结,这些都离不开对诉讼档案的利用。
  2.社会证明价值。法院诉讼档案可以为与法院审判活动无直接关系的一般公众服务。例如案件当事人和委托代理人可以到法院查阅总卷,而公安、检察、纪检等其他机关单位因工作需要,也经常到法院来进行诉讼档案查阅。可以说,诉讼档案的社会证明价值极大。
  3、文物史料价值。司法活动是对人们的社会活动进行规范的重要组成部分。因此,对每一个案件的审理和执行活动都直接或间接反映了当时的社会政治、经济、文化、道德、民风习俗及人们的思想状况。而某些年代久远的诉讼档案,其本身就是珍贵的文物。
  二、诉讼档案信息开发利用的特点及存在的问题
  (一)随着普法教育的深入和人民法律意识的加强,对诉讼档案利用的需求也在逐步增大,以某基层法院为例,平均每周前来该院档案室借、调、阅卷,复制法律文书的就有200人次之多。这些利用大致可以分为两种:
  1.由于办案需要借、调档案,查阅卷宗材料,复制法律文书。
  2.经济、民事纠纷案件当事人及其代理人为实现其具体的合法权益或者其他相关事宜,需查阅案卷、复制法律文书或其他材料的。
  (二)其存在的问题在于,目前档案部门的做法,偏重档案的管理工作,而不是从开发利用档案信息的观念上进行工作。因此,我们应把工作重点从管理上转移到提供利用上来。
  三、诉讼档案信息开发利用的具体措施
  下面将从诉讼档案、诉讼档案管理者、诉讼档案利用者三方面来分别阐述诉讼档案信息利用开发的具体措施:
  (一)诉讼档案方面
  诉讼档案是保证档案工作顺利进行的物质基础。传统的诉讼档案主要以纸张、照片、录像和录音等形态为主,利用方式也主要是借阅、咨询等。要适应网络环境,加快档案信息化建设,就必须对传统的纸质档案进行现代化处理,主要包括对原始诉讼档案进行数字化、网络化、标准化及编研。
  1.库藏诉讼档案的数字化
  库藏诉讼档案的数字化建设,是档案工作在当代网络环境下发展的必由之路。对现有纸质档案进行数字化是指运用现代数字技术把文字图像转化成数字化形式,主要有两种方式,一为文本录入,一为图像录入,但是,两者都有不可避免的弊端。前者的主要弊端在于无法精确处理原来的图像资料,而且工作效率低下;后者的主要弊端在于录入后校对的工作量巨大。因此,建议在实际操作中对采用价值和利用率较高的档案优先进行数字化处理。
  2.库藏诉讼档案的网络化
  传统的纸质档案利用,其利用行为通常是局限在小范围内,甚至只能单个人利用,从而缩减了档案的利用率,但如果进入到因特网后,不仅可以有效扩大档案利用的地域性,还可以使档案利用者打破传统的纸质档案排队式的利用方式,同时还可以进行网上咨询等,从而可大大提高档案利用的效率。在全省、全国甚至国际建立横向联系和纵向联系的检索中心网络成为一种必然的趋势,通过横向、纵向交错的方式,可以在各级法院之间建立联系,从而形成一个庞大的资源系统,实现高效率的共享交流,大大方便了信息使用者,在需要的时候能够方便快捷地使用其中的任何信息。
  3.档案管理的标准化
  目前,人们使用的档案管理系统多种多样,这种不统一性给档案管理工作带来了很多实际的困难,而且由于软件的不统一,导致相互之间无法兼容等问题。因此,寻找一种有效的转换方式使解决电子档案长期存放和有效利用问题的关键所在。
  4.诉讼档案信息的编研
  如果说对档案信息建立一个检索中心是将无数档案归结在一个网络中心下的话,那么对档案信息进行深加工的编研工作则是对这些档案进行有序化和分类化的过程。
  (二)档案管理者方面
  电子档案的信息化、文档的一体化、电子档案保存的技术化,导致数字档案的管理和传统的纸质档案管理有着截然不同的区别。传统的管理方式已经跟不上时代的要求,改变传统的管理观念和提高档案工作者的素质已经成为当务之急。
  (三)档案利用者方面
  对于档案利用者和高科技之间产生的矛盾,档案工作者面临的不仅是对库藏档案的处理问题,还涉及到如何协助需求者的任务。档案工作者一方面要协助档案利用者采集所需求的信息,另一方面要“授之以渔”,培养档案利用者自身对网络知识的运用能力。

相关论文

诉讼档案时代信息
网络环境下会计信息系统审计面临的风
现代集团企业的财务网络信息化管理研
探究内部控制审计与会计信息质量的关
小企业经营管理中会计信息真实性的意
计算机审计在信息系统审计中的运用
新经济时代市场营销发展新趋势及其应
住房公积金管理单位加强内部审计信息
基于信息化手段的高校政府采购管理模
加强大数据时代人事档案管理工作的探
信息时代背景下公交企业的内部控制探