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新形势下事业部档案业务的工作探究

  一、规范化、科学化的管理在实际档案工作中的重要性
  规范化、科学化的档案管理,是企业必须做好的一项基础性工作,也是成为一流企业的一项重要保障。当今世界已进入知识经济和信息时代,信息已成为比资产(本)更为重要的战略资源。档案管理工作作为信息业的组成部分,档案作为一种信息资源,作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作,同时作为与企业同步发展的无形资产,在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。
  为了使铁路事业部向标准化、质量化的轨道前进,发展的同时档案工作不被削弱,使得档案工作的发展不置后于企业的发展速度,全面地记录和反映事业部建立、建设和发展的历史过程,是办公室行政管理的重要组成部分和必须做好的一项基础性工作,成为一项紧迫的任务。它将为事业部各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件,也成为衡量事业部经营管理水平的重要标志。
  二、增强档案管理工作的自觉性
  以《档案法》为指导,以集团公司档案管理办法和有关档案工作的法规管理文件为依据,按照《集团公司档案管理手册》要求,进一步规范档案管理。目前,事业部机关综合类档案4336件,合同类1636件,声像类201件,建设项目类335卷,会计类1679卷,由机关各部门兼职档案人员完成,他们一专多能并且严格要求自己按时、按标准、自觉地完成每一年度的档案工作。
  事业部在规范档案管理的前提下,积极拓展档案信息资源。从这9年档案工作的收集整理过程中,也发现了一些问题:一是业务部门没有把档案工作纳入部门职责范围,导致部分档案信息的流失。二是在日常活动中形成的大量档案均分散保存,档案有散失情况。三是声像类档案中的视频档案归档不及时,重新整理往年视频档案费时、费力,存在重大事件、重大公务活动和工作成果等档案流失的情况。档案信息的流失问题主要表现在:业务部门研究人员对企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案大多掌管在相应的当事人手中,不能及时归档。有的即便归档也不注意归原件,经常归复印件。这些问题直接随着人员的流动导致档案信息资源的部分流失。上述档案信息资源流失部分,正是亟须拓展、开发的档案资源。
  三、建立完善档案工作体制,提升人员整体素质
  要加强对档案工作的关心与支持,把档案作为一项重要工作列入工作考核,应按“统一领导,分级管理”的原则,建立综合性档案室,构建事业部档案工作管理网络,加强对直属各单位、机关各部门档案工作的业务指导和监督。科学合理配备档案工作人员,支持和帮助档案部门充实干部人才队伍。建立健全激励机制,充分调动档案工作者的积极性,对在档案工作中作出突出贡献的先进集体、先进个人给予表彰。
  加强档案人员的培训,不断提高档案干部人才队伍综合素质,努力造就一支讲政治、守纪律、作风正、业务精的档案干部人才队伍。档案人员必须要坚定理想信念,站稳政治立场,讲政治、重党性,牢记档案事业是“功在当代、利在千秋”的大业,使档案价值、自身的价值不断升华。在注重档案工作人员的业务培训的同时,必须重视相关法律法规的培训学习,让“法定职责必须为、法无授权不可为”“依法治档”的观念切实深入人心。
  四、构建全方位多层次的档案利用体系
  加快档案工作由重整理向重服务转变,积极探索“互联网+”模式,实施档案数字化、信息化,促进档案资源高效共享。要真正??现档案资源的共享和高效利用,必须要做到“三个统一”:一,统一标准。档案数字化具有长期性、复杂性和专业性的特点,必须要有统一的标准作为指导和依据。二,统一部署。按照“存量数字化,增量电子化”的工作思路,把数字档案建设列入信息化建设整体规划,统一部署、统一实施。三,统一培训。标准、系统的统一最后的落脚点必须是在执行运用上,必须通过统一的培训,让档案工作者认识前沿,学习先进,从而加快事业部档案数字化、信息化建设。

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