1 档案鉴定工作的动因
档案鉴定工作的动因即这项工作产生、存在的原因和发展的动力。众所周知，人类由于社会活动的需要，不断制作和产生各种内容和载体的文件，这些文件不可能也没有必要都保存，但文件也不能在使用后都丢弃，其中今后继续有用的文件需要作为档案保存，这就必须对文件进行鉴别、选择和做不同的处置，这种对文件的选择和处置是人类社会中很普遍的主体行为，当人们建立起文件与档案的管理系统时，这种主体行为就演化成一种管理职能，这就是档案鉴定工作。所以这项工作源于人们对文件选择和处置的需要，是建立档案的需要。由于人类社会总是会不断产生文件，而文件使用后必须作不同处置，就必然会有鉴定的需求，所以这项工作不仅具有普遍性，还有其必然性。各个国家，各种机构、个人对文件处置的标准和方式是各式各样的，但本质上都是人对文件这样一种事物的鉴别、选择和控制管理的活动，这种实践活动过去一直存在，今后还会存在下去，因为有它存在的理由和动力。鉴定工作将依附于人类社会的文件使用与管理而存在。
2 档案鉴定工作的任务和职责
前面档案鉴定工作的“动因”是回答“为什么要做？”，接下来的档案鉴定工作“职责”是回答“做什么？”。在国际档案理事会1984年出版的《档案术语词典》中明确指出鉴定是：“根据文件的档案价值来决定如何对其进行最后处置的档案工作基本职能，也称为评价、审查、选择、选留。”这里非常清楚地指明了鉴定工作的任务和职责。简要说来就是鉴辨和处置两大任务。鉴辨是处置的前提，处置是鉴辨的结果，两者相辅相成。鉴辨就是要对文件来源、内容、形式、用途等进行全面分析、比较，依据鉴定标准对文件的保存价值进行测评，审查，作出结论。处置就是在鉴辨的基础上根据今后利用需要和档案选留标准对文件的去向作决策，第一个决定是取还是舍？如果文件被确定为“舍”就意味着不会成为档案，可以销毁或做其他非档案件的处理，这里的“处理”包括销毁，转做他用等多种处置形式。第二个决定是对档案文件生命期长短的划定。对于划为定期保存（短期、长期或标定保管年限的都属定期保存）在保管到期时还要再次鉴定作出舍弃或延长保管期的决定。当然，广义签定还包括文件质量及使用范围等方面的鉴辩、分析、审查和行动决策。
3 档案鉴定工作的功能
档案鉴定工作的功能是指这项工作对它的工作对象有什么样的作用？会产生什么样的工作效果。鉴定是文件系统中的一项管理工作，无论从文件的个体或从文件群体来说，签定都有着特殊作用。文件从生命的起点到终点有若干节点，这是文件流程的变化点，这些节点也就是鉴定审查和处置的“关口”，文件由于价值状态的变化而产生运动都必须经过这些鉴定审计的部门，确切地说，文件本身并不会运动，正是鉴定的审查选择功能才使具有档案价值的文件能够转入档案期的历程，犹如―只无形的巨手推进文件的运动，当然，当文件失去效用，同样也会被鉴定这只巨手终止生命历程。所以鉴定对于文件的生命运动和生命期起决定作用。
文件群体中的各种文件有不同的用途和效用时间，文件在完成各自的使命之后其中一部分需要淘汰，一部分需要选留作档案，鉴定的功能是在文件的形成使用期进行监控和预选（初始签定），在规定的归档“界点”对文件进行甄别审查，通过筛选同时完成对档案的选留和非档案文件的淘汰，这样，就对文件系统产生了控制分流的管理作用。鉴定工作并不是孤立地进行的，在?w档前后，鉴定工作与收集工作同步进行，在档案进行整理中仍然需要鉴别文件价值和真实性、原始性、完整性，在编研和保管以及开放利用过程中渗入了鉴定工作。文件与档案管理是一个动态的系统工程。鉴定贯穿其中，它的功能可以作这样的表述：鉴定工作是文件生命运动流程的控制阀，是区分档案与非档案的筛网。通过鉴定工作的特殊功能，把文件中的精华部分聚集成档案，又不断清除无用的和失效的文件，从而实现文件系统的效益管理，同时不断为人类积累档案资源。在电子文件时代，鉴定工作面临内容鉴定和技术鉴定的双重任务，其功能也呈现新的特点。
4 档案鉴定工作的要素及其作用
档案鉴定工作三要素：鉴定的对象、实施者和鉴定标准。
1.档案鉴定工作的对象（客体）是文件，由于鉴定是在文件生命期的不同阶段进行的，所以这里的文件包括第一阶段的形成使用期文件和第二阶段备用期的档案文件。鉴定工作的直接目的就是要对各种内容和载体的文件（档案）有用性和质量等进行识别、判断并对其流向作出决策性处置。
2.鉴定工作实施者，也即鉴定工作的主体。鉴定是人们对文件（档案）判断处置的主体行为，所以签定工作的实施者对鉴定结果起决策作用，而鉴定又对档案的选留起决定作用，由此可知，从事档案鉴定工作的人对于文件生命与运动是举足轻重的。档案学过去讲了很多规定、规律，在实践中，文件与档案的“生命”其实很脆弱，有权处置文件与档案的人可以作“生死判”，例如计算机系统中的重要电子文件可能会因为操作人员认为“无用”，一按键就可使它们消失。文件在其生命期过程中要经受文件形成者、文件管理人员、档案室、档案馆工作人员的审查、挑选。一般说来，文件的形成者也是文件最早最直接的利用者，他们往往会根据自身需要对文件使用之后作出“丢弃”或“保存”的选择。文件管理者会根据本单位是否需要对文件作去留选择，他们的初始鉴定决定了文件最初的命运。档案室和档案馆工作人员先后对文件作归档鉴定和进馆鉴定则是从专业立场兼顾现实和历史需要，考虑单位利用和国家积累档案要求，对文件价值作审查并决定存毁。以上看来，不同阶段的鉴定工作实施者先后对文件命运作出安排。鉴定的质量和效果一是取决于鉴定人员的鉴别水平及选留目的，这些“目的”中的利益驱动力有“个人利益.单位利益和国家利益”三个层次，为使鉴定行为能统一，需要相应的制度约束，要有统一标准及岗位责任，形成科学的签定工作机制。
3.鉴定标准。这是人们在签定工作中的统一标尺，不同种类的文件应当有不同的鉴定标准，需要划定归档范围，拟定文件保管期限表，这样就可以使鉴定工作有规可循。标准是进行文件与档案鉴定的中介，也是构成档案鉴定职能活动的一个要素。
以上是关于档案鉴定工作原理的阐述和论证。简言之，档案鉴定工作原理就是对档案鉴定工作成因、性质、功能、要素的理论解释，档案鉴定概念的定义指明：档案鉴定是人们按照一定目的和标准对文件进行鉴别和处置的档案工作基本职能，其中已经蕴涵了档案鉴定工作的要素和原理。
