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档案在线查询的的探索与实现

  [摘 要]随着信息社会的发展和电子政务在我国的普及,档案在线查询系统的建设成为当今一个十分重要的研究课题。如何提高档案管理的效率和档案信息的利用率,是档案管理机构面临的一个重要任务。
  [关键词]档案在线查询;探索;实现
  随着信息社会的发展和电子政务在我国的不断普及和推广,国内许多单位都在进行信息化网络的建设,不可避免的涉及到管理信息系统的设计与开发。档案馆是档案保管的基地和档案信息使用的中心,有效的保管和开发利用档案信息资源,是档案部门今后一段时期所面临的重要任务。
  档案作为一种重要的信息资源,是人们鉴往知来的重要渠道。特别是近年来,档案资源的作用越来越受到人们的重视,与此同时人们对档案的提供利用也提出了越来越高的要求。档案在线查询是利用先进的internet网络技术并结合档案系统自身特点,实现档案资源在线利用、管理、整合的一种现代化档案管理模式和利用手段。其在档案查询利用上的方便性和档案管理理念上的先进性代表了档案发展的方向,现就档案在线查询的有关问题进行探讨。
  一、档案在线查询的建立和发展有其必然性
  科学的辩证法告诉我们,任何新事物的产生都有其必然性,档案在线查询作为档案利用领域的一项新方法也不例外。首先,计算机和网络技术的飞速发展和广泛应用为档案在线查询提供了可能性,技术革新是工具革新的前提。作为实现档案在线查询的前提,计算机和网络技术在近年来得到了突飞猛进的发展,特别是数据仓库、搜索引擎、网络管理等技术的逐步成熟使得档案在线查询成为可能。其次,档案在线查询是档案馆职能转变的内在要求。随着政府职能的转变和档案事业的发展,档案部门的职能必然会随之发生相应的转变,特别是要改变服务手段落后、办事效率低下、整齐划一的单向传统式服务模式,建立起手段先进、服务高效的现代化服务模式,多途径、多渠道、全天候地向民众提供档案资源服务。档案在线查询是档案服务由落后向先进、由呆板向灵活、由政府向社会转变的体现,是符合现代化档案部门发展内在要求的。最后,档案在线查询是档案利用者对档案利用模式优化的外在要求。当今社会人们生活节奏加快,要求档案部门提供便捷、及时和个性化的档案利用服务。档案在线查询在利用档案信息资源时极大地方便了利用者,其简便及时的优点得到充分体现。
  二、实现档案在线查询的前期准备
  档案在线查询,作为档案利用的一种新手段,其实现并非一触而就的,需要一定的物质基础和大量的前期准备,这些准备工作是档案在线查询得以顺利实现的决定性因素。主要有:
  (一)设备的配备
  巧妇难为无米之炊,若想建立起在线查询系统,必须要配备高性能的服务器和建立稳定高速的网络体系。
  (二)档案信息资源的数字化
  档案信息资源的数字化同样是实现档案在线查询的一项基础性工作,没有档案信息资源的数字化就不可能实现档案资源的在线查询。
  (三)人才的培养
  无论是档案在线查询系统的建立和维护,都需要培养既懂网络技术又懂档案知识的复合人才,负责系统的建立、维护和更新。
  三、实现档案在线查询应注意的几个问题
  档案在线查询是利用计算机和网络技术实现档案数据的查询、检索、借阅、安全管理等功能的系统,在其设计和实现中必须进行严格地需求分析,综合考核各方面因素,完善优化各项功能,以提高档案的利用率查全查准率、在保证档案数据安全的前提下最大限度地方便档案信息资源利用。在实现档案在线查询时应该在以下几个方面加以注意:
  (一)档案在线查询系统的先进性
  计算机技术发展日新月异,硬件、软件系统淘汰速度惊人。为保证系统的生命周期,在实现档案在线查询系统时应采用符合计算机发展潮流的先进技术和标准、成熟、可靠的网络技术,包括最新的Web服务器、应用服务器、数据库、软件结构以及CA认证等技术。同时注意系统的开放性和扩展性,使系统不仅是面向全国的开放的系统,同时满足系统功能模块式的嵌入,使得系统本身便于扩展和升级,延长系统的生命周期。
  (二)档案在线查询系统的便捷性
  档案在线查询系统本身就是为(下转第36页)(上接第34页)了方便人们利用档案信息资源,其在实现时特别考虑利用者的方便和舒适。可在以下几个方面加以注意:友好的人机界面;页面布局清晰合理,背景色彩简洁舒适,以导航式为主,充分考虑操作的简便性,尽量以选择代替输入、将系统功能入口集中,为不同身份的使用者设计方便的功能选项,方便的信息服务;建立一个动态的应用系统,使用者可随时获得权限范围内的数据,并且为利用者提供多样化、个性化的服务,包括下载、打印等基本服务,如果可能也可提供专题服务等高级服务模式;及时的信息反馈和维护更新。系统中应设置多种信息反馈渠道,建立起利用者和档案部门之间的互动,使利用者的需求得到最快最全的满足。同时及时定期地对系统进行维护,保证档案数据的安全和更新。
  (三)档案在线查询系统的安全性
  任何事物都存在利和弊两个对立的方面,档案在线查询也是一样,在方便人们利用的同时也使得档案数据安全受到威胁。如何确保档案数据的安全成为实现档案在线查询中最为关键的一点,主要应通过档案文件管理和用户管理两种途径来保证档案数据的安全。
  1.档案文件管理。档案文件管理相对简单一些,主要是我们平时的数据管理,包括档案数据的规范化、修复、备份等日常维护。这些管理虽然看起来简单,但至关重要,是档案数据安全最底层的保护。
  2.用户管理。用户管理主要包括用户证书的发放管理和用户具体信息的管理。用户证书管理,主要包括证书申请、审核和发放、作废等,这部分主要结合安全支撑平台的CA系统实现,CA业务受理点最后以DSB实体鉴别密码器来发放证书。用户信息管理,包括用户信息的创建、删除、修改和把用户分配到不同的查阅权限中。在用户管理体系中,主要通过设置用户访问权限控制用户访问内容来保证档案数据安全。用户权限控制是针对网络非法操作所提出的一种安全保护措施。用户和用户组赋予一定的权限,控制用户和用户组访问一定的文件和执行一定的操作。在实现档案在线查询时,应根据档案工作的特点,对不同的对象进行不同地权限分配,通过设置控制利用者对档案数据的利用和操作,确保档案数据的安全。
  总之,在提供档案在线查询时必须要认清网络的脆弱性和潜在的威胁,采取强有力的措施保障档案数据的安全和维护档案在线查询系统的可持续发展。档案在线查询,是档案部门通过网络环境提供优质高效的档案利用服务,是一种创新,它的完善和成熟还需要一定的过程。但我们相信其势必会引起档案提供利用的一场革命,其蓬勃的生命力代表档案利用发展的必然方向。
  参考文献:
  [1]刘宏峰,陈江波.ASP3.0网络开发技术大全[M].北京:人民邮电出版社,2002.
  [2]林金霖.ASP实物经典[M].北京:中国铁道出版社,2001.
  [3]舒红平.Web数据库编程-Java[M].西安:西安电子科技大学出版社,2005.

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