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浅谈档案行政管理平台建设

  前言
  近年来,随着信息化建设和发展,用于协助办公的各行政管理平台被广泛使用,大大提高了工作效率。各门类平台呈现专业性强、适用面广等特点,不仅能为相关部门提供业务指导、网上业务办理等服务,还有利于加强对各单位的监督指导。目前,档案业务还缺少一个行之有效的行政管理平台,用以提供档案业务指导交流,整合业务模块,实现档案业务集约化平台管理。
  1目前档案工作开展方式
  1.1会议与培训
  会议与培训是档案业务最常开展的形式。以北京市为例,北京市档案局通过线下或线上会议方式将最新修订的档案法、档案事业发展规划、档案工作精神等向其它档案部门传达;同时,北京市档案局每年举办各类线下学习,包括岗位业务培训、继续教育等。培训从档案工作概述、档案法规、各门类档案管理规范等方面,为学员搭建系统的档案工作思路和框架。对初入职的档案员,各类培训是快速了解并开展工作的最好方式之一。
  1.2线下执法监督检查
  北京市档案局采取“双随机—公开”的形式,以五年为一个检查周期对检查对象进行行政执法实地抽查,并在北京市档案信息网公布检查结果。检查内容包括:档案工作责任制和管理制度落实情况、档案人员管理情况、档案基础业务工作情况、对所属单位等的档案工作监督和指导情况、档案库房、设施、设备和档案经费使用情况、档案信息化建设和信息安全保障情况、档案违法、违纪情况等多个方面。与行政机关事业单位的党建、保密、宣传等工作方式不同,在档案工作中,实体档案占有较大比例,仅通过报送信息、总结等方式无法检查到位。通过行政执法检查,可实地对各单位和部门的档案管理、档案安全保管、档案存放设备等项目展开全面排查,同时也是对被检查档案部门的工作指导与监督,督促和推进档案工作的完善和发展。对各专兼职档案员来说,线下的档案行政执法检查是对近几年本单位档案工作的重新梳理、规范的过程,有利于查漏补缺。
  1.3工作群等方式业务交流
  信息技术的发展促生了许多新兴的沟通渠道,微信工作群、QQ工作群、企业微信等以业务交流为初衷的现代化沟通方式应运而生,助力提升办公效率。相比于传统的各单位间的沟通方式,工作群能更加快捷和高效地达到沟通目的,且在一定程度上节约时间、人力和物力成本,因此被广泛使用。
  2目前档案工作开展中存在的问题
  2.1线下会议培训等受环境影响因素大一是在目前新冠肺炎疫情影响下,举办大型会议、培训等人员聚集性活动不符合相关防疫要求。自疫情爆发以来,线下会议培训等多有停滞,多以视频形式替代,但部分市属高校、企业等不具备视频会议条件,这对档案工作的开展造成了一定困难;二是线下培训参会人员较多,确定会议场所、安排会务、通知参会人员等一系列工作也会耗费较大人力和物力。
  2.2实地监督检查耗费人力较大,且检查周期较长以北京市为例,全市档案执法检查对象上百家,而市档案局负责“双随机—公开”检查的工作人员有限。就目前来看,同一家被检查单位两次被检查间隔约为5年,如在检查期间出现归档问题,很难被及时发现。一旦在检查中发现问题,前数年的档案整理可能面临重新修改甚至返工,大大降低了工作效率。
  2.3工作群业务交流受政策影响大
  工作群的设立是为了方便沟通,简化工作程序。但部分工作群逐渐滋生了形式主义,给基层工作造成了较大压力。为此,近期全国各省市开展了“指尖上的形式主义”专项清理整治行动,部分工作群因此被停用解散,前期在工作群内建立的工作联络沟通方式受到不同程度的影响。
  2.4各单位行政信息互通方式不统一,档案业务工作文件传达不及时
  北京市档案部门包含各区档案局、档案馆,市属各部、委、办、局、总公司(总集团)、人民团体档案部门等,涉及单位范围面广,沟通渠道多有不同。以北京市属单位为例,非涉密文件可发布在北京市档案信息网上,或通过传真、微信群内分享等方式传输;涉密文件可通过安全邮件系统、电子公文传输系统等方式传输电子版,或通过机要交换、派专人到现场领取等方式传输纸质版涉密文件。由于各单位可接收文件的方式各不相同,市档案局需一一核对各单位接收的方式,分门别类地发送文件材料,文件下发的时效会受到影响。部分单位收到文件后还需向所属基层档案部门继续下发,导致基层档案部门收到通知时已接近要求上报的截止日期,对工作开展造成困扰。目前还没有一个将文件、通知、学习材料等统一下发的行政管理平台。
  2.5档案员缺少业务培训
  北京市各档案部门所在单位行业范围范围广,各单位专、兼职档案员的培训学习需求各有不同,经常性地开展全市范围的有针对性的档案业务培训存在一定难度。部分市属单位只有1-2名兼职档案员负责全单位的档案工作,档案工作的开展和学习还处于传统的“传、帮、带”的模式,专业性和系统性远不及档案业务培训,这会对未来的档案工作开展留下隐患。
  3对档案行政管理平台的设想
  3.1提供档案业务指导
  3.1.1可以在档案行政管理平台上以视频方式提供档案专业知识视频分享栏目。目前,以视频方式进行知识共享已蔚然成风,这也符合当今新媒体传播主流。参考北京长城网、学习强国等平台,各视频播放量不在少数。相比于文字,视频更生动活泼,通俗易懂。可用视频的方式录制档案工作专题讲座、档案整理归档要点展示、档案室建设规范讲解等内容,在档案行政管理平台上设置专栏存放,供档案员登录学习。这很好地解决档案员不便参加线上线下会议的问题,不受时间和空间限制,且视频可重复观看。各专、兼职档案员可随时登录档案行政管理平台观看视频,巩固业务知识要点,完善工作细节,提高工作要求
  3.1.2可在档案行政管理平台上将非涉密的档案工作会议精神、会议材料等电子文件上传,供专、兼职档案员学习。这样有效节约了一定的时间和人力成本,减少因各单位接收文件方式不同而导致的文件下发时间较长的问题。
  3.2提供交流平台
  从行政机关事业单位的业务开展来看,传统的线下培训、座谈交流、现场业务办理等方式逐步被线上管理平台所取代。如“党员E先锋”外网,集北京市基层党建综合管理平台、党员个人与党组织互动平台等为一体;“北京电子政务内网门户网站”内网,集电子文件传输系统、安全邮件系统、信息平台等为一体。参考国务院参事室中央文史研究馆搭建的“全国参事室文史馆信息系统”外网,系统上设置了各省市参事室文史馆的机构管理、文档管理、系统归档管理等专栏,由各省市参事室文史馆定期在系统上进行数据更新,保证数据准确性。其中,机构管理分为各单位总体情况和通讯录等几项,为各省市互相联络提供参考;文档管理分为国务院参事室中央文史研究馆下发的通知和各省市参事室文史馆上传的年度总结、工作计划、亮点工作等,各省市参事室文史馆登陆系统后均可查看参阅,开展业务交流。
  档案行政管理平台可设置各档案部门的简介专栏,包括档案馆(室)概况、档案人员、通讯录等栏目,由各档案部门定期更新数据;此外,还可设置业务交流专栏,将各档案部门中期自查报告、年度档案总结等通过平台上传,便于各档案部门横向参考和学习同系统的档案工作开展情况以及特色亮点,促进自身档案工作开展。市档案局可通过平台及时了解和监督管理各档案部门业务开展情况,实现动态监管。
  3.3整合其它档案业务模块
  档案行政管理平台应集档案业务指导、档案业务交流、档案业务办理一体。档案年度统计报表、档案会议报名等栏目均可设置在档案行政管理平台内,档案员登录平台即可在线填报,解决目前档案年度统计报表软件在国产计算机上无法下载安装的问题,简约参会回执反馈程序,提高平台利用率和集成化程度。
  3.4监督检查档案工作
  可在行政管理平台上设置监督检查专栏,将部分实地监督检查项目列入专栏,实现档案工作监督的线上化、常态化。各单位档案部门按档案局要求实时更新数据即可,适当弱化档案实地检查影响,做到有问题及时发现、及时整改,把档案工作从细节完善到平时落实。
  4结语
  档案行政管理平台的建设将有力推动档案局对各单位档案部门的监督指导,提供一个学习、交流、线上业务填报办理的平台,加强各单位档案部门间的沟通与交流,促进档案工作的信息化发展迈上新台阶。

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