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浅谈博物馆办公室文秘工作质量提升

  博物馆在社会公共文化服务中发挥着重要作用,是传承中华优秀传统文化的载体。办公室作为博物馆的中枢部门,具有上传下达、沟通协调的枢纽作用。文秘工作是办公室工作的重要组成部分。时代的进步和社会的发展,对当今博物馆办公室文秘工作质量提出了更高要求。进一步加强文秘素质建设,不断提升博物馆办公室文秘工作质量,对促进博物馆办公室工作顺利开展,保证博物馆有效运转具有重要意义。
  一、博物馆办公室文秘工作的特点
  (一)服务性。党的十八大以来,办公室的服务职能被赋予了新的内涵,即“服务发展、服务决策、服务落实”的“三服务”工作要求。文秘工作也应紧紧围绕办公室“三服务”工作扎实开展。博物馆办公室文秘工作的服务性主要体现在三个方面:一是围绕领导决策提供服务,包括起草各类文稿,搜集整理信息,调查研究并提供数据与资料等,当好领导的参谋助手。二是做好与博物馆各部门之间的沟通协调工作,将领导批示意见、重要决策及时传达给各部门,同时对各部门工作完成情况进行反馈,促进博物馆工作顺利开展。三是本着为人民服务的宗旨,做好群众服务工作。博物馆是社会公共文化服务机构,办公室文秘经常会遇到群众来访或接听群众来电的情况,应将群众反映的问题、提出的建议与诉求如实记录,并将处理结果及时反馈,不断改进工作质量,提升博物馆服务水平。
  (二)综合性。博物馆办公室文秘工作内容较为繁杂,具有综合性的特点。主要涉及以下几个方面:一是文稿起草工作,包括草拟博物馆年度工作总结与计划、领导发言稿、汇报材料、调查报告、部分规章制度等。二是文件收发工作,包括来文登记及公文报送等工作。三是档案管理工作,定期对各类文件进行整理、归档,并按有关规定销毁无保存价值的文件。四是信访处理工作,妥善处理群众投诉、意见反馈等。五是接待与会务工作,包括制定接待方案并报领导审核,做好沟通协调;对组织召开的各类会议进行筹备,做好会议记录;及时编发活动简报等。六是督办工作,对领导指示、上级文件要求等执行情况进行督办,做好督办工作记录。
  (三)机要性。博物馆办公室文秘因工作需要,经常会参与一些重要会议,或接触一些重要文件和资料,其中有来自上级机关的机要文件,也有本单位产生的保密文件及保密事项,这决定了博物馆办公室文秘工作具有机要性的特点。
  二、博物馆办公室文秘工作存在的主要问题
  (一)文秘人员综合素质较低,缺乏责任意识。从博物馆文秘人员自身问题来讲,主要表现在综合素质较低。一是自身业务能力不足,部分博物馆文秘工作人员安于“朝九晚五”的工作制,缺乏积极主动的学习意识,没有认真总结、分析工作中出现的问题,或静下心来认真揣摩业务技能,且不愿参加相关业务培训,知识体系更新较慢,自身业务能力不能完全适应博物馆发展需要。二是责任意识淡薄,主要表现在缺乏担当精神,遇到困难怕苦怕累,承担工作任务斤斤计较。三是眼高手低,不能很好领会并执行领导的想法和意图,自身工作思路难以和领导的思维合拍。
  (二)管理不到位。从单位管理层面讲,博物馆对办公室文秘的综合管理还需要进一步加强。单位对文秘人员的定位应是专业技术人员,而不能简单地认为文秘人员就是“打杂的”,在选人用人方面,应挑选文字功底好、沟通能力强、勤奋干练、乐于奉献的人员担任。如果文秘工作人员素质不好,便难以适应紧张、繁重的工作需要。同时,管理者应对文秘工作者高标准高要求,培养一支素质过硬的文秘队伍,如果管理者对于工作中出现的问题不及时指出、纠正,抱着得过且过、听之任之的态度,办公室文秘工作也就难有起色。
  三、博物馆办公室文秘工作质量提升策略
  (一)抓思想政治建设。首先,要组织文秘工作人员加强政治理论学习,作为博物馆文秘工作者,除了认真领会党的路线、方针和政策外,还应加强对中央、省、市关于传承弘扬中华优秀传统文化,做好考古和历史文化遗产保护工作等方面相关方针政策的学习,鼓励文秘工作人员阅读政治理论原著,提高思想政治素质,将党最新的思想政策贯穿到博物馆发展理念当中。其次,要加强保密思想教育。将保密工作宣传教育作为一项政治任务来抓,组织文秘人员按照相关规章制度及上级指示,做好保密工作,认真排查风险点,切实有效地消除文件泄密隐患。最后,要加强党风廉政教育,严格遵守党中央一系列廉政规定。
  (二)抓业务能力建设。一是加强业务学习,提高文秘人员综合素质。博物馆文秘人员应掌握多种知识体系,以适应博物馆办公室需要,更好地发挥参谋助手作用。例如,要学习秘书学相关知识,掌握公文写作、文书处理、档案管理、会议组织等多方面知识,熟知秘书工作的原则、内容、特点、方法,才能提高工作的专业化水平;要学习汉语言文学知识,具备良好的文字功底,练好遣词造句的基本功;要学习文物博物馆学、考古学、历史学等方面的专业知识,有较好的传统文化修养,能充分结合博物馆实际情况开展工作;要学习法律知识,便于依法行政;要学习办公自动化知识,提高办公效率,适应时代需要。同时,还要学习信息学、信访学、逻辑学、调研学等多方面知识,才能成为一个具备良好专业素质的文秘工作者。二是办公室如有多名文秘人员,应互相学习,加强沟通交流,必要时可实行轮岗制度,提升文秘工作者的整体业务水平。三是加强业务培训,提倡边工作边学习,鼓励继续教育。需结合岗位实际,加强文秘人员业务和技能学习,使办公室每一位文秘工作者都能适应紧张工作需要。同时,建立内部考核机制,可定期或不定期对文秘进行考核,调动工作积极性,坚决杜绝“吃老本”的现象,营造乐于吃苦、人人争先的工作氛围,争创一流工作业绩。
  (三)抓工作作风建设。没有良好的工作作风,工作质量与效率便无从谈起。良好的工作作风至少应包含以下几个方面:一是积极主动。要让办公室文秘人员具有干练的办事能力,须从劳动纪律、办事效率、服务态度等方面对办公室文秘人员从严要求,加强管理,呈现良好精神风貌,能够以饱满的热情全身心投入文秘工作,为领导、各部门、单位整体发展做好服务工作。二是求真务实。应注重培养调查研究的工作作风。调查研究是办公室文秘工作的重要任务和基本方法,在实际工作中,部分博物馆文秘工作者因缺乏深入的调查研究,所写文稿空洞无物,缺乏说服力,内容“浮在水面上”。文秘在起草文稿前,应当进行充分的调查研究,使文稿数据建立在实践的基础上,形成“短、实、新”的文风,为领导决策提供真正有价值的资料。三是谦虚谨慎。文秘工作者既要充分运用自己的智慧,当好领导的参谋助手,又不能骄傲自满。要善于虚心向领导和同事学习。四是无私奉献。能够正确看待名与利,得与失,默默无闻做好服务工作,甘做幕后的奉献者,并能够乐在其中。
  (四)抓心理素质建设。要提高博物馆办公室文秘工作的质量,还应加强文秘工作者的心理素质建设。博物馆办公室文秘应当具备以下心理素质:一是耐心细心。作为一名文秘工作人员,长期与文字打交道,各类重要文稿需要逐字逐句进行斟酌,包括标点符号都要认真核对,这需要文秘人员具备耐心细心的素质。此外,博物馆办公室文秘在承担信访工作时,仍需具备耐心细心的心理素质,对观众的问题做详细解答,乐于助人,对外展现博物馆的良好形象,避免出现“脸难看,事难办”的现象。二是吃苦耐劳。博物馆文秘工作因重复率较高,工作较为繁琐,部分文秘工作人员容易产生倦怠心理,认为工作单调乏味,影响工作效率。此外,因文稿起草讲求时效性,文秘在工作中经常会遇到加班加点写稿、改稿的情况,这就需要文秘工作者吃苦耐劳,能够克服工作中会遇到的种种困难。三是乐观开朗。遇到压力较大的情况时,文秘工作人员应学会自我调节,时刻保持健康、稳定的情绪,才能积极主动地做好各项工作。
  四、结语
  博物馆办公室文秘工作是办公室工作的核心组成部分,做好博物馆办公室文秘工作,对推动博物馆建设发展具有重要意义。只有不断加强文秘工作者思想政治、业务能力、工作作风、心理素质等方面的建设,切实解决制约办公室文秘工作有效推进的现实问题,才能提高博物馆办公室文秘工作的质量和效率,促进办公室工作顺利开展,使办公室在博物馆运转中真正起到枢纽作用。

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