面对当今突发性事件和自然灾害对档案的破坏及其损害的不可逆转性，档案异地备份保存已经成为当前解决档案长期安全保管问题的重要手段。2008年5月12日在我国四川汶川发生里氏8.0级的大地震对档案造成了巨大的破坏，部分受灾的北川档案因来不及抢救，在高温高湿的恶劣环境下放置时间过长，出现了一昼夜疯长20～30毫米蘑菇的极端现象。2009年3月3日德国科隆城市档案馆倒塌，而且根据相关报道，该馆馆藏档案几乎没有进行任何数字化备份，这就意味着档案馆倒塌导致了相当数量的原始档案彻底损毁。
档案工作的核心是对保护档案和提供利用。一个档案馆所有的馆藏档案都保存于一个地方，显然是不够安全的。一旦遭遇突发事件和自然灾害，本地保存的档案可能会严重受损，甚至无法修复。由于档案的不可再生性，保证档案在任何情况下都处于安全的状态显得十分重要。目前从国际档案界的工作趋势来看，档案异地备份已经成为国际上公认的最为安全的档案保护策略。
我国省、市级档案馆之间相互备份工作主要从2009年开始，截止目前，许多省级、市级档案馆签订了档案数据异地备份协议，互建了档案异地备份基地，有的省、市已按批次移交了部分重要档案数据。例如备份结对的省、市有：海南省与江西省、湖北省与青海省、山西省与河南省、云南省与贵州省、黑龙江省与河北省、四川省与甘肃省、重庆市与上海市、天津市与广州市、成都市与沈阳市、深圳市与青岛市、宁波市与长春市、杭州市与大连市等等。这些省、市的结对备份是贯彻落实国家档案局提出的实施重要档案异地备份的要求，是充分利用双方的档案保管条件，确保档案数据完整安全的重要举措。然而，在备份工作的实践操作中，还存在着许多问题，需正确认识、完善和解决。
一、档案异地备份存在的问题
（一）认识与机制问题
由于突发性，地域性灾难发生的频率不是很高，许多单位哪怕是专职的档案工作人员都觉得进行档案数据备份如同买保险，可能花钱做的备份永远都用不到，所以不愿投入大量的精力和资金。同时，有的档案馆管理者有“本位”思想，担心档案的异地备份保管会造成本馆馆藏档案特色的损失。此外，档案馆与档案馆之间协调机制不健全，不同级别、不同地区以及在多大范围内档案馆之间进行档案的异地备份保管，在实际工作中缺乏可操作性。
（二）宏观性指导规范及理论研究的匮乏
目前，我国对于重要档案的划分还没有一个统一的标准，这就可能会导致国家的一些珍贵档案无法得到及时有效的保护。另外，国家也没有对档案的异地备份建设提出统一的规范化建议或标准，因此各地也只是按照要求，各自采取不同的方法自愿结对，互为对方建立档案备份库。在理论研究方面，我国对国外关于这方面的研究现状只是笼统提及，并未对其进行深入研究。
（三）档案备份及后期管理耗费人力、财力
档案数据备份的首要任务就是进行重要档案的数字化工作，而数字化工作要求高，费时费人，一些档案部门不愿意做。另外，档案备份后的管理和维护都需要大量的人力、物力、财力的投入，而国家拨给档案部门的经费有限，能够应付本部门的日常开支已属不错，想从有限的经费里拿出资金进行档案的异地备份，这对档案部门而言很难承担。
二、档案异地备份工作中采取的方法及措施
（一）提高异地备份的意识
突发性灾害一旦发生，就会给档案带来无法弥补的灾难，如果此时后悔已为时已晚。档案部门的各级领导要从汶川地震中汲取经验和教训，高度重视异地备份工作，尽快制定本单位档案异地备份工作计划，定期听取工作汇报，及时解决工作中出现的问题，确保备份工作顺利进行。加强理论研究，借鉴国内外现有成果;加强人才队伍培养，以适应实际工作需要。同时应建立健全档案馆之间的协调机制，制定规章制度，使得档案的异地备份顺利实现。
（二）确定需异地备份的重要档案的范围
确定需备份的重要档案的范围十分重要，范围过小，会使一些重要档案漏于备份，范围过大，会耗费更多的人力和财力。需异地备份的重要档案的范围应根据各地的实际情况而定。各地档案馆实施异地备份的档案应包括三类：首先，是本馆拥有的具有永久保存价值而且能够突出本馆特色的馆藏档案;其次，是档案馆永久保管档案中被确定为一级保管级别的档案，这一类可能跟第一类有所交叉;最后，是除去一级永久保管档案之外的二、三级永久保管档案。如果个别档案馆具有一定的经济基础、技术基础的话，还可以考虑对本馆所保存的其他重要的档案进行异地备份。
（三）正确选择异地备份的介质、技术和地点
档案异地备份的介质选择非常重要，介质的选择要综合考虑多方面的因素，包括本馆档案数据信息的特点、介质的数据存储容量、本馆对数据保存的安全性要求、数据的传输速率、备份介质的可管理性以及自身费用状况等方面。磁盘是目前档案机构广泛采用的备份载体;缩微胶片具有很好的安全性，能满足确保档案信息长久保存的需求，但缩微胶片成本较高，查看起来不方便，可用来备份对安全性要求高但现阶段利用率不高的重要档案。各个档案机构应该根据自己的特点来具体选择最合适的备份介质。
重要馆藏档案进行异地备份的技术应该有多种实现方式，同时还要根据具体的应用情况酌情选择不同的技术手段。特别是在当今信息技术飞速发展的时代，其淘汰速度是很快的，如果只采用一种技术进行档案数据备份，那么一旦所采用的技术因时代进步而被淘汰，则备份数据就会变成一堆毫无利用价值的废物。因此，我们在进行档案数据备份时，要尽可能的多选择几种技术手段进行备份，这样即使其中一种技术被淘汰了，备份信息仍然可以通过其他手段识读出来，从而减少了档案信息在长期保存过程中相对贬值的风险。 保存备份的异地选择也很重要，所选择的对应城市应与原城市有不同的地理特征、城市间的距离与要相对远一些，同时还应具有更为先进的保管条件。总之，异地备份的场所以“相距300公里以上，不属同一江河流域、同一电网、同一地震带的地方”为宜，其最终目的就是保证档案材料的安全。然而，有些已互建备份库的城市却未达到上述要求，不能有效地保证档案的安全。如：遂宁市和南充市相隔不到100公里，浦东和合肥同属长江流域和华东电网，昆明和贵阳同属南方电网等。因此，异地备份基地的选址要通盘地理特征、距离等因素的影响，建议国家制定相应的制度并在必要时组织有关专家根据城市的综合因素进行评估，以制定切实可行的方案，为异地备份保存提供保障。同时异地备份地点的保管条件应符合文件、档案的要求，最好能满足《档案馆建筑设计规范JGJ25-2000》的要求，力求适宜的温湿度，做到防磁、防水、防光等，以延长备份文件的寿命。
（四）选择好异地备份的形式
对于异地备份的形式，归纳起来有以下四种：第一，馆际相互备份，即档案馆自愿结对，互为对方建立档案备份库。选择合适的异地档案馆作为备份基地，这种方式成本低、安全性高，这样既可以有效预防档案在不可抗拒的灾难中毁灭，又可以利用各个档案馆的信息资源，共建共享，最大限度地确保档案的安全，发挥档案的作用。但这种档案异地备份方式的难度在于合作模式难以长期保持稳定，应特别注重合作单位的沟通，在沟通交流的基础上通过签署协议来明确双方的责任和义务。目前大多省、市档案馆采用的是此类备份方法。第二，自建或共建档案异地备份基地。比较有实力的档案馆可以在异地自建档案异地备份基地，或者几个有实力的单位共建。这种方式的优点是可以按照档案馆自身实际情况去设计，建造适合本单位的档案备份基地，管理操作的自由度大，但是投资比较大，为了使投入成本和投资回报率相对称，档案异地备份基地建立后的运营和维护十分关键。2010年5月，甘肃省档案馆档案异地备份库工程在榆中县银山乡开工建设，面积虽然只有3781平方米，但作为备份库够了。第三，利用网络技术建立“异地容灾备份系统”，可实现实时备份、互为备份，在紧急情况下可保证正常的档案信息服务。
（五）明确异地备份的日常管理与维护的费用及责任
维护问题是异地备份保存的难点之一，谁来维护，维护责任如何界定，维护资金如何保证都是档案管理者所要面临的问题。异地备份保存不是建立了站点就算完成了任务，仍需要根据信息技术的发展及利用条件的变化不断做出调整，以保证备份介质和备份技术的可用性，从而最终保证档案信息的可用性。这就要求档案寄存者和异地存储单位事先就应明确由谁定期对用于异地备份的介质光盘、硬盘进行检查、维护，确定费用由谁承担，谁是责任者等。
