档案行政处罚是惩治档案违法行为的一个非常有效的途径，通常它是严格的按照行政管理部门的规定去对一些违反档案规范的个人和组织采取适当的惩罚措施，对一些不法的人员和一些不正当的组织进行有效的处理和制裁，在实际的工作中，必须要采取有效的措施保证该项工作的质量，只有这样才能更好的保证工作的水平和质量。
1.档案违法行为的特点
1.1知情者举报档案违法行为时存在顾虑
在日常的工作中，档案违法行为的知情者是存在着一定范围的，通常他们是档案部门的工作人员或者是必须要使用档案去解决个人问题的人员。因此在档案工作中，如果出现了非常明显的违法行为，通常都和内部因素有关，很多工作人员在工作中都不能严格的要求自己，久而久之就会使得人们对这样的现象根本就不重视。在众多的外部因素当中，很多都和内部人员存在着十分紧密的联系，而一些工作人员在工作的过程中为了保全自己活着是为自己谋得更多的利益，通常在工作中会考虑到很多因素对自身的影响，这样就会出现即使知道一些违法的行为，也不会向外披露的情况，而档案的行政执法人员在工作中也需要面对很多部门和单位，这也给线索的获取制造了更大的障碍。
1.2危害后果的表现往往要比档案违法行为发生的时间晚
违法行为一般都会产生一定的不良后果，正是这种不良后果才促进了违法行为的发现和调查。档案管理工作中需要完成众多方面的工作，虽然在这一过程中有管理部门的监督，但是如果稍有不慎，就会出现一些违法操作的现象，每个环节都能为违法创造良好的机会。在档案部门为外界提供档案资料的时候，就很有可能会出现比较严重的内容更改或者是其他比较常见的情况。而一些人员在使用档案的时候会出现比较严重的后果，这样一来就会使得档案使用者自身的利益受到非常不利的影响，甚至是直接损害，但是这种危害产生的时间要比违法行为发生的时间晚很久，因此在这个时候找到违法证据是难上加难，正是因为找不到有力的证据才使得很多档案违法使用问题都不能按照正常的法律程序进行控制和处理。
1.3违法行为的调查取证没有强大的保证
当前我国的法制建设在不断的发展和完善，档案方面所设立的执法部门在数量上其实并不是特别的少，但是从整体上来看，很多执法部门在工作中都不能充分的发挥出自身的优势，甚至都不能将自身的职能完整的发挥出来，在这样的情况下，一些违法人员就抓住了可乘之机。档案行政执法人员在执行公务的时候会给人们一种搞搞在上无法接近的感觉，这样就会使人们有一种非常严重的恐惧感，这样一来就使得知情人虽然经过了长期的交流和沟通都不能积极的去配合相关部门的调查和取证工作，这样一来也就使得违法调查取证工作无法正常进行，也就更谈不上制裁违法人员。
1.4受处罚的档案违法者通常都是国有单位或者是内部工作人员
长久以来，我国一些地方的行政管理部门都是事业单位或者是企业单位承担主要的工作任务，所以我国的一些私营企业在运营和发展过程中所产生的档案也就成了非国有档案的一部分，所以也就无法对这些档案予以严格的管理。在这类档案的法规和规范建设上还存在着不少需要不断完善的地方，所以在这样的情况下也就使得各级行政主管部门在工作的过程中没有办法对该管辖区域当中的非国有档案予以切实有效的管理和控制。
2.实施档案行政处罚的对策
2.1对档案工作基础较弱的单位进行针对性检查
档案行政执法检查工作是发现档案违法行为的一个非常重要的方式，对于国有和机关企事业单位一定要加强执法检查工作，同时还要获得同级国有单位主管部门的鼓励和支持，在实际的工作要着重对档案工作基础不是很强的单位进行突击检查，从中发现一些比较好的档案违法行为的线索。
2.2与主管部门分工协作查处档案违法行为
主管部门采取有效的措施对自己管辖之内的违法行为进行检查和管理是一个非常关键的途径，违法人主要是向通过破坏档案取得一些不法的利益。很多这种情况都被有关部门查处，这也就表现出了社会管理领域和社会管理之间的关系，对于损害特定专业档案的行为，一方面可以由相关的主管部门根据法律法规的要求予以处理，也可以采取行政处罚的方式予以处理。
2.3将涉及档案事项的民事争议也放到档案违法的监督范围中来
违法行为人在实施违法行为之后就会出现一定的负面后果，如果档案为违法人的行为对他人的利益造成损害的时候，相关的主管部门会要求违法当事人给受害者一些经济上的赔偿，这样也就可以受害人的合法权益予以保护。
2.4动员社会力量构建监控档案违法行为的严密网络
社会公众是档案事务社会关系的当事人，是档案违法行为的知情者和档案违法行为危害后果的受害者。档案违法行为当事人工作、生活在社会公众中间，与周围的人有着千丝万缕的联系，档案违法行为或多或少必然要为周围的人所知晓。由于档案事关有关单位和个人的切身利益，切身利益受到档案违法行为损害的单位和个人向档案行政管理部门举报档案违法行为的愿望尤为强烈。
3.结语
当前，档案违法行为的发生率越来越高，同时其所产生的危害也越来越大，所以为了更好的保证社会的稳定，相关部门的工作人员必须要在实际的工作中对档案违法行为自身的特点予以充分的了解，然后根据实际的情况采取有效的行政处罚对策，只有这样，才能有效遏制档案违法行为。
