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基于协同理论的项目财务管理系统建设路径思考

  所谓协同(Synergism),就是指协调两个或两个以上的不同资源或者个体,协同一致地完成某一目标或者任务。协同理论历经数十年的研究己横跨自然与社会科学多项领域,运用协同理论分析项目财务管理系统建设问题,既有利于推动财务体系内部结构的有序化建设,还有利于助力项目的顺利推进和效力的稳步提升。因此,通过多因素、多主体、多流程的共同协作,方能最终获取项目财务管理系统“1+1>2”的管控合力。
  一、基于协同理论的项目财务管理相关概述
  协同理论创立于20世纪70年代,又名“协同学”,与突变理论和耗散结构理论并称现代系统科学的三大分支。而对于基于协同理论的项目财务管理系统而言,其与传统维度的财务管理系统不同,它不再是一个集中体系,而是通过共同标记语言、标准化流程实现信息传递与共享的一个崭新平台。其涉及的多主体之间具有查看权限,并经过协议内的身份与权限授予,实时查看财务情况和相关附件等信息。这样一来既实现了主管部门的信息共享,还实现了授权范围的精准确认,在保证工作效率的同时亦完成了安全保护举措。但是,对于基于协同理论的项目财务管理系统构建初衷而言,我们要深刻地认知系统的构建主旨不是为了集权,而是想在主管部门、依托与合作单位,甚者是第三方机构之间形成共享信息,进而全面提高整体而非个体效率。
  因此,通过该财务管理系统的建设,可提高项目财务管理与监管的时效、真实与完整性,降低信息交互成本。同时,项目主管部门可转变传统“报表”方式,只需通过向各主体“发钥匙”的形式,就可借助三方机构完成项目验收。另外,项目主管部门借助大数据分析,及时发现和了解实际需求,并将更多精力用于主攻方向,也是顺应国家“放管服”政策的根本号召。所以只要在现阶段,确定参与项目财务管理系统建设的主体,搭建统一的协作协议,以财管中的预算管理为核心,推倒部门间的“数据墙”,方能彻底打破部门间的信息不对称问题,以实现基于协同理论的项目财务管理系统的蓝图建设。
  二、基于协同理论的项目财务管理系统可行性分析
  协同理论与现代融合理念不谋而合,皆是通过多主体的功能组合,实现系统建设的共同合力。但财务管理系统的建设不能一成不变,要始终与战略目标同频共振,才能发挥各自的职能效力,所以,基于协同理论的项目财务管理系统建设具有现实可行性。
  1.政府会计改革有力支撑
  传统行政事业单位财务核算以收付实现制为主要基础,但同类业务在各单位间存在核算差异,再加上会计科目、表述等不完全一致,导致主管部门监督与跨行业交流确有财务语言差异问题。2019年,国家推行了新政府会计准则,开始实施权责发生制与收付实现制并行的双基础核算模式,使不同政府会计主体在基础综合财务报告编制时有了共同标记语言,为基于协同理论的项目财务管理系统建设提供顺应新常态的统一标准。从实施成效来看,虽各单位仍有会计职业判断上的微小差异,但新准则的推行已实现了总体的全面趋同,就目前趋势而言,较传统行业会计制度更具有实时记录与了解项目真实财管情况的优势。
  2.协同理论在业财融合中的应用
  项目财务管理系统的建设具有高度复杂性和长期艰巨性,因此,需要应用协同理论更为高效地推动其优化发展。而协同、系统与有序是协同理论的三大特性,因此,借助协同理论同时考虑内、外协同机制是项目财务管理系统建设的有效指引。
  在外部协同上,外部条件是项目开展财务管理时所不能回避的现实问题。要想最大限度地利用有利条件,规避不利发展因素,就需要对业财融合的发展环境与路径展开综合分析。否则一个独立的复杂系统会很大程度上受制于外部环境的制约,纯粹利用优势环境、忽视劣势外部环境推进项目财务管理系统建设的实践可行性较小。而利用外部条件,注重优势互补,形成区域发展,才能溯及项目财务管理系统的螺旋式上升。同时,在系统建设的内部层面,由于财务管理是一个多方利益主体相互协同的管理手段,因此,通过业务、财务、人资等各部门的不同利益主体间实现协同发展,才能成就整体的智能升级。尤其是在项目建设中,政府主管部门是重要引领与调控者,行业自身是利益相关者,行业协会是指导评价者。主体分隔管理,则会导致政府政策缺乏针对性,利益主体缺乏参与动力,因而通过系统部署协同多方利益,强调各子系统的整体与系统性,才使得基于协同理论的项目财务管理系统建设具有可行意义。
  3.信息平台搭建助力发展
  数字化信息时代的到来,为项目财务管理的协同机制施行提供更大存储空间、更快计算速度、更安全通信渠道和更智能的精准识别等技术支撑。其中以人工智能为例,某研究所已开发并应用智能发票模块,自动判断并识别包括但不限于PDF、JPG等格式的发票票面信息。同时,根据已辨识出的发票代码、号码等票面信息,在系统后台直连国税总局接口,实现对增值税发票,尤其是现下广为使用的增值税电子发票的实时校验,以助力项目财务管理系统建设的提质升级。
  三、基于协同理论的项目财务管理系统建设路径
  1.确立统一语言
  新政府会计准则为项目财务管理系统统一标记语言提供了根本基础,除此之外,若要建立基于协同理论的项目财管系统,还需确立统一互通的内外标记,才能利于信息交互的共享传递。一般而言,项目依托单位的内部数据信息是信息共享与交换的源头,而把好信息准入关口,才能提高源头质量。所以,建立部门间的数据关联主维度,例如核算项目代码、资产采购编号等,并通过这条“主线”,搭建起以业务为核心的跨部门流程链条。同时,以单位层次的标准、流程和操作指南为指引,确保数据质量和检查措施的深入践行,才能利于指导基层人员的具体操作,提升项目数据质量保障。
  再有,基于协同理论的项目财务管理系统建设,不仅要针对新项目,还要包括未完结项目的数据结转。因此,新旧系统转换是系统有用性和后续使用积极性的根本基点。只有做好新旧转换,才能使项目依托单位、主管部门、第三方机构更好地理解转换系统逻辑,以便于发现在新数据转入时的业务流、操作方式与目标状态的构建差别。基于识别出的新旧系统差异,秉承跨主体标记语言体系的可理解性、有用性与可扩展性等建设原则,才能促进新构建系统中的会计账务处理语言更具有专业性的同时又被广泛理解。进而以此为基,使得预算执行更为贴切、监管责任更为明晰、决策支撑更为有力。另外,由于协同理论的指导,语言的精简性服务要求必不可少,以避免基于协同理论的项目财务管理系统使用进程中由于数据过量而影响使用者的决策质量与决策效率。
  2.探索流程优化
  有了统一的语言是协同理论基调下财务管理体系的必备条件,但是协同管理并不等同于责任的模糊化,还需探索项目流程的优化设计,以实现明确权利与义务关系基础上的协同共享。因此,内部流程的管理协同优化设计应以高效、准确、全面为基本目标。在具体设计中,应首先在内部建立区分与评价标准,以规制内部流程与执行环节;其次,尚需将现有流程进行细化拆分,按照终极细分原则把流程拆至最末级,再将所有流程与环节按第一步预定的标准进行打分,删除得分较低环节,同时对余下的流程与环节重新组合,生成初步筛选的全新流程,最终将新流程以制度形式固化,以信息形式呈现。只有这样,步步衔接,才能使权利与责任在各部门间宣导明确,并同时形成全员的风险控制与效率提升共同目标。以此循环,不断去留重组标准,以消除部门间的财务信息重复、低效现状。
  3.加强系统管控
  目前,财务信息化软件的供应商已为会计主体的协同共享提供成熟方案,因此,稍加改造便可接入到项目财务管理系统的建设之中。但是,由于系统建设会涉及成本与收益错配的现象,仅由某地区倡导建立,可能无法推行。因此,在全国范围内,对项目财务管理体系建设形成全覆盖执行,可实现规模效益,即由主管部门牵头研制该财务管理系统,最终采用投资成本分摊方式进行分配,是实现成本与收益总体匹配的可行方针。另外,在系统建成后,常规系统安全性、数据备份等基础工作必不可少,还需特别注意系统用户的准入与权限分配问题。准入标准要体现公平与效率原则,一方面满足内部管理与外部监管要求;另一方面考虑数量增多而导致的用户体验不良、泄密等弊端。只有这样才能使信息化支撑贯穿项目财务管理系统建设的始终,以实现基于协同理论的系统建设的根本目的。
  四、结语
  建立主体间以协同理论为指引的项目财务管理系统建设,是国家“放管服”改革的重要体现,也是未来财务管理信息化和便捷高效协同管控实践与研究的趋势之一。因此,深入研究、反复适配,才是构建项目财务管理系统建设的优化路径。

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