机关档案安全问题一直是档案管理工作中的重点内容，档案管理工作时刻强调对档案安全的有效管理。档案安全通常包含两个方面，一方面是档案实体的安全问题，一方面是档案信息的安全问题，这两方面都关系到档案管理工作的质量。加强对档案安全的管理必须从思想上认识到档案安全的重要性，采取有效措施和先进技术对档案的实体安全和档案信息安全进行有效的保护。
一、档案安全问题的重要性
档案记录着人类活动的历史，是非常珍贵的物质遗产，对人们的生活也具有十分重要的影响。档案可以传承人类社会的文明，也可以为社会活动提供必要的信息服务，为子孙后代造福，可以说档案工作是关系到人类生存和发展的大事。机关档案安全问题一直是人们共同关注的话题，档案安全没有得到很好的保护，出现了问题，将会给机关带来无法估量的损失。加强档案安全体系的建设，保护档案实体与档案信息的安全也是党中央的一项重要指示，所以机关档案管理人员一定要履行好自己的职责，做好档案安全保护工作，预防和避免自然灾害以及人为损坏对档案实体与档案信息造成的损失。
二、影响机关档案实体安全与档案信息安全的因素
（一）影响机关档案实体安全的因素
档案实体是档案记录的重要纸质资源，影响档案实体安全的因素包含多个方面，首先是档案库房的影响，档案库房是档案进行保管的重要场所，对档案实体安全具有重大的影响。机关单位的档案库房只是对档案进行暂时的保管，一般保管期限在十年到二十年之间，之后就会转移到档案馆进行永久的保管，但即使这样，机关单位的库房也对档案实体具有重要影响。机关没有专门单独的档案库房，只是将办公大楼之中的几个房间作为档案库房之用，这样一来档案库房的承重就成为影响档案实体安全的重要因素。其次是档案装具对档案实体的影响，档案装具包括档案柜、档案盒和档案袋，对档案实体具有有效的保护作用。之前的档案柜通常是木质的，密封性和防水、防火的功能上存在缺陷，目前机关的档案柜基本上都使用铁皮柜，对档案实体的保护更加有效。最后是火灾、水灾等灾害的影响，一旦发生火灾或者是水灾，将对档案实体造成无法挽回的损失，所以必须加强对档案管理中的火灾、水灾预防工作。同时也要注意档案库房的防潮防水工作，避免潮湿对档案实体中的字迹、图片等造成的不良影响。
（二）影响档案信息安全的因素
机关档案信息大多都是重要的机密，与国家安全息息相关，必须加强对信息安全的保护，影响机关档案信息安全的因素也是由几个主要方面组成，首先是在档案信息数字化过程中，系统安全对档案信息安全的影响，电子信息的管理系统没有严格的安全保密设置，身份识别功能不够严密，经常会造成档案信息存储的丢失和泄密情况的出现。其次是在档案信息的利用过程中经常出现安全问题，机关档案在利用时没有统一的发布平台，档案信息的发布具有随意性、分散性特点，档案信息安全无法得到保证。档案信息利用时使用的计算机互联网络也存在安全隐患，由于防护方面的问题，有被不法分子入侵的危险，使档案信息泄漏。最后各种灾害也会对档案信息安全造成不利的影响，火灾的发生将会使纸质档案或者是光盘等造成无法恢复的损害。水灾也对对纸质档案的文字和图片造成影响，毁坏磁带、光盘等不同设备存储的档案的质量。
三、加强对机关档案实体安全与档案信息安全技术保护的措施
（一）加强对档案库房的建设
机关档案库房是档案存放和保管的重要场地，必须加强对档案库房的建设，即使客观条件不允许机关建设专门单独的档案库房，也要在现有基础上对机关档案库房进行改进。根据档案馆建设要求对机关档案库房的承重进行精密的计算，确保档案库房的承重能力达到档案存放的要求。档案库房的门窗要进行改造，门必须是密闭、保温、防火、防盗的门，耐火性要极强，窗户需要密闭性好的塑钢窗，并且窗外要安装铁栅栏，同时要注意遮阳、防潮、保温等。
（二）对档案装具进行及时更新
档案柜最好采用可移动的铁皮柜，密封性好，移动方便，避免发生灾难时来不及对档案进行转移。档案盒必须采取符合国家标准的档案盒或档案袋，尺寸和材料都要按照规定要求，档案盒要具有很好的密闭性，牛皮纸要经过去酸处理，并且具有长时间的阻燃作用。
（三）做好防火、防水、防潮工作
对档案库房进行定期和不定期的防火安全检查，预防火灾的发生对档案安全造成的损失，库房中要安装自动预警系统，当库房中的烟、光、温等超过正常标准时及时报警，避免火灾的发生。档案存放要与地面保持一定的距离，排水管道和采暖管道的漏水情况要进行及时的检查。适当调节库房内的温度和湿度，避免档案在存放过程中受潮。
（四）提高档案管理系统和计算机网络的安全性
对机关档案进行管理时，要对纸质档案和电子档案进行结合存储，并且做好备份工作，加强档案管理系统的安全性，在身份识别和认证方面进行及时的改进。在对档案信息进行利用时，要提高计算机网络的安全性，安装防火墙，避免黑客和不法分子的入侵，防止档案信息的泄漏。
机关档案实体安全与档案信息安全是机关档案管理工作中的重点，必须充分认识到其重要性。针对造成档案安全威胁的因素进行有效管理，强化档案安全技术保护措施，提高机关档案管理工作的质量。
